Das Web 2.0 beziehungsweise Social Web und der daraus resultierende digitale Wandel haben sowohl das private Kommunikationsverhalten als auch die Unternehmenskommunikation nachhaltig verändert. Dies schließt heute auch die unternehmensinterne Kommunikation auf Projektebene mit ein. Dort steht das sogenannte Social Project Management zwar noch am Anfang, doch entziehen können sich Projektmanager dem Trend hin zu einer besser vernetzten, oftmals vergleichsweise „kleinteiligen“ Kommunikation schon jetzt nicht mehr. Wie sich weiter unten zeigen wird, profitieren sie sogar davon.
Kurze Kommunikationswege à la Web 2.0
Alles in allem ist dies eine folgerichtige Entwicklung. Denn dadurch wird die kommunikative Alltagserfahrung der heute in zunehmendem Maße in Projekte involvierten Digital Natives für das Projektmanagement adaptiert und für das gesamte Team gangbar gemacht. So zielt Social Project Management durch die soziale Vernetzung aller Projektbeteiligten in erster Linie auf eine Effizienzsteigerung an den Kommunikationsschnittstellen innerhalb der gegebenen Projektarchitektur ab. Was auch insofern sinnvoll ist, als immer mehr Teams räumlich und funktional getrennt voneinander aufgestellt sind. Dem damit verbundenen erhöhten Kommunikations- und Koordinationsbedarf wird idealerweise mit schnellen, kurzen Kommunikationswegen inklusive Möglichkeiten zu Interaktion, Datenaustausch, Dokumententransfers etc. begegnet. Die gute alte E-Mail kann all das nicht leisten, da sie bei Weitem nicht so „social“ ist.
Nutzung unternehmenseigener Social Tools
Damit keine Missverständnisse aufkommen: Social Project Management bedeutet allerdings nicht, dass „klassische“ soziale Medien wie Facebook, Google+ oder Twitter für die projektinterne Kommunikation genutzt werden sollten! Hierfür bieten ihre diversen Chat-Funktionen keine ausreichende Informationssicherheit. Sprich: Alle Inhalte können viel zu schnell in die falschen Hände geraten. Vielmehr steht das Social Web hier Pate für spezielle und ausschließlich projektbezogen genutzte Social Tools, die sich unter dem Begriff Enterprise 2.0 zusammenfassen lassen. Als besonders zielführend dürften sich auf Dauer auch mobile Oberflächen und native Apps erweisen.
Die zentralen Vorteile von Social Project Management auf einen Blick:
- Offene und direkte Zusammenarbeit im Projektteam
- Erhöhte Transparenz und bessere Vernetzung
- Höhere Produktivität durch effektive Teamsteuerung
- Optimiertes Wissensmanagement
- Stärkere Identifikation mit dem Projekt
- Bessere Ausrichtung am definierten Ziel
- Kostensenkung und Fehlerreduzierung
- Optionale Einbindung von Stakeholdern
Entlastung des Projektmanagers von Routinen
Insgesamt wird so die traditionelle Top-Down-Kommunikation um eine hocheffiziente Bottom-Up-Komponente ergänzt. Zwar ist der Projektmanager auch weiterhin die wichtigste Schnittstelle zu allen Projektbeteiligten inklusive dem Auftraggeber, doch wird er von zeitraubenden organisatorischen Aufgaben und Routinen wie beispielsweise der Weiterleitung einzelner E-Mails entlastet. Seit jeher ein Engpass im Projektmanagement. Stattdessen organisieren die Projektbeteiligten einen nicht unerheblichen Teil des Austausches direkt per Social Tool.
Damit basiert Social Project Management auf flacheren Hierarchien und Kommunikationsstrukturen als das traditionelle Projektmanagement und kommt auf diese Weise nicht zuletzt auch den Anforderungen der heutzutage stark verbreiteten agilen Methodiken entgegen. Da Social Project Management nur eine sinnvolle Ergänzung bestehender Ansätze ist, dürften unsere Software-Lösungen für modernes Projektmanagement auch weiterhin interessant für Sie sein.
