Kennen Sie das? Es gibt wie immer viel zu tun, doch ständig klingelt das Telefon und hält Sie von der Arbeit ab. Ein Schwätzchen mit den Kollegen ist ja ganz nett. Allerdings lassen diese Smalltalks unsere Zeit immer knapper werden. Neue E-Mails kommen herein und signalisieren „Ich will gelesen werden“. Viel Arbeit wartet darauf, erledigt zu werden. Doch wo fange ich an? Was ist wirklich wichtig? Was muss als erstes fertig werden und welche Aufgaben kann ich später erledigen? Unterschiedliche Situationen mit der gleichen Wirkung: Sie halten uns von der Arbeit ab. Im immer wiederkehrende Büroalltag beschäftigen wir uns viel zu unachtsam mit belanglosen Dingen. Begleitend mit Koordinationsschwächen und unzureichender Organisation, ist eine effiziente Zeiteinteilung noch weit entfernt. Dieser Beitrag soll Ihnen einige Anregungen für Ihren beruflichen Alltag geben. Erhalten Sie hier Ideen und Tipps, wie Sie Ihre Arbeitszeit in der rasanten Berufswelt in Griff bekommen.
Zeitfresser erkennen und bekämpfen
Es gibt alltägliche Situationen, die uns im wahrsten Sinne des Wortes einfach die Zeit rauben. Um hier Herr der Lage zu werden, müssen wir unsere Zeiträuber erkennen und uns diese auch ins Bewusstsein rufen. Erst dann können wir gegenlenken und die fiesen Zeitfresser beseitigen. Oder zumindest minimieren. Am häufigsten werden unsere eigentlichen Arbeiten durch Anrufe, Kollegen und E-Mails unterbrochen. Auch die stark zugenommene Teilnahme in sozialen Netzwerken hindert uns daran, dass wir unsere Aufgaben effizient erledigen.
Wie Sie auf Störfaktoren reagieren
Zugegeben, alle Faktoren, die unser Zeitmanagement durcheinanderbringen, können wir nicht von heut auf morgen abstellen. Abhängig vom eigenem Aufgabenbereich wird dies teilweise auch gar nicht möglich sein. Ein Kundendienstmitarbeiter im Call-Center kann sein Telefon nicht abschalten. Ein Projektleiter, der sich jeglicher Kommunikation mit seinen Kollegen verschließt, wird schnell seinen Job verlieren. Daher werden alle Ratschläge nicht gleichermaßen für alle von Nutzen sein. Sie dienen aber für Anregungen, wie Sie zeitraubende Situationen vermeiden können.
- Störfaktor Telefon – Anrufzeiten vereinbaren!
Wenn möglich, sollten Sie während Ihrer produktiven Arbeit keine Anrufe entgegennehmen. Vereinbaren Sie mit Ihren Geschäftspartnern daher feste Termine, zu denen Sie telefonisch erreichbar sind. Kommunizieren Sie Ihre anruffreien Zeiten auch firmenintern. - Störfaktor Kollegen – Nicht stören lassen!
Signalisieren Sie Ihren Arbeitskollegen, wann Sie nicht gestört werden wollen! Bringen Sie ein Schild an der Bürotür an oder fertigen Sie ein Kärtchen an, was für alle sichtbar an Ihrem Arbeitsplatz kenntlich macht, dass Sie nicht gestört werden möchten. - Störfaktor E-Mails: Feste Zeiten festlegen!
Wenn Sie sich frühmorgens auf Ihrem Arbeitsplatz einfinden und den Rechner anmachen, sind die nächsten Schritte bei vielen von uns gleich: Wir öffnen das E-Mail-Programm und lesen die neuen E-Mails. Doch wie gehen Sie während Ihres Arbeitstags mit neuen Nachrichten um? Wie häufig schauen Sie in Ihren Posteingang? Setzen Sie maximal zwei Termine zum Lesen und Beantworten Ihrer E-Mails!
Der erste Termin ist hier wie gewohnt am Anfang des Tages. Für den zweiten und gleichzeitig letzten Termin empfiehlt sich die Zeit nach der Mittagspause. - Störfaktor soziale Netzwerke – Aktivitäten effektiv planen!
Sofern noch nicht getan, finden Sie heraus, wann Ihre geteilten Nachrichten am effektivsten Ihre Zielgruppe im jeweiligen Netzwerk erreichen. Senden Sie nur zu den definierten Zeiten Ihre Botschaften in Ihre Community. Sollte es nicht zu Ihren Aufgaben gehören, über soziale Netzwerke zu kommunizieren, lassen Sie es am besten bleiben. Sind Sie zudem in Ihrem Unternehmen angestellt, sind diese Aktivitäten ein Kündigungsgrund.
Die Vermutung, dass Social Media zu den größten Störfaktoren gehört, entkräftet eine Online-Umfrage, auf die Marcel Widmer in seinem Artikel Ablenkung am Arbeitsplatz – Ursachen und Maßnahmen näher eingeht. Unterbrechungen durch Telefon und Kollegen sind hier die Spitzenreiter.
Die Zeit für Ihren Arbeitstag effizient einteilen
Die Zeiträuber sind gebändigt. Nun heißt es, die Arbeiten sinnvoll über den Tag zu organisieren. Nur durch eine effiziente Zeiteinteilung können wir alle anstehenden Aufgaben koordiniert erledigen. Allem voraus geht eine sorgfältige Planung. Es gibt die unterschiedlichsten Verfahren, verschiedene Werkzeuge und gute Zeiterfassungssoftware, die Sie dabei unterstützen, Ihre Arbeitszeit zu optimieren. Manchmal sind bereits einfache Methoden sehr wirksam, um Aufgaben und Termine effizient zu organisieren. Auf einige davon möchte ich hier eingehen.
To-do-Liste erstellen
Erstellen Sie zu Beginn eines Arbeitstages (oder auch am Ende des Vortages) eine To-do-Liste. Das wichtigste steht dabei ganz oben. Notieren Sie sich dazu die Zeit, die Sie voraussichtlich für jede Aufgabe benötigen! Dies ist sinnvoll, um nach Erledigung den tatsächlichen Aufwand auswerten zu können. Für wiederkehrende oder ähnliche Aufgaben lässt sich dadurch eine bessere Aufwandsschätzung durchführen. Seien Sie aber vorsichtig, und kalkulieren Sie nicht zu knapp! Wenn Sie für viele Aufgaben länger als Ihre ursprünglich geschätzte Arbeitszeit benötigen, fehlt Ihnen das Erfolgserlebnis. Und Erfolg brauchen wir, um motiviert zu bleiben. Apropos Motivation: Streichen Sie bei Fertigstellung die Aufgabe! So sehen Sie, dass Sie tatsächlich etwas geschafft haben. Es empfiehlt sich auch, Ihre To-do-Liste handschriftlich zu erstellen. Sie prägen sich so die zu erledigenden Dinge besser ein und stärken Ihr Pflichtbewusstsein.
Arbeitszeit durchdacht planen
Zeitmanagement-Experten empfehlen die 60:40-Regel für die Tagesplanung. 60 Prozent der am Tag zur Verfügung stehenden Arbeitszeit sollen hierbei maximal verplant werden. Die restlichen 40 Prozent sollen für unerwartete und nicht planbare Aufgaben freigehalten werden. Dieser Puffer bleibt dann für unvorhersehbare Tätigkeiten oder für einen eventuell entstehenden Mehraufwand bei den geplanten Arbeiten.
Nicht zu viel vornehmen und für ausreichend Spielraum sorgen
Planen Sie mit vorsichtig! Auch scheinbar freie Zeit sollte nicht überschätzt werden. Wie das Beispiel im letzten Beitrag zeigt, kann es ziemlich schnell in die Hose gehen, wenn man so viel mit einem Male erledigen will. Aus dem dadurch entstehendem Zeitmangel entwickeln sich schnell Vorwände. Ausreden, die uns durch unsere selbst vollgepackte Arbeitszeit auf jeden Fall einfallen werden. Dass diese weder die liegengebliebenen Arbeiten entschuldigen, geschweige denn diese von ganz alleine erledigen lassen, ist uns trotz Alibi ohnehin klar.
Seien Sie diszipliniert und konsequent!
Haben Sie sich erst einmal Ziele gesetzt und Ihre Planung für den Ablauf fertig, dann seien Sie Mann bzw. Frau genug und ziehen Sie’s durch! Sicher, es fällt uns manchmal nicht leicht, konsequent einen Plan abzuarbeiten. Viel zu schnell lassen wir uns durch unwichtige Dinge ablenken. Nichtigkeiten, die plötzlich so wichtig erscheinen, dass man vom Weg abkommt. Hat man einmal eine Entscheidung getroffen, so ist es wichtig, diese konsequent zu verfolgen. Augen zu und durch! Haken dran! Dies sind nur einige Anregungen, die Ihnen Unterstützung für ein gutes Zeitmanagement bieten. Das Wichtigste bei der ganzen Sache ist jedoch, dass Sie etwas gegen den (scheinbaren) Zeitmangel unternehmen.
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