Zeitmanagement soll dabei helfen, Aufgaben und Termine innerhalb eines stehenden Zeitraums zu erledigen. Zeit ist das wertvollste, was das Leben für uns bereithält. Sie ist das einzige, das Sie mit keinem Geld der Welt kaufen können. Deswegen ist Zeit kostbar - auch im Arbeitsalltag. Bei fast jedem Unternehmer und Mitarbeiter scheint sie aber Mangelware zu sein. Aufgaben werden nicht zügig bearbeitet, zu viel Arbeit bleibt liegen. Der richtige Einsatz dieser knappen Ressource kann helfen, der Konkurrenz einen wichtigen Schritt voraus zu sein. Mit dem richtigen Zeitmanagement steigern Sie nicht nur die Effektivität im Arbeitsalltag, sondern auch die Zufriedenheit.
Koordination ist ein wichtiges Stichwort des Zeitmanagements. Einiges muss heute oder bis zu einem bestimmten Termin erledigt werden. Machen Sie nicht den Fehler, ohne Pause durchzuarbeiten. Dadurch gewinnen Sie zwar Zeit, verlieren aber an Energie und Motivation – und damit an Produktivität. Nutzen Sie regelmäßige Pausen, um in Ruhe eine Tasse Kaffee zu trinken oder mit den Kollegen zu plaudern. Anschließend gehen Sie mit einem klaren Kopf zurück an Ihre Aufgabe. Sie werden sehen, Ihre Produktivität steigt. Wenn Sie an einer Aufgabe zu scheitern drohen, ist es sinnvoll, sich eine Denkpause zu gönnen.
Die besten Methoden zum Zeitmanagement am Arbeitsplatz
Eine Möglichkeit, in der begrenzt zur Verfügung stehenden Zeit viel zu erreichen, ist das Aufschreiben. Machen Sie es sich zur Pflicht, alle anstehenden Aufgaben aufzuschreiben. Das kann sowohl ein über mehrere Monate dauerndes Projekt als auch eine komplette Arbeitswoche oder nur ein einziger Arbeitstag sein. Am besten notieren Sie sich alles was sie erledigen müssen mit der Hand. So bleiben Aufgaben auch bildlich im Gedächtnis.
Der To-Do-Liste entnehmen Sie, was bis zum Ende des Arbeitstags erledigt sein sollte. Hier gibt es zwei Möglichkeiten. Die eine besteht darin, die Liste mit einzelnen Aufgaben zu notieren und die Reihenfolge der Abarbeitung später festzulegen. In einem großen Unternehmen ist es sinnvoller, für jede Aufgabe einen einzelnen Notizzettel zu schreiben. Auf diesem steht jeweils die Dringlichkeit der Aufgabe und das Datum, bis zu dem diese spätestens erledigt sein muss. Unser Tipp: Verwenden Sie als Einteilung für Ihr Zeitmanagement die Kategorien A (dringend und wichtig), B (wichtig aber nicht ganz so dringend) und C (dringend aber nicht ganz so wichtig). Ist eine Aufgabe erledigt, wandert der Notizzettel anschließend in den Mülleimer.
Auch die A-L-P-E-N-Methode ist ein sinnvolles Utensil. Sie besagt, aus welchen fünf Elementen sich Ihr schriftlicher Tagesplan zusammensetzt:
A - Aufgaben, Aktivitäten und Termine in Tagesplan eintragen
L - Länge für jede Aufgabe einschätzen
P - Puffer von 40% für Unvorhergesehenes schaffen
E - Entscheidungen hinsichtlich Prioritäten, evtl. Kürzen und Delegieren von Aufgaben
N - Nachkontrolle am Ende des Tages und Gegenüberstellung von geplanten und tatsächlich erledigten Arbeiten
Ablenkung ist der absolute Todfeind in der Arbeitswelt. Viele glauben, zu wenig Zeit für die Erledigung ihrer Aufgaben zu haben. Tatsächlich ist nicht fehlende Zeit das Problem, sondern ein Mangel an konzentrierter Zielorientierung. Gehen Sie diesem Problem aus dem Weg und minimieren Sie Störquellen aller Art. Sagen Sie Kollegen, dass Sie für die nächste Stunde nicht gestört werden möchten. In dieser Zeit werden weder Anrufe durchgestellt noch Kunden oder Geschäftspartner empfangen. So können Sie Ihre ganze Aufmerksamkeit der Aufgabe widmen, die Sie dringend erledigen müssen.
Zugegeben, alle Faktoren, die unser Zeitmanagement durcheinanderbringen, können wir nicht von heut auf morgen abstellen. Abhängig vom eigenem Aufgabenbereich wird dies teilweise auch gar nicht möglich sein. Daher werden alle Ratschläge nicht gleichermaßen für alle von Nutzen sein. Sie dienen aber für Anregungen, wie Sie zeitraubende Situationen vermeiden können.
Die Vermutung, dass Social Media zu den größten Störfaktoren gehört, entkräftigt eine Online-Umfrage, auf die Marcel Widmer in seinem Artikel Ablenkung am Arbeitsplatz – Ursachen und Maßnahmen näher eingeht. Unterbrechungen durch Telefon und Kollegen sind hier die Spitzenreiter.
Wichtige Projekte übernehmen Sie am liebsten selbst? Sie wollen auf Nummer sichergehen, dass alles in Ihrem Sinne erledigt wird? Das ist verständlich, aber nicht förderlich um voranzukommen. Überlegen Sie, welche Arbeiten Sie ohne Probleme anderen anvertrauen können. Gehen Sie Ihre To-Do-Liste durch und delegieren Sie einige Aufgaben an Mitarbeiter, denen Sie das zutrauen. Schließlich haben Sie diese eingestellt, um entlastet zu werden. Dadurch haben Sie die Zeit, sich Aufgaben zu widmen, die nicht delegiert werden können.
Es sind die kleinen Dinge im Arbeitsalltag, die Zeit kosten: Wasser holen um die Blumen zu gießen, eine Tasse Kaffee machen. Überlegen Sie, welche Arbeiten Sie gebündelt erledigen können. Vorausschauend ist zum Beispiel, beim Gang zur Kaffeemaschine gleich die Gießkanne aufzufüllen. Den Gang zur Post erledigen Sie auf dem Weg zu einem Geschäftsessen.
In Ihrem Unternehmen gibt es mit Sicherheit wiederkehrende Aufgaben. Erstellen Sie für diese eine Checkliste. Anstatt für jeden Messebesuch jedes Mal von Neuem die einzelnen Schritte aufzuschreiben, gehen Sie Ihre Checkliste durch. Dieser Trick hilft auch dabei, zu sehen, welche Aufgaben an welchen Mitarbeiter übertragen werden können.
Struktur im Arbeitsleben ist wichtig, zu viel davon schädlich. Mit einer zu straffen Durchstrukturierung schaffen Sie zwar Effizienz, laufen aber Gefahr zu scheitern. Unvorhergesehene Ereignisse können einen Zeitplan schnell zunichtemachen. Schaffen Sie stets genügend Puffer anstatt Ihren Arbeitstag voll zu packen. Sie werden sehen, dass trotz sorgfältigster Planung Störungen im Arbeitsfluss oft nicht verhindert werden können. Puffer helfen, den Alltag realistischer zu gestalten. Lediglich 60 Prozent Ihrer Zeit sollten Sie vorher verplanen. Die restlichen 40 Prozent sind Ihr Puffer.
Schwirrt zu viel Unerledigtes im Kopf herum, sinken Motivation und Effizienz. Die auch als Direkt-Prinzip bezeichnete Regel besagt, alle Aufgaben, die nicht länger als vier Minuten dauern, gleich zu erledigen. Die Dringlichkeit spielt dabei keine Rolle. Psychologen wissen, dass Sie sich durch diesen einfachen Trick den Rücken für wirklich wichtige Aufgaben freihalten. Gleichzeitig können Sie Aufschieberitis verhindern - Aufgaben erledigen Sie unabhängig von fehlender Lust sofort, wenn sie anfallen.
Jeder Mensch hat seinen eigenen Biorhythmus. Es ist überaus sinnvoll, sich selbst einschätzen zu können. Zu welcher Tageszeit sind Sie am produktivsten? Wann setzt Ihr Nachmittagstief ein? Richten Sie Ihren Tagesplan danach aus. In Ihrer produktivsten Zeit nehmen Sie sich die wichtigsten Aufgaben vor. Während des Nachmittagstiefs erledigen Sie leichte Aufgaben.
Haben Sie keine Angst vor Veränderungen. Aller Anfang ist schwer. Nehmen Sie sich Zeit, die hier beschriebenen Techniken fester Bestandteil Ihrer Arbeitsweise werden zu lassen. Sie werden merken, dass Sie durch die einfachen Tipps nicht nur Zeit, sondern auch Motivation gewinnen.
Mit einer Zeitmanagement- und Projektmanagement-Software schaffen Sie Orientierung für sich, Ihre Mitarbeiter und für Ihre Kunden. Was Sie mit der dadurch gewonnenen Zeit anfangen, bleibt Ihnen überlassen.
