Skill-Management in Projekten: Optimale Projektbesetzung finden

Projekte koordinieren, Meilensteine planen, Stakeholder überzeugen: Die Aufgabenliste des Projektleiters ist lang. Doch Projektarbeit ist Teamarbeit und sie braucht Mitarbeiter mit passendem Skill Set. Wie erfolgreich ein Unternehmen am Markt ist hängt heute im wesentlichen davon ab, wie schnell und flexibel eine Organisation auf Marktentwicklungen reagieren kann. Dabei ist es besonders wichtig, die im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen richtig einzusetzen.

Skill Management – Mitarbeiterkompetenzen einplanen

Das Wissen und die Fähigkeiten der Mitarbeiter sind kostbar! Deshalb gehen Unternehmen achtsam mit ihnen um. Das Skill Management trägt entscheidend zur Erreichung der Unternehmensziele bei. Um die Fähigkeiten bei der Personalauswahl und betrieblichen Personalentwicklung zu berücksichtigen bietet das Kompetenzmanagement eine große Hilfestellung.

Skill-Management in Projekten

Für Projektteams ist die Einplanung von Mitarbeitern in wichtiger Baustein im Projektmanagement. Projektleiter müssen geeignete Fachkräfte mit den optimalen Kernkompetenzen finden. Die Personaleinsatzplanung erfolgt auf der Basis freier Kapazitäten und der benötigten Fähigkeiten bzw. Skills. In größeren Unternehmen und Projekten wird die Auswahl und Besetzung deutlich komplexer. Projektleiter können Sich nicht mehr auf ihre Erfahrung verlassen, sondern müssen auf geeignete Skill-Management-Systeme zurückgreifen, um aus einer Vielzahl von Parametern den geeignetsten Mitarbeiter für ein neues Projekt zu finden.

Projekterfahrung
Projektmanagement-Erfahrung
Qualifikationen und Zertifizierungen

Der Soll-Ist-Vergleich von benötigten Kompetenzen und Mitarbeiter-Profilen ermöglicht die gezielte Auswahl der passenden Person. Sucht ein Projektleiter für sein Software-Entwicklungsprojekt die Fähigkeiten, „Java-Kenntnisse“ und „CSS“ stellt er einen Antrag an seinen Vorgesetzten oder das Personalteam. Der Genehmiger sieht mithilfe der Skill-Funktion sofort, welche Mitarbeiter über die angeforderten Skills verfügen und noch verfügbar sind. Per Mausklick gibt er die entsprechende Person frei und weist sie der Projektphase zu. Die entsprechenden Tools zeigen Personalverantwortlichen klar verfügbare Ressourcen auf. Projektmanager planen und arbeiten mit exakten Daten und Werten. Wochen- und Monatspläne visualisieren die Auslastung der Projektmitarbeiter

Beispiel: Projektskills erfolgreich auswählen und freigeben

Nehmen wir an, Sie sind als Projektleiter für das Kundenprojekt „Präsenz im Internet aufbauen und etablieren“ verantwortlich. Und nehmen wir an, Sie suchen einen Spezialisten mit TYPO3 – Know-how und Kenntnissen in Cascading Style Sheets (CSS) und HTML. Aufgrund dieses Anforderungsprofils lässt sich die Datensammlung gezielt durchsuchen. Ihr Ziel: Den Richtigen finden.

Die Auswahl und Genehmigung Ihres Projektmitarbeiters erfolgt Schritt für Schritt:

Definieren Sie das Anforderungsprofil des Kandidaten:
Typo3, CSS, HTML, agile Arbeitstechniken, Englisch in Wort und Schrift, kommunikationsstark
Planen Sie den Einsatzzeitraum. Beispiel: 50 Arbeitsstunden im kommenden Quartal
Schließen Sie den Auftrag und senden Sie ihn an den zuständigen Entscheider.
Der Entscheider ermittelt über einen Filter in der Skillmanagement-Software die Mitarbeiter, die diesem Profil entsprechen sowie eine Bewertung Ihrer Kompetenzen.
Die Bewertung widerspiegelt Erfahrung und Know-how in Form von Schulnoten.
Im nächsten Schritt prüft das Tool, ob die Anforderungen dem Skill Set entsprechen
der Entscheider wählt die vorgeschlagenen .
Abschließend sendet er dem Projektleiter eine Information per Mail, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde.

Definition Skillmanagement

Skillmanagement, hat die Aufgabe, Mitarbeiter-Kompetenzen zu beschreiben, sie transparent zu machen sowie den Transfer, die Nutzung und Entwicklung der Kompetenzen hinsichtlich strategischer Unternehmensziele sicherzustellen. Ziel des Skill Managements im Unternehmen ist es, die Potenziale, die jedes Unternehmen aufgrund vorhandener Mitarbeiterfähigkeiten und -fertigkeiten hat, effektiv zu nutzen und darauf basierend die für eine nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit notwendigen Kompetenzen zu entwickeln, d.h. aktiv den eigenen Kompetenzbestand zu steuern und zu lenken.

Aufgaben des Kompetenzmanagements

Im Kompetenzmanagement werden zunächst die Stellenbeschreibungen mit den Soll-Anforderungen des Arbeitsplatzes erstellt. Es gibt verschiedene Arten von Soft Skills und Hard Skills in der Unternehmenswelt.

Soft Skills sind persönlichen Fähigkeiten, wie die Teamfähigkeit, die über erlernte Fachkompetenzen hinausgehen. Dazu zählen unter anderem:

Soziale Kompetenz: Problem- und Konfliktlösungsfähigkeit, Teamfähigkeit
Führungskompetenz: Kommunikation, Empathie, Durchsetzungsvermögen, Motivation
Zeit- und Selbstmanagement
Kundenorientierung
Weitere Fertigkeiten: Mobilität wie die Bereitschaft, im Ausland zu arbeiten

Hard Skills bezeichnen erlernbare und nachprüfbare fachliche Fähigkeiten beziehungsweise Fachkompetenzen. Hard Skills sind messbar, greifbar, nachweisbar. Zu typischen Hard Skills zählen:

Schulabschlüsse, Akademische Abschlüsse
Ausbildungsnachweise
Seminare und Fortbildungen
Fremdsprachenkenntnisse
Zertifizierungen wie zum Beispiel Projektmanagement-Standards wie PMI®, IPMA® oder PRINCE2®, agile Arbeitstechniken, Six Sigma
IT-Kenntnisse, Programmiersprachen

Fähig- und Fertigkeiten sind schwer zu quantifizieren. Doch können sie über Ergebnisse, die das Handeln sichtbar machen, benotet werden. Neben Vorgesetzten liefert auch die HR-Abteilung wertvolle Insights. Denkbar ist auch, dass sich Mitarbeiter selbst beurteilen und gegebenenfalls Kollegen, Lieferanten oder Kunden die Bewertung übernehmen. Die Skill Matrix (manchmal auch „Skillmatrix“ geschrieben) ist eine tabellarische Aufstellung, die einen Überblick der Fähigkeiten eines Teams gibt.

Die gespeicherten Daten dienen als Basis, um nach einem konkreten Anforderungsprofil den passenden Mitarbeiter auszuwählen. Denken Sie bitte daran, die Informationen regelmäßig zu aktualisieren, mindestens so häufig, wie die regelmäßigen Überprüfungen durch den Vorgesetzten stattfinden. Unter Umständen leitet sich aus der aktuellen Situation ein Schulungsbedarf ab.

Vorteile einer Skillmanagement-Software

Mit einer klassischen HR-Software ist ein skillbasierter Projekteinsatz oft nicht möglich. Eine Skill-Management-Software bietet die Möglichkeit, Stellenprofile und Skills in einer zentralen Datenbank zu hinterlegen. Mit der Kompetenz-basierten Ressourcenplanung wählen Sie Mitarbeiter nach Fähig- und Fertigkeiten aus. Das bedeutet für Sie: Sie erhalten eine qualifizierte Mannschaft. Sie vermeiden Überbuchungen, denn wenn der Mitarbeiter genehmigt ist, können Sie sicher sein, dass er auch verfügbar ist abgesehen von Krankheit, Fluktuation etc… Sie planen einen effizienteren Umgang der Ressource Mitarbeiter. Das transparente Kompetenzprofil ermöglicht Ihnen die gezielte Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter. Die Produktivität und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter steigen, wenn diese für Ihr Aufgabenpaket die passenden Kompetenzen mitbringen.

Online-Projektmanagement von TimO. Die Lösung für Ihre Aufträge und Projekte. Projektmanagement, Ressourcenmanagement, Controlling, Projektampeln, Gantt-Chart, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung. Erfahren Sie mehr über unsere Projektmanagement-Lösung.

Testen Sie die TimO Projektmanagement Software 30 Tage kostenlos und ohne Verpflichtungen.

Mehr zum Thema lesen: