Eine der größten Risikoquellen im Projektmanagement ist und bleibt die Kommunikation. Mangelt es hierbei an Struktur, Regelmäßigkeit und Eindeutigkeit, so sind Pannen vorprogrammiert: Informationen erreichen nicht ihre Adressaten, Projektmitarbeiter arbeiten aneinander vorbei, Meilensteine bzw. Teilziele werden verfehlt, es kommt zu Konflikten etc. All dies geht zu Lasten der Projektqualität und kann den Zeitaufwand und damit auch die Projektkosten immens in die Höhe treiben. Schlimmstenfalls gefährdet es sogar den Projekterfolg.
Kommunikation im Projekt ist nur eine Aufgabe von vielen
Zu den Aufgaben des Projektmanagers gehört es daher, in Projekten die internen und externen Kommunikationsprozesse zu organisieren und darüber hinaus als Ansprechpartner für Fragen, Vorschläge, Probleme etc. zur Verfügung zu stehen. Da dies aber beileibe nicht seine einzige Funktion ist, kann sich der Projektmanager erfahrungsgemäß nicht immer sofort um alles kümmern. Folge: Sein E-Mail-Postfach quillt zusehends über, und einzelne Projektschritte, die seiner Rückmeldung bzw. Entscheidung bedürfen, können sich teils erheblich verzögern.
Aus diesem Grund empfiehlt es sich, das Team bei der Umsetzung der einzelnen Arbeitspakete zueigenverantwortlichen Abstimmungsprozessen untereinander zu motivieren. Denn werden hierbei keine inhaltlichen, etwa den Projektplan oder das Projektziel betreffenden Entscheidungen getroffen, so muss der Projektmanager nicht zwingend in die Kommunikation eingebunden werden. Dies entlastet ihn zumindest punktuell. Hybrid-Lösungen aus klassischem und agilem Projektmanagement könnten an diesem Punkt also durchaus zielführend sein.
Kommunikationsstandards in interdisziplinären Teams
Eine besondere Herausforderung liegt heute in der oft dezentral organisierten Projektarbeit mit interdisziplinär zusammengestellten Teams. Rein technisch ist das kein Problem. Doch jenseits der Meetings, Telefonkonferenzen und Online-Sessions birgt gerade die oben angesprochene „kleinteilige“ Kommunikation zwischen einzelnen Vertretern unterschiedlicher Fachrichtungen immer die Gefahr größerer inhaltlicher Reibungsverluste und Missverständnisse. Der Grund dafür ist trivial: Unterschiedliche Berufsgruppen sprechen nicht selten völlig verschiedene Berufssprachen und pflegen ganz eigene kommunikative Gewohnheiten. Vor allem bei neuen Teams ist die Fehlerquote bei der Kommunikation im Projektmanagement dann besonders hoch.
Umso wichtiger ist es damit, durch Einführung eines entsprechenden Qualitätsmanagements für verbindliche Kommunikationsstandards zu sorgen. Dieses sollte die Mitarbeiter bei internen Abstimmungsprozessen über zu erledigende Aufgaben unter anderem dazu verpflichten, sich per Briefing/Rebriefing-Prinzip davon zu vergewissern, dass sie einander auch tatsächlich verstanden haben. Bei etwaigen Unklarheiten gehört dazu dann auch mal der Griff zum Telefonhörer. Denn gegenüber der rein schriftlichen Projektkommunikation spart dies im Zweifelsfall jede Menge Zeit und erhöht die Projektsicherheit.
Projektmanager als Enabler von Kommunikationsprozessen
Kurzum: Im modernen Projektmanagement sind Projektmanager heute verstärkt auch als Enabler von Kommunikationsprozessen zu verstehen. Ihnen obliegt es nicht nur, Richtlinien für die Kommunikation im Projekt zu definieren und deren Einhaltung durchzusetzen sowie die für die Kommunikation erforderliche Infrastruktur bereitzustellen – sie müssen auch in der Lage sein, ihre Mitarbeiter zu einer möglichst effektiven Projektkommunikation zu motivieren. Dazu sollten sie selbst vor allem eins sein: professionelle Kommunikatoren.
