Kommunikation ist eine der Kernaufgaben von intelligentem Projektmanagement (und wird dennoch mitunter – und nicht nur von manchen mundfaulen Projektmanagern – unterschätzt). Die projektentscheidende Bedeutung der Kommunikation von Oben, d.h. die angemessene Weitergabe von Informationen zur Darstellung der Projektlage als auch Maßnahmen des Marketings, steht daher im folgenden Beitrag im Fokus.
Die Technik macht’s möglich
Die leider immer noch in manchen Projekten antreffende Haltung der Projektleitung, Informationen nur bruchstückhaft oder unter Umständen gar nicht weiterzugeben, ist normalerweise nicht zu rechtfertigen. Oft genug als Mittel zur Steuerung des Projekts eingesetzt, führt diese Haltung meist zu Konflikten.
Ob Stakeholder, Projektmitarbeiter, Geschäftsführung, Öffentlichkeit etc.: Alle möchten normalerweise in unterschiedlichem Umfang in die Projektkommunikation einbezogen werden. Der Faktor Zeit, welcher manche Projektleiter immer noch zögern lässt, wenn es um die intelligente Weitergabe von Informationen geht, kann durch den maßgerechten Einsatz von Technik erleichtert werden.
Eine Projektmanagement Software wie TimO ermöglicht es zum Beispiel, wichtige Projektinformationen zentral abzulegen, um jederzeit auf dem Laufenden sein. Für Outlook bietet dieses Projektmanagement Tool ein Add-In, um die Eingangs- und Ausgangs-E-Mails als CRM-Aktivität in das TimO-System abzulegen. Auch die Projektzeiterfassung ist mit diesem Werkzeug ein Leichtes (und vor allem leicht Dokumentierbares).
Grundregeln der Kommunikation im Projekt
Unabhängig von Software Unterstützung ist Kommunikation auch im Sinne des Controlling wichtig: Die entscheidenden Daten müssen so gesammelt werden, dass sie jederzeit auf klare Art und Weise aufbereitet und dargestellt werden können. Die Kunst liegt dann nicht allein in der Darstellung, sondern auch in der Wiedergabe.
Die Grundregeln der Kommunikation (aktives Zuhören, klare, d.h. keine verdeckte Kommunikation etc.) sollten in jedem Falle im Projekt beachtet werden. Ebenso sollten partizipative und diskursive Strategien, in denen Feedback und Debatten möglich sind, bevorzugt werden. Die schon erwähnte repressive Strategie birgt Konfliktpotenzial.
Entscheidend für eine erfolgreiche Projektkommunikation ist auch, dass diese regelmäßig, frühzeitig, ehrlich, proaktiv und interaktiv erfolgt. Die Form sollte dabei dem Anlass angemessen sein: Ein Drei-Mann-Projekt braucht nach Innen keinen Projektnewsletter, wohingegen ein großes öffentliches Projekt unter Umständen noch viel mehr braucht (eigene Homepage, Informationsveranstaltungen, Mailverteiler etc.). (Zu den verschiedenen Elementen der Kommunikation gleich noch mehr). Wichtig ist auch, in der Kommunikationsmatrix die verschiedenen Zielgruppeninteressen effizient zu berücksichtigen (wobei wiederum eine intelligente Projektmanagement Software manches vereinfachen helfen kann). Das Entscheidende ist bei allem der Wille der Projektleitung.
Elemente der Kommunikation
Zu den bereits genannten Elementen Homepage, Mailverteiler und Infoveranstaltungen gibt es zusätzlich die Möglichkeiten, Projektbesprechungen, Berichte, Hintergrundgespräche, Präsentationen, eine Hotline, ein Schwarzes Brett (auch im digitalen Zeitalter immer noch von Wert!), einzurichten. Die Medienarbeit ist ein Sonderbereich, für den freilich dieselben Regeln wie allgemein für die erfolgreiche Projektkommunikation gelten (ehrlich, umfassend, der Sache angemessen etc.). Marketing-Maßnahmen sind unter dem Aspekt des Generierens von Folgeaufträgen und der Frage der Budgetierung ebenfalls wichtig.
Kurz gesagt: Kommunikation im Projektmanagement ist eine für den Projekterfolg wesentliche Aufgabe. Hinsichtlich Controlling und Effektivität kann eine Projektmanagement Software (Stichwort Emailflut) manches erleichtern helfen. Die Entscheidung für diese wie auch eine intelligente Kommunikation muss allerdings „oben“ erfolgen und von dort auch gelebt werden. Die TimO Projektmanagement Software hilft hier enorm, die Kommunikation effektiv zu gestalten. Auf diese Weise kann zusätzlich ein für dieses sowie für alle Nachfolgeprojekte wesentliches Element entstehen: Vertrauen. Und mit Vertrauen arbeitet es sich wesentlich leichter. (Und erfolgreicher).
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