Regelmäßige Projektberichte sind eine Momentaufnahme, sie schaffen Übersicht und decken Schwachstellen und Risiken im Projekt auf. Projektberichte schreiben gehört zu den Aufgaben eines Projektleiters. Er dokumentiert den bereits erreichte Zwischenstand und kann als Grundlage für Entscheidungen eine große Hilfe sein. Verantwortliche erkennen Probleme frühzeitig und können rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten. Um alle Bereiche zu kontrollieren und im Auge zu behalten, müssen aussagekräftige und nützliche Berichte erstellt werden. Ein professioneller Projektbericht sollte kurz, klar strukturiert werden. Nutzen Sie eine Standardvorlage für den Projektbericht, um Zeit zu sparen. Das Einhalten von Terminen, die Auslastung der Ressourcen, die erfassten Projektzeiten sowie die Kontrolle der angelaufenen Projektkosten (Arbeitskosten, Zusatzkosten, Reisekosten) stehen im Vordergrund. Ein digitales Tool ersetzt also einen aufwendig erstellten Bericht.
Ein Projektbericht ist ein zusammenfassender Bericht. Er sichert die Transparenz über den Projektverlauf und dient der frühzeitigen Erkennung von Abweichungen. In einem Projektstatusbericht wird der aktuelle Stand des Projektes dargestellt. In einem Projektfortschrittsbericht liegt der Schwerpunkt auf den Veränderungen, seit dem letzten Bericht. Projektberichte stellen die Basis für die Planung und Umsetzung von Steuerungsmaßnahmen dar.
Der Bericht dient zum einen als Kontrollinstrument für den Projektverantwortlichen, zum anderen zur Dokumentation des Projektfortschritts. In der Realität versäumen Verantwortliche oft Ihre Bringschuld. Also ist es wichtig von Controllern den aktuellen Stand regelmäßig nachzufragen und zu dokumentieren. Die Aufbereitung aktueller Informationen in verdichteter Form dient einer definierten Zielgruppe wie zum Beispiel Stakeholdern als Entscheidungsgrundlage. Eine übersichtliche Struktur ermöglicht es den Lesern, wesentliche Inhalte schnell zu erfassen. Regeln Sie bereits beim Start eines Projektes, wie und in welcher Form die Meldung der Ist-Stände zu erfolgen hat und schwören sie alle Teammitglieder auf ein standardisiertes Verfahren ein. Projektberichte sollten wöchentlich, monatlich und jährlich erhoben werden. Klären Sie vorab, ob sie Berichte online oder offline zur Verfügung stellen möchten.
Welche Informationen brauche ich mindestens dafür? Aussagekräftige Statusberichte haben stets den gleichen Aufbau. In der Regel erfolgt eine Gliederung in drei Teile: Einleitung, Hauptteil und Schluss.
In der Einleitung stellen Sie die wichtigsten Projektparameter vor. Dazu gehören die Rahmenbedingungen und der Bezugsrahmen.
| Berichtsname | Name des Berichts | |
| Zeitraum | Gewählter Zeitraum für den Bericht | |
| Erstellt am | Datum und Uhrzeit der Berichterstellung | |
| Projektname | Konkreter Name. Wichtig für die Kommunikation im Team und den schnellen Zugriff in einer PM-Software. | |
| Projektnummer | Wichtig zur Identifikation bei mehreren parallel laufenden Projekten | |
| Projekttyp | Dient der Unterscheidung zwischen externen, internen Projekten und Prototypen | |
| Mitarbeiter | Projektleiter, Übersicht der beteiligten Teams und Mitarbeiter | |
Im Hauptteil beschreiben Sie den aktuellen Projektstatus und vergleichen Istwerte mit den Sollwerten. Die Beschreibung soll den Projektverlauf vermitteln. Fassen Sie kritische Punkte und die korrigierenden Maßnahmen übersichtlich zusammen.
| Datum | Anfangsdatum und geplantes Enddatum | |
| Fertigstellungsgrad | Wie viel wurde bisher umgesetzt? Darstellung in Prozent. | |
| Stunden | Gegenüberstellung von aufgewendeten und geplanten Stunden. | |
| Kosten | Gegenüberstellung der angefallenen und geplanten Kosten. | |
| Faktura | Welche Leistungen wurden bereits abgerechnet (Datum, Betrag) | |
| Kunde | Auftraggeber des Projektes | |
| Ressourcen | Kalkulation der Projektressourcen | |
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