Urlaubsplanung online oder mit Excel?

Urlaubsplanung online oder mit Excel?
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Die Verwaltung von Urlaubstagen ist eine zeitintensive Aufgabe. Viele Unternehmen erledigen die Urlaubsplanung und Urlaubsverwaltung mit Microsoft Excel. Doch die Betriebe wissen nicht, dass es komfortable und günstige Alternativen gibt. Sollen sie dennoch an Excel festhalten?

Urlaubsplanung für kleine Unternehmen – ist Excel geeignet?

Plant ein Unternehmen die Urlaubstage seiner Mitarbeiter mit Excel, wie bei der allgemeinen Urlaubsplanung mit Excel, sind damit in der Regel kaum zusätzliche direkte Kosten verbunden. Das kostenpflichtige Programm wird in der Regel bereits in anderen Bereichen des Unternehmens eingesetzt.

Pflege, Aktualisierung und Transparenz der Daten

Bei der Urlaubsverwaltung mit Excel werden Änderungen und Aktualisierungen in der Regel von einer zentralen Stelle übernommen. Ein Selfservice von Arbeitnehmenden zur Beantragung oder Änderungen von Urlaubstagen und Arbeitszeiten für eine effektive Urlaubsplanung ist in der Regel nicht möglich. Auch die Transparenz und Aktualität des Unternehmens-Urlaubskalenders sind nicht immer gegeben.

Hoher Zeitaufwand wird oft unterschätzt

Excel ist eine sehr flexible Software. Für eine Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung mit Excel werden viele kostenlose und preiswerte Vorlagen angeboten. Allerdings wird der Zeitaufwand für die Pflege oft unterschätzt. Es ist wichtig, dass alle Daten für eine Urlaubsplanung mit Excel regelmäßig erfasst und aktualisiert werden. Mitarbeiter können Urlaubsanträge nicht selbst in der Tabelle eintragen oder korrigieren. Ändern Mitarbeiter Ihre Urlaubsplanung, müssen die Urlaubstage wieder in der Tabelle um getragen werden. Bei der Verwendung von Excel ist es wichtig, dass alle Abwesenheiten wie Krankentage und Sonderurlaub regelmäßig in der Excel-Tabelle erfasst und aktualisiert werden.

Fehler können sich einschleichen

Microsoft Excel ist aufgrund seiner Flexibilität sehr wertvoll. Jedoch können sich Fehler in die Berechnung von Urlaubstagen und Arbeitszeiten einschleichen. Wurden alle bundesweiten Feiertage und Sonderfeiertage wie der Reformationstag in die Software eingetragen?  Werden alle Änderungen rund um die Urlaubsplanung mit Excel und Zeiterfassung der Mitarbeiter regelmäßig in der Excel-Tabelle korrigiert? Wird der Urlaubsanspruch von Teilzeit-Mitarbeitern korrekt berechnet? Die Mitarbeiter müssen sich darauf verlassen, dass die Daten fehlerfrei eingetragen werden.

Genehmigung mit lästiger Zettelwirtschaft

Zur Beantragung und Genehmigung der Urlaubstage ist eine lästige Zettelwirtschaft oder E-Mail-Beantragung notwendig. Der zuständige Vorgesetzte muss sich erst einen Überblick zu aktuellen Daten und Ansprüchen und Verfügbarkeit der Mitarbeiter verschaffen, bevor er Anträge genehmigen kann. Jede Anpassung in der Urlaubsplanung erfordert seine Aufmerksamkeit.

Komplexität steigt mit der Anzahl der Mitarbeiter

Microsoft Excel ist aufgrund seiner Flexibilität sehr wertvoll. Jedoch verändern sich mit steigender Mitarbeiterzahl auch oft die Anforderungen an die Excel-Lösung.  Je mehr Mitarbeiter angestellt sind, desto mehr Urlaubsansprüche müssen für unterschiedliche Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit) laut Ihrer Urlaubsplanung mit Excel berücksichtigt werden. Die Anzahl der Anträge steigt und somit steigt auch die Wahrscheinlichkeit von Übertragungsfehlern. Die Übertragung von Urlaubstagen in das neue Kalenderjahr gemäß dem Bundesurlaubsgesetz sollte ohne Fehler ausgeführt werden, damit es nicht zu Konflikten kommt.

Online Urlaubsverwaltung – einfach und flexibel

Mit einer Urlaubsplaner-Software planen und verwalten Unternehmen Urlaub, Zeitausgleich, Krankentage Ihrer Mitarbeiter einfach und effizient. Urlaubsanträge lassen sich in wenigen Minuten unkompliziert abwickeln. Der Mitarbeiter wählt die Tage im Menü aus und beantragt per Mausklick den Urlaub. Ein hinterlegter Workflow leitet den Urlaubsantrag an den Vorgesetzten oder eine zentrale Stelle weiter. Per Mausklick kann der Vorgesetz der Antrag freigeben oder ablehnen. Der Mitarbeiter wird per E-Mail über die Freigabe bzw. Ablehnung informiert. Der bewilligte Urlaub wird automatisch im Unternehmens-Kalender oder Teamkalender eingetragen und kann von allen (berechtigten) Mitarbeitern eingesehen werden. Die cloudbasierte Software berücksichtigt verschiedene Arbeitszeitmodelle und individuelle Regelungen. Lernen Sie die vielfältigen Möglichkeiten zur Urlaubsplanung in Excel kennen:

Employee Selfservice

  • Beantragung der Urlaubstage am PC/Mac oder mobil per App am Smartphone/Tablet
  • Transparenz bei Urlaubs-Ansprüchen und Urlaubstagen
  • Einfache Abwicklung der Anträge (Urlaub und andere Abwesenheiten)
  • Automatische Berechnung von Urlaubsansprüchen

Urlaubsverwaltung leicht gemacht

  • Rasche Prüfung der Anträge auf Basis aktueller Daten
  • Effiziente und unkomplizierte Freigabe der Abwesenheitsanträge
  • Freigaben für Urlaubsanträge sind protokolliert und transparent
  • Berücksichtigung länderspezifischer Feiertage
  • Verbesserte Personalplanung
  • Stellvertreter (Urlaub und andere Abwesenheiten) können vordefiniert werden

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