SWOT-Analyse im Projektmanagement einfach erklärt

Ein Projekt ist der planvolle Übergang von einem Ist-Zustand in einen Soll-Zustand. Zur Zielerreichung bedarf es dabei einer sorgsam erarbeiteten Projektstrategie – umso wichtiger ist es also, vor dem ersten Schritt die Ausgangssituation zu analysieren. Denn erst wenn genau bestimmt wurde, wo man steht, lässt sich exakt festlegen, auf welche Weise (bzw. mit welchen Mitteln und Ressourcen) man möglichst effizient ans Ziel kommt. Zur Entwicklung einer erfolgversprechenden Projektstrategie wird im Projektmanagement daher oft die in den 1960ern an der Harvard University entwickelte SWOT-Analyse eingesetzt. Auch im strategischen Management und im Marketing ist diese seit Langem etabliert.

Unternehmens- und Umweltanalyse

Hier wie dort geht es im Kern um eine realistische Positionierung. So zielt die SWOT-Analyse auch im Projektmanagement darauf ab, interne Schwächen und Stärken gegen externe Risiken und Chancen abzuwägen, um davon ausgehend folgerichtige Schlüsse für alle weiteren Schritte ziehen zu können. Dazu werden unternehmensseitige Faktoren (Unternehmensanalyse) und äußere Faktoren (Umweltanalyse) ermittelt, die potenziell mitentscheidend für den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts sind. Diese werden danach strukturiert zueinander in Beziehung gesetzt, um auf dieser Wissensbasis konkrete Handlungsanweisungen für die Projektumsetzung zu formulieren.

Auf eindeutige Differenzierung achten!

Die SWOT-Analyse ist ein sehr einfaches Instrument, wird aber gelegentlich falsch angewendet. So besteht ein typischer Fehler in der Verwechslung interner Stärken und externer Chancen bzw. interner Schwächen und externer Risiken. Dadurch wird das Ergebnis in erheblichem Maße verzerrt und ist letztlich völlig unbrauchbar. Hieraus abgeleitete Strategien führen in aller Regel zum partiellen oder kompletten Scheitern von Projekten. Ein teures „Vergnügen“. Nachfolgend daher ein paar hilfreiche Stichworte zur besseren Differenzierung.

Interne Stärken und Schwächen sind direkt beinflussbar und können u. a. sein:

Marktposition
Skills der Mitarbeiter
Produkt/Marke
Unternehmenskultur
Finanzierung/Budget

Externe Chancen und Risiken sind nicht direkt beeinflussbar und bestehen u. a. in:

Marktentwicklung
Skills der Wettbewerber
Gesetzliche Rahmenbedingungen
Technologische Neuerungen
Ökologische und politische Faktoren

Basis für die Strategieentwicklung

Sind alle projektrelevanten Daten einmal zusammengetragen, so wird eine SWOT-Matrix erstellt, um auf dieser Grundlage eine Projektstrategie zu entwickeln. Dazu werden die eruierten Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken wie folgt in Frageform miteinander kombiniert:

Welche internen Stärken können wir nutzen, um von externen Chancen zu profitieren? (S-O)
Welche internen Schwächen müssen wir abbauen, um von externen Chancen profitieren zu können? (W-O)
Welche internen Stärken können wir nutzen, um externe Risiken zu minimieren? (S-T)
Welche internen Schwächen müssen wir abbauen, um externe Risiken minimieren zu können? (W-T)

Aus den Antworten auf diese Fragen ergibt sich jedoch noch keine Strategie an sich! Das leistet die SWOT-Analyse nicht. Vielmehr weisen die Antworten einen Weg in die richtige Richtung. Sie geben einen ersten wichtigen Impuls. Von der SWOT-Analyse im Projektmanagement darf man also weder zu viel noch zu wenig erwarten – allerdings können auf diese Weise die Weichen für die finale Projektstrategie gestellt werden. Die SWOT-Analyse ist nur ein erster Schritt im Projektmanagement – danach sollten Sie auf bewährte Instrumente wie unsere Software für erfolgreiches Projekthandling setzen!

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