Besonders in Unternehmen ist es wichtig, projektbezogene Aufgaben gekonnt zu managen. Projektleitern müssen konkrete Ziele definieren, Projekte überwachen und gegebenenfalls nachjustieren, um zum Erfolg zu kommen. Zu einem erfolgreichen Projektmanagement gehört, dass alle Beteiligten eines Projektes wissen, wohin die Reise gehen soll. Sie wissen, wie und mit welches Mitteln etwas zu realisieren ist und in welcher Zeit dies geschieht. Der chinesische Philosoph Laozi soll einst gesagt haben: „Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg.“ Und genau das trägt entscheidend zum Erfolg eines Projektes bei.
Ziele klar formulieren und kommunizieren
Ein Projektziel besteht nicht nur aus dem Endergebnis. Zunächst muss allen Beteiligten eines Projekts klar sein, welches Ergebnis zu welchem Zeitpunkt erreicht werden soll. Das Projektziel muss eindeutig formuliert werden und dessen Erreichungsgrad messbar sein. Die Termine für Beginn und Ende für das gesamte Projekt sowie für eventuelle Meilensteine sind jedem Mitarbeiter klar. Zudem ist es wichtig, dass jeder Teilnehmer weiß, welche Aufgaben er erledigt, und welche Mittel zur Verfügung stehen.
Bereits bei der Definition der Ziele ist es wichtig, auf genügend Handlungsspielraum zu achten. So können alle mit dem Projekt verfolgten Ergebnisse unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen (Zeit und Kosten) erreicht werden. Hierbei ist es wichtig, dass die Ziele realistisch sind und innerhalb der definierten Zeiten mit den gegebenen Mitteln umzusetzen sind. Der Kompetenzbereich der Projektleiter darf dabei nicht überschritten werden. Natürlich dürfen sich Projektziele nicht widersprechen oder gar gegen die Strategien des Unternehmens arbeiten. Welche Politik die eigene Firma verfolgt, muss allen Projektmitarbeitern von vornherein klar sein. Zu Beginn eines Projekts müssen die Verantwortlichen klar formulieren, anhand welcher Größen, Merkmale und Kennzahlen die Ergebnisse gemessen und beurteilt werden. Die Prozesse lassen sich dadurch effektiv kontrollieren und steuern. Einzelne Meilensteine können ausgewertet werden und das eigentliche Projektziel wird erreicht.
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Projektteam bilden und Aufgaben delegieren
Bei der Zusammenstellung des Teams ist darauf zu achten, dass es so klein wie möglich und so groß wie überhaupt notwendig ist. Dies gewährleistet die effiziente Projektkommunikation. In kleinen Teams werden Entscheidungen schneller getroffen und eventuell auftretende Konflikte unkompliziert bewältigt. Je nach Qualifikation der Mitarbeiter werden die zu erledigenden Aufgaben sinnvoll koordiniert. Projektmanager sorgen dafür, dass je nach Kenntnissen, Wissensstand und Erfahrungen der Teammitglieder die Tätigkeiten im vorgegeben Budget effizient durchgeführt werden. Das Vertrauen zu den Mitarbeitern sowie deren Fähigkeiten spielt bei der Delegierung der Aufgaben eine Schlüsselrolle. Wie erfahren sind die einzelnen Teammitglieder in den jeweils zuzuordnenden Tätigkeiten, die ausgeführt werden sollen? Wo besteht Erklärungsbedarf zu bestimmten Bereichen innerhalb eines Projekts? Wo fehlen eventuell noch Hintergrundinformationen?
Mitarbeiter ausreichend motivieren und fördern
Die Qualifikationen der Teammitglieder allein reichen nicht aus, um durch sie ein Projekt erfolgreich zu managen und hervorragende Ergebnisse zu erreichen. Jeder Mensch zehrt von eigenen Erfolgen. Diese können jedoch nur erreicht werden, wenn man motiviert genug ist. Erfolgreiche Projektleiter erkennen die Leistungen eines Mitarbeiters an und die übertragene Verantwortung. Es gilt, Vertrauen zu schaffen und die Motivation zu fördern.
Projektmanagement ist keine leichte Aufgabe.
Nur mit klar definierten Zielen, die jedem einzelnen Teammitglied eines Projekts unmissverständlich kommuniziert werden, ist ein erfolgreiches Ergebnis möglich. Jeder Beteiligte muss wissen, zu welchen Zeitpunkten Aufgaben erledigt werden müssen. Zudem müssen Mitarbeiter nicht nur qualifiziert, sondern auch motiviert genug sein, um ein Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Projektmanagement ist keine leichte Aufgabe. Erlernbar sind Grundlagen, Methoden und Standards. In eine PM-Software hat man sich schnell eingearbeitet. Erfahrungen muss jeder einzelne Projektmanager selbst sammeln, auf denen er aufbaut und Prozesse optimieren kann.
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