Möglichkeiten Projekte und Aufträge in einem Unternehmen zu verwalten gibt es viele. Das gleiche trifft auf die Abrechnung von Projekten, die Ressourcenplanung, die Verwaltung und Abrechnung von Reisekosten und das Management von Kundenanfragen zu. Oft setzen Unternehmen für diese unterschiedlichen Aufgaben verschiedene Einzellösungen ein. Mit Excel Tabellen, E-Mails und Stundenzetteln versuchen Unternehmen die Aufgaben zu bearbeiten.
Welche Funktionen werden für ein gutes Online-Projektmanagement benötigt?
Online-Projektverwaltungssysteme speichern alle Projekte, Teilschritte, Projektzeiten und Projektkosten online und stellen eine Art Echtzeit-Verwaltungsapparat für die Projekte, Ressourcen und Kosten dar. Sie bilden den gesamten Projektprozess ab. Jeder Teilschritt und jeder Vorgang kann separat betrachtet und ausgewertet werden. Gleichzeitig lassen sich Dokumente, Protokolle und Verträge den verschiedenen Teilschritten und Vorgängen zuordnen.
- Buchung der Arbeitszeiten auf Projekte, Kostenstellen oder Tätigkeiten
- Projektbezogene Zeiterfassung auch über das Smartphone möglich
- Gantt-Diagramme und Meilensteine für die Projektverfolgung
- Budgetierung und Controlling der Projektbudgets
- Hinterlegung von unterschiedlichen Stundensätzen für Kunden und Projekte
- Berücksichtigung von fakturierbaren und nicht fakturierbaren Arbeitsstunden
- Ressourcenpläne für interne Mitarbeiter und Freelancer
- Automatische Versionierung von Dokumenten, Protokollen, Verträgen
- Sperrung einzelner Projekte und Teilschritte für Mitarbeiter, Teams, Abteilungen
- Automatisches Warnsystem bei der Überschreitung von Zeiten und Kosten
- Verwaltung von Rollen und Rechten für Mitarbeiter und Teams
- Integrierte Teamkalender, Urlaubsverwaltung und Arbeitszeitauswertung
- Abrechnung und Faktura direkt in der Software
- Schnittstellen zur Datenübergabe an Warenwirtschafts- und Lohnprogramme
In der interaktiven Online-Projektmanagement-Lösung werden alle Projekte in einer Multiprojektumgebung effektiv verwaltet. Der aktuelle Status, Projektzeiten und Kosten sind jederzeit einsehbar; die Zuordnung zu einem Auftrag, Projekt oder Kunden erfolgt per Mausklick. Als Unternehmen stehen Sie vor der Frage, welche Tools Sie zur Koordination einzelner Projekte und Aufträge einsetzen sollen. Moderne Projektmanagement-Systemen lösen verschiedene Insellösungen ab und punkten in allen Bereichen. Sie haben aber noch viele weitere Vorteile:
Vorteil 1: Zeitersparnis
Zeit = Geld – der Leitsatz eines erfolgreichen Unternehmens. Warum nicht mit einer Online Projektverwaltung Zeit und damit Geld sparen? Dieses System minimiert den Aufwand des Projektmanagements und der Projektzeiterfassung auf ein Minimum. Ebenso von Vorteil ist, dass ein Großteil der im Unternehmen stattfindenden Prozesse einfacher strukturiert wird. Auch das bringt eine Zeitersparnis.
Vorteil 2: Verfügbarkeit
Projektdaten, Zeiten und Kosten sind in der Cloud immer und sicher verfügbar. Sie können diese mit jedem Gerät, das eine Internetverbindung hat, abrufen. Ort und Zeit spielen keine Rolle. Alle Änderungen und Überschreitungen sind sofort sichtbar. Das schafft Transparenz und Sicherheit.
Vorteil 3: Transparenz
Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf die für ihn freigegebene Projekte und Teilschritte. So kann jeder Mitarbeiter Projektzeiten und Reisekosten direkt auf das Projekt buchen. Auch Kunden und externe Dienstleister können Zugriff auf bestimmte Teilschritte bekommen. Vorteile ergeben sich nicht nur für Unternehmen, die das Online-System für das Projektmanagement nutzen. Auch die Kommunikation innerhalb mehrerer Teams und Abteilungen wird deutlich einfacher.
Vorteil 4: Keine Zusatzkosten, Kosten entsprechen der Nutzung
Sie können Ihre Kosten mit einer Online-Projektsoftware langfristig planen und nur so viel zahlen wie Sie wirklich gerade benötigen. Die monatliche Gebühr beinhaltet in der Regel sämtliche Kosten für die Nutzung des Projekttools. Dazu gehören auch Lizenzkosten, Supportkosten sowie Kosten für Hosting, Wartung und Software-Updates. Sie bezahlen monatlich nur für die Leistung, die Sie wirklich gerade benötigen. Je nach Auftragslage können Mitarbeiterlizenzen kurzfristig aufgestockt oder reduziert werden.
Vorteil 5: Vermeidung von bürokratischem Aufwand
Ein einheitliches System minimiert den bürokratischen Aufwand für Projekte. Änderungen und Erweiterungen für ein Projekt werden sofort eingefügt und ausgelesen. Projektleiter und Team-Mitarbeiter bekommen eine automatische Meldung bei entsprechenden Änderungen.
Vorteil 6: Kommunikation mit System
Es ist gut, wenn jeder Mitarbeiter weiß, welche Projektaufgaben als nächstes bearbeitet werden müssen. Als Schnittstelle zwischen den einzelnen Projektteilnehmern bieten Ticket-Systeme die Möglichkeit, eindeutige Bezeichnungen zu wählen. Die Vergabe einer ID ist eine von vielen Optionen. Lästiges Durchblättern einzelner Tickets entfällt somit.
Fazit: Online-Projektmanagement-Lösungen sind für Unternehmen unverzichtbar
Sie schaffen Produktivität, Transparenz und Kontrolle und sind ein einfaches Kommunikationsmittel zwischen Mitarbeitern sowie Abteilungen. Davon profitieren nicht nur größere Unternehmen, sondern auch kleine Betriebe oder einzelne Projektteams.
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