Die Stundenabrechnung ist die Aufzeichnung der Arbeitsstunden eines Mitarbeiters zur Erstellung der monatlichen Lohnabrechnung. Die Dokumentation erfolgt auf einem Papier-Stundenzettel, in einer Excel-Tabelle oder mit einem digitalen Zeiterfassungssystem. Auf Basis der Stundenabrechnungen erfolgt die monatliche Lohnabrechnung von Mitarbeitern. Eine digitale Arbeitszeiterfassung unterstützt kleine und große Betriebe bei der korrekten Stundenabrechnung. In den Einstellungen der Software können Sie genau die gesetzlichen Regelungen hinterlegen.
Um Stunden für eine Lohnabrechnung zu berechnen, muss man die tatsächliche Arbeitszeit eines Mitarbeiters erfassen und dann die entsprechenden Lohnsätze anwenden. Du arbeitest 5 Tage die Woche und kommst durch die Summierung der täglichen Arbeitszeit auf 38 Stunden (8 + 8+ 6 + 9 + 7 = 38 Stunden). Die Gesamtarbeitsstunden werden dann mit dem Stundenlohn multipliziert (38 x 15 Euro pro Stunde = 570 Euro). Der Mitarbeiter würde also für die Woche 570 Euro verdienen.
Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter müssen laut EuGH-Urteil vom Mai 2019 systematisch und verlässlich erfasst werden. In Deutschland herrschte lange Zeit Unklarheit, ob deutsche Unternehmen handeln müssen. Im September 2022 haben die Richter des höchsten deutschen Arbeitsgerichts (Bundesarbeitsgericht, BAG) mit dem Grundsatzurteil Fakten geschaffen. Auch in Deutschland besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Im Kern argumentiert die Präsidentin des Bundesarbeitsgerichts, Inken Gallner, mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs. Zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben müssen der Arbeitsbeginn, das Ende, die tägliche Arbeitszeit und die Überstunden erfasst und dokumentiert werden.
Bei der Arbeitszeiterfassung wird der Arbeitstag mit Arbeitsbeginn, Pausenzeiten und Arbeitsende exakt dokumentiert. Im Stundenkonto der Beschäftigten stellen Sie die vereinbarte Soll-Arbeitszeit der Ist-Zeit gegenüber. Gemäß dem Arbeitszeitgesetz gehören Pausen nicht zur Arbeitszeit. Deshalb werden Sie bei der Berechnung der täglichen Ist-Stunden abgezogen. Die Aufzeichnungen werden in Lohn- und Gehaltsprogrammen weiterverarbeitet. Für viele Programme müssen Arbeitsminuten zuvor in einen Dezimalwert umgerechnet werden. Auf Basis der Stundenabrechnungen erfolgt dann die monatliche Lohnabrechnung von Mitarbeitern.
Für Minijobs und Tätigkeiten, die unter das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz fallen, besteht gemäß § 17 Mindestlohngesetz eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht. Arbeitgeber müssen die Arbeitsstunden dieser Mitarbeiter dokumentieren und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre lang aufbewahren.
Besonders bei 538-Euro-Kräften ist eine präzise Zeiterfassung essenziell, da diese Beschäftigten im Jahr nicht mehr als 6.456 Euro verdienen dürfen. Seit dem 1. Januar 2024 gilt ein gesetzlicher Mindestlohn von 12,41. Die genaue Erfassung der Arbeitsstunden ermöglicht es den Personalverantwortlichen, den Gesamtlohn exakt zu berechnen.
Arbeitszeiten werden direkt Leistungen, Kunden und Projekten zugeordnet. Für die minutengenaue Abrechnung werden der Beginn und das Ende der Tätigkeit dokumentiert. Leistungsbeschreibungen für die erbrachten Tätigkeiten sorgen für mehr Übersicht für den Arbeitgeber. Dabei ist es möglich, dass die tägliche Arbeitszeit eines Arbeitnehmers von den erfassten Projektstunden abweicht. Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet acht Stunden, innerhalb seiner Arbeitszeit arbeitet er vier Stunden für zwei Kundenprojekte. Für die Abrechnung über den angefallenen Zeitaufwand übernimmt der Arbeitgeber die erfassten Zeiten in die Kundenrechnung. Die Vergütung berechnet sich nach dem Zeitaufwand, für die vorab festlegten Leistungen.
Der klassische Stundenzettel wird handschriftlich geführt. Separate Stundenzettel-Vorlagen ermöglichen es, die Arbeitszeiten monatsweise zu erweisen. Die Excel Vorlagen lassen sich dabei nach Belieben anpassen. Hinterlegte Formeln ermöglichen die problemlose Umrechnung von Zeitstunden in Industriestunden. Die Zeilen für die Unterschriften werden beim Ausdruck ausgefüllt.
Die Stunden erfasst Ihr Personal mit einem Klick in der Stempeluhr. Dabei wandelt die Lösung die Dezimalzahlen automatisch in Minuten um. Eine manuelle Zusammenstellung der Stunden ist nicht erforderlich. Auch die zentrale Buchung der Stunden durch einen Vorgesetzten und das Sekretariat ist möglich. Für jeden Mitarbeiter wird der Stundenlohn in der Personalakte hinterlegt. Jeder Angestellte kann sein persönliches Arbeitszeitkonto immer einsehen. Digitale Zeiterfassungssysteme sind jederzeit kombinierbar mit Smartphone, Tablet und Computer (PC, Mac).
Teamleiter können die Aufträge auswerten, ohne, dass eine mühsame Zusammenstellung der Stunden aus Excel Tabellen notwendig ist. Möchten Sie Aufträge mit projektbezogenen Stundensätzen abrechnen, tragen Sie diese Daten direkt in den Projekten und Aufträgen ein. Mit wenigen Klicks erstellen Sie die Kundenrechnung auf der Grundlage der geleisteten Stunden. Das Layout der Rechnung können Sie nach Ihren eigenen Designrichtlinien gestalten.
Die TimO® Software können Sie auch mobil einsetzen. Vertriebler, Projektverantwortliche und Außendienstmitarbeiter buchen ihre Stunden direkt in der App. Arbeitszeiten und Reisekosten werden bereits in der App Projekten und Kundenaufträgen zugeordnet. Die Daten werden in Echtzeit an die Software übergeben. Sie sehen alle Zeiten auf einen Blick und können die Leistungsdokumentation für den Kundenauftrag mit wenigen Klicks erstellen.
Abrechnung und Leistungsdokumentation für Aufträge. Die webbasierte Software sorgt für eine transparente Abrechnung Ihrer Stunden und berücksichtigt Feiertage und Krankmeldungen bei der Erstellung der Mitarbeiter-Zeitkonten. Das Programm punktet mit vielen Funktionen und Modulen. Die einfache Abrechnung ist kombinierbar der Zeiterfassung am Terminal. Zahlreiche Unternehmen setzen diese einfache und flexible Software bereits ein. Überzeugen Sie sich selbst und fordern Sie einen Testzugang an! Die gesamte Prozesskette in einer Software: Zeiterfassung, Urlaubsplaner, Leistungsnachweis, Zeitauswertung, Stundenabrechnung!
