Projektzeiterfassung einführen: Alles, was Sie wissen müssen

Eine Projektzeiterfassung einzuführen, wirft viele Fragen auf: Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen? Wie vermeiden Sie typische Fehler? Und wie stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter das System auch wirklich nutzen? In diesem Ratgeber finden Sie klare Antworten, praxisnahe Tipps und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine erfolgreiche Einführung.

Definition: Was ist Projektzeiterfassung?

Projektzeiterfassung bezeichnet die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten, die für ein bestimmtes Projekt aufgewendet werden. Sie ermöglicht eine genaue Zuordnung der Zeiten zu Aufgaben oder Projektphasen. Im Unterschied zur allgemeinen Zeiterfassung dient sie der besseren Planbarkeit, Kostenkontrolle und Ressourcenoptimierung.

Warum ist die Projektzeiterfassung wichtig?

Ohne eine strukturierte Projektzeiterfassung fehlt Ihnen der Überblick, wie viel Zeit tatsächlich für einzelne Projekte und Tätigkeiten aufgewendet wird. Das kann zu ineffizienten Prozessen, ungenauen Abrechnungen und unkontrollierten Budgetüberschreitungen führen. Auch die Auslastung der Mitarbeiter bleibt oft undurchsichtig, was Überlastung oder Leerlauf begünstigt.

Die größten Herausforderungen ohne Projektzeiterfassung

Wenn Zeiten nicht gezielt auf Projekte gebucht werden, entstehen folgende Probleme:

• Fehlende Daten für die Kalkulation → Angebote und Budgets basieren auf Schätzungen statt auf realen Werten.
• Unklare Wirtschaftlichkeit → Der tatsächliche Zeitaufwand bleibt ungenau, was die Bewertung von Projekten erschwert.
• Schwierige Optimierung → Prozesse lassen sich ohne belastbare Zahlen nicht gezielt verbessern.
• Unsichere Abrechnung → Erbrachte Leistungen sind schwer belegbar, was zu Diskussionen mit Kunden führen kann.

Die Vorteile einer strukturierten Zeiterfassung mit Projektverwaltung

Mit einer klaren Projektzeiterfassung profitieren Sie von:

• Besserer Planbarkeit → Sie wissen genau, wie lange Tätigkeiten wirklich dauern.
• Genaurer Kostenkontrolle → Sie erkennen frühzeitig, ob Projekte rentabel sind.
• Effizienterer Ressourcennutzung → Ãœberlastungen und Leerlauf werden vermieden.
• Transparente Abrechnung → Kunden und interne Stakeholder erhalten klare Nachweise.

Eine digitale Lösung automatisiert die Erfassung, vermeidet Fehler und integriert sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme. So wird die Projektzeiterfassung zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen.

Was kostet eine Projektzeiterfassungssoftware?

Die Kosten für eine Projektzeiterfassungssoftware hängen von mehreren Faktoren ab. Entscheidend sind das Lizenzmodell, Anzahl der Nutzer und der Funktionsumfang. Während einige Anbieter kostenlose Basisversionen anbieten, kosten professionelle Lösungen mit erweiterten Funktionen je nach Modell zwischen 5 und 50 Euro pro Nutzer und Monat.

Es gibt drei gängige Preismodelle:

• Kostenlose oder günstige Lösungen → Oft mit eingeschränkten Funktionen oder Nutzerlimits, geeignet für kleine Teams.
• Mittelpreisige Software (5–20 € pro Nutzer/Monat) → Bietet meist alle Kernfunktionen wie Zeiterfassung, Berichte und Exportmöglichkeiten.
• Enterprise-Lösungen (20–50 €+ pro Nutzer/Monat) → Inklusive Automatisierungen, Integrationen und erweiterten Reporting-Tools, ideal für größere Unternehmen.

Zusätzlich können einmalige Einrichtungskosten oder Gebühren für Support und Schulungen anfallen. Entscheidend ist, den Nutzen gegenüber den Kosten abzuwägen: Eine leistungsfähige Lösung spart Zeit, optimiert Prozesse und kann sich schnell amortisieren.

ROI einer Projektzeiterfassung: Lohnt sich die Investition?

Die Investition in eine Projektzeiterfassung zahlt sich meist schnell aus. Weniger manuelle Eingaben, präzise Abrechnungen und eine bessere Ressourcennutzung führen zu messbaren Effizienzsteigerungen. Der Return on Investment (ROI) ergibt sich aus eingesparter Arbeitszeit, reduzierten Fehlerkosten und einer optimierten Projektsteuerung.

Schätzwerte zur Produktivitätssteigerung

Untersuchungen und Erfahrungswerte aus Unternehmen zeigen, dass eine digitale Zeiterfassung die Arbeitszeitverschwendung um 5–15 % reduzieren kann. Die größten Einsparpotenziale entstehen durch:

• Automatisierung → Manuelle Zeiteingaben und doppelte Erfassungen entfallen.
• Bessere Transparenz → Teams erkennen ineffiziente Prozesse und optimieren ihre Abläufe.
• Effizientere Ressourcennutzung → Engpässe und unausgewogene Arbeitslasten lassen sich frühzeitig erkennen.

Ein einfaches Rechenbeispiel:
Wenn ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitern täglich nur 20 Minuten Zeit pro Person einspart (z. B. durch weniger Nachfragen, exakte Abrechnung oder schnellere Erfassung), entspricht das etwa 16,5 Stunden pro Tag. Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 50 € summiert sich das auf über 200.000 € Einsparung pro Jahr – ohne Berücksichtigung weiterer Vorteile wie bessere Abrechenbarkeit und Projektsteuerung.

Methoden der Projektzeiterfassung: Welche Lösungen gibt es?

Manuelle vs. digitale Projektzeiterfassung

Die manuelle Zeiterfassung erfolgt oft mit Papierlisten oder Excel-Tabellen, in die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten eintragen. Diese Methode ist einfach umzusetzen und verursacht keine zusätzlichen Softwarekosten. Allerdings sind manuelle Einträge fehleranfällig, aufwendig in der Verwaltung und bieten wenig Möglichkeiten zur Analyse.

Wann reicht eine Projektzeiterfassung mit Excel?

Excel kann eine kostengünstige Lösung für kleine Teams oder Einzelunternehmer sein, die nur gelegentlich Zeiten erfassen müssen. Besonders wenn nur wenige Projekte parallel laufen und keine automatischen Auswertungen oder Schnittstellen zu anderen Systemen benötigt werden, kann Excel ausreichen.

Allerdings stößt die Zeiterfassung mit Excel schnell an Grenzen:

• Fehlende Automatisierung → Mitarbeiter müssen Zeiten manuell eintragen und berechnen.
• Steigender Verwaltungsaufwand → Bei vielen Projekten wird die Pflege von Excel-Tabellen unübersichtlich.
• Hohes Fehlerpotenzial → Tippfehler oder Formelfehler können Abrechnungen und Analysen verfälschen.

Digitale Lösungen automatisieren die Erfassung, ermöglichen eine direkte Buchung auf Projekte und Aufgaben und sparen Zeit. Besonders Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern oder komplexen Projekten profitieren von einer fehlerfreien, strukturierten und auswertbaren Zeiterfassung.

Digitale Lösungen für die Projektzeiterfassung

Moderne Projektzeiterfassung-Software automatisiert die Zeiterfassung und reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Anstatt Zeiten manuell zu notieren und später mühsam auszuwerten, können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt auf Projekte und Aufgaben buchen – oft mit Start-Stopp-Funktionen, automatischen Berechnungen und Echtzeit-Auswertungen. Das sorgt für mehr Genauigkeit, weniger Fehler und eine schnellere Abrechnung.

Neben klassischer Desktop-Software gibt es verschiedene Speziallösungen:

• Projektzeiterfassungs-Apps ermöglichen eine mobile Zeiterfassung direkt auf dem Smartphone oder Tablet. Besonders Teams, die viel unterwegs sind oder remote arbeiten, profitieren von einer flexiblen Lösung, die ortsunabhängig und in Echtzeit nutzbar ist.
• Auftragszeiterfassungssoftware ist ideal für Dienstleister und Handwerksbetriebe, die Arbeitszeiten direkt beim Kunden erfassen müssen. Sie ermöglicht eine präzise Dokumentation von Tätigkeiten und sorgt für eine exakte Abrechnung von Aufträgen.
• Leistungserfassungssoftware geht noch einen Schritt weiter: Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die detaillierte Abrechnungen nach Stunden, Leistungen oder Tätigkeiten benötigen. So lassen sich auch komplexe Projektabrechnungen und Nachweise für Kunden oder Fördermittelgeber erstellen.

Welche Lösung die beste ist, hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Während klassische Projektzeiterfassung Software für viele Unternehmen ausreicht, bieten spezialisierte Lösungen mehr Flexibilität und branchenspezifische Funktionen. Wichtig ist, dass die gewählte Software einfach zu bedienen ist und sich nahtlos in bestehende Systeme integriert.

Cloud vs. On-Premise: Welche Lösung passt besser?

Bei der Wahl einer Projektzeiterfassungssoftware stehen Unternehmen vor der Entscheidung zwischen einer Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung aus der Cloud und einer On-Premise-Variante. Während On-Premise-Software volle Datenkontrolle bietet, sind moderne SaaS-Lösungen oft flexibler, kosteneffizienter und oft genauso sicher – besonders, wenn der Anbieter Server in Deutschland betreibt und höchste Datenschutzstandards erfüllt.

SaaS-Lösungen: Flexibel, sicher und effizient

SaaS-Modelle werden über das Internet bereitgestellt und erfordern keine eigene IT-Infrastruktur. Sie bieten:

• Schnelle Implementierung – sofort einsatzbereit ohne aufwendige Installation.
• Ortsunabhängigen Zugriff – ideal für Teams im Homeoffice oder auf Dienstreisen.
• Automatische Updates & Wartung – der Anbieter übernimmt Sicherheitspatches und Updates.
• Hohe Datenschutzstandards – DSGVO-konforme Anbieter mit Serverstandort in Deutschland bieten höchste Sicherheit.
• Skalierbarkeit – Unternehmen können jederzeit Benutzer oder Funktionen hinzufügen, ohne große IT-Anpassungen vorzunehmen.

Früher galten SaaS-Lösungen als weniger sicher, doch moderne Anbieter wie TimO und andere europäische Softwarelösungen setzen auf Verschlüsselung, ISO-zertifizierte Rechenzentren und strenge Datenschutzrichtlinien. Dadurch profitieren auch große Unternehmen von der Flexibilität, Skalierbarkeit und geringen IT-Belastung einer SaaS-Lösung, ohne Abstriche beim Datenschutz zu machen.

On-Premise-Lösungen: Volle Kontrolle, aber höherer Aufwand

On-Premise-Software wird auf den eigenen Servern installiert und betrieben. Sie bietet:

• Maximale Datenkontrolle – alle Informationen verbleiben im Unternehmen.
• Individuelle Anpassungsmöglichkeiten – tiefere Integration in bestehende Systeme möglich.

Allerdings bringt On-Premise auch Herausforderungen mit sich: hohe Anschaffungskosten, längere Implementierungszeiten und kontinuierlichen Wartungsaufwand. Zudem sind Unternehmen selbst für Sicherheitsupdates und den Schutz vor Cyberangriffen verantwortlich.

Welche Lösung passt besser?

• Kleine und mittelständische Unternehmen profitieren meist von einer SaaS-Lösung, da sie günstiger, flexibler und wartungsfrei ist.
• Auch große Unternehmen setzen zunehmend auf SaaS, um von der höheren Skalierbarkeit und geringeren IT-Belastung zu profitieren.
• On-Premise lohnt sich vor allem für Unternehmen mit besonders strikten Datenschutzvorgaben oder hochsensiblen Daten, bei denen eine externe Speicherung ausgeschlossen ist.

Für die meisten Unternehmen ist eine SaaS-Lösung die bessere Wahl, da sie weniger IT-Aufwand, schnelle Implementierung und höchste Sicherheitsstandards bietet – besonders, wenn der Anbieter deutsche oder europäische Server nutzt.

Gesetzliche Pflichten: Was Sie bei der Projektzeiterfassung beachten müssen

Die gesetzlichen Vorgaben zur Zeiterfassung haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Während das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bereits vorschreibt, dass Überstunden dokumentiert werden müssen, hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) 2022 klargestellt, dass Unternehmen generell zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet sind. Eine gesetzliche Konkretisierung steht zwar noch aus, doch Unternehmen sollten sich frühzeitig auf digitale Lösungen einstellen.

Projektzeiterfassung vs. Arbeitszeiterfassung

Wichtig zu verstehen ist, dass eine Projektzeiterfassung keine Anwesenheitserfassung ist. Sie dient dazu, Arbeitszeiten projektbezogen zu erfassen, nicht zur Kontrolle der Anwesenheit oder zur Dokumentation von Pausen. Die gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung betrifft jedoch Anwesenheitszeiten.

Unternehmen, die beide Aspekte abdecken möchten, können auf integrierte Lösungen setzen. Viele Anbieter ermöglichen eine modulare Erweiterung, sodass neben der Projektzeiterfassung auch eine gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung möglich ist.

Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats

Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Ausgestaltung der Zeiterfassung. Während Arbeitgeber selbst über die Einführung eines Zeiterfassungssystems entscheiden, kann der Betriebsrat mitbestimmen, wie die Zeiterfassung konkret ausgestaltet wird.

Laut einer Entscheidung des LAG München kann der Betriebsrat eine Regelung zur Zeiterfassung erzwingen – allerdings nicht die grundsätzliche Einführung, sondern die Art und Weise der Erfassung. Unternehmen sollten den Betriebsrat daher frühzeitig einbinden, um eine gemeinsam abgestimmte und praxistaugliche Lösung zu finden.

Datenschutz und Mitarbeiterrechte

Bei der digitalen Zeiterfassung gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die erfassten Daten geschützt, nicht zweckentfremdet und nur für zulässige Zwecke genutzt werden. Zudem besteht eine Transparenzpflicht: Mitarbeiter müssen wissen, welche Daten erfasst werden und wer Zugriff darauf hat.

Wichtige Datenschutzaspekte sind:

• Datenminimierung: Es dürfen nur die für den jeweiligen Zweck nötigen Informationen erfasst werden.
• Speicherfristen: Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden – Unternehmen sollten klare Löschfristen definieren.
• Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen dürfen Zeiterfassungsdaten einsehen und verarbeiten.

Gerade bei cloudbasierten Lösungen sollten Unternehmen darauf achten, dass der Anbieter DSGVO-konforme Serverstandorte in Deutschland oder der EU nutzt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung der Projektzeiterfassung

Von der Planung zur erfolgreichen Umsetzung: Eine Projektzeiterfassung entfaltet ihren vollen Nutzen nur, wenn sie richtig eingeführt und konsequent genutzt wird. Wir zeigen Ihnen, worauf es ankommt – von der Zieldefinition über die richtige Softwarewahl bis hin zur erfolgreichen Integration in Ihren Arbeitsalltag.

Ziele und Anforderungen definieren

Bevor Sie eine Projektzeiterfassung einführen, sollten Sie klare Ziele und Anforderungen festlegen. Möchten Sie die Abrechnung erleichtern, interne Prozesse optimieren oder mehr Transparenz über den Zeitaufwand einzelner Projekte schaffen? Je nach Branche und Geschäftsmodell können die Anforderungen stark variieren:

• Dienstleister & Agenturen: Abrechenbare Zeiten für Kundenprojekte müssen genau dokumentiert und Rechnungen automatisch erstellt werden.
• IT & Softwareentwicklung: Die Zeiterfassung sollte entweder integrierte Projektmanagement-Funktionen bieten oder eine Anbindung an gängige PM-Tools wie Jira, Trello oder Asana ermöglichen.
• Handwerk & Baugewerbe: Eine mobile Lösung mit GPS-Tracking ermöglicht die Zeiterfassung direkt auf der Baustelle.
• Beratung & Coaching: Zeiterfassung sollte mit Kalendern synchronisierbar sein, um Meetings und Beratungsstunden automatisch zu erfassen.
• Interne Unternehmensprojekte: Die Lösung sollte eine einfache Bedienung bieten und in HR- oder Controlling-Systeme integriert werden können.

Typische Anforderungen an eine Projektzeiterfassung

Damit Sie die passende Software auswählen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Erfassungstypen: Soll nur die reine Arbeitszeit erfasst werden oder auch Pausen, Reisezeiten und Ãœberstunden? Besonders für Außendienst, Handwerk oder Beratung ist dies entscheidend.
• Geräte & Plattformen: Brauchen Sie eine mobile Lösung (App) für den Außeneinsatz oder reicht eine Desktop-Anwendung?
• Projekt- und Aufgabenbuchung: Ist eine Zuordnung zu Projekten, Kunden oder Tätigkeiten erforderlich? Dienstleister und Agenturen benötigen oft detaillierte Buchungsmöglichkeiten.
• Abrechnung & Reporting: Welche Berichte und Exportfunktionen sind erforderlich? IT-Teams benötigen z. B. Auswertungen nach Sprints, während Handwerksbetriebe eine direkte Rechnungsstellung aus der Zeiterfassung heraus benötigen.
• Integration in bestehende Systeme: Muss die Zeiterfassung mit Buchhaltung (DATEV), ERP (SAP) oder PM-Tools (Jira, Asana, Trello) kompatibel sein?
• Automatisierungsmöglichkeiten: Soll die Software Erinnerungen, Start-Stopp-Funktionen oder automatische Berechnungen bieten? Besonders für Agenturen und Beratungsunternehmen kann dies wertvolle Zeit sparen.

Je genauer Sie Ihre Anforderungen definieren, desto leichter fällt Ihnen die Auswahl der richtigen Lösung. Gleichzeitig vermeiden Sie spätere Anpassungen und Akzeptanzprobleme. Wenn Sie sich im Vorfeld mit den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter auseinandersetzen, stellen Sie sicher, dass die Lösung nicht nur technisch funktioniert, sondern auch im Alltag genutzt wird.

Die richtige Software oder Methode wählen

Viele Unternehmen starten mit einer Excel-basierten Projektzeiterfassung, stoßen aber schnell an Grenzen: Manuelle Einträge sind fehleranfällig, Auswertungen zeitaufwendig und eine gemeinsame Nutzung in Teams oft kompliziert. Eine spezialisierte Projektzeiterfassungssoftware spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für mehr Genauigkeit, Transparenz und Automatisierung.

Welche Lösung passt zu Ihrem Geschäftsmodell?

Die Wahl der richtigen Software hängt stark von der Art der Projekte ab:

• Freiberufler & kleine Teams: Eine einfache, günstige Lösung oder eine Excel-Vorlage kann ausreichen.
• Agenturen & Beratungen: Eine Lösung mit integrierter Rechnungsstellung, Stundensätzen und Abrechnungsfunktionen ist essenziell.
• IT & Softwareentwicklung: Die Projektzeiterfassung sollte entweder umfangreiche Projektmanagement-Funktionen enthalten oder eine nahtlose Integration mit Tools wie Jira oder Trello ermöglichen.
• Handwerk & Außendienst: Eine mobile App mit GPS-Tracking und Offline-Funktion wird benötigt.
• Unternehmen mit komplexen Projekten: Eine anpassbare Lösung mit Rollen- und Berechtigungsmanagement ist sinnvoll.

Weitere Auswahlkriterien

Neben den Funktionen sollten Sie auch folgende Aspekte berücksichtigen:

• Wie einfach ist die Einführung? Gibt es Schulungen oder Support vom Anbieter?
• Wie schnell lässt sich die Software in den Arbeitsalltag integrieren?
• Wie flexibel ist die Abrechnung? Gibt es eine nutzerbasierte oder pauschale Preisstruktur?
• Gibt es einen Telefonsupport in Deutschland? Direkter Kontakt ist besonders hilfreich bei Fragen zur Einrichtung oder Anpassung.
• Welche Anbieter haben sich bewährt?

Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose Testphase an – manche, wie TimO, sogar eine 30-tägige Testphase. So können Sie die Software unverbindlich ausprobieren und prüfen, ob sie wirklich zu Ihrem Geschäftsmodell passt.

Die Wahl der richtigen Software ist eine langfristige Investition, die sich direkt auf Effizienz, Transparenz und Wirtschaftlichkeit in Ihren Projekten auswirkt. Nehmen Sie sich daher die Zeit, verschiedene Tools zu testen und die Lösung zu wählen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Mitarbeiter einbinden und Change Management

Die beste Projektzeiterfassungssoftware bringt wenig, wenn sie nicht konsequent genutzt wird. Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg, denn eine neue Zeiterfassung verändert gewohnte Abläufe. Wer das System als zusätzliche Kontrolle oder unnötige Bürokratie empfindet, wird es nur widerwillig nutzen. Deshalb ist es wichtig, frühzeitig zu kommunizieren, welche Vorteile die Zeiterfassung bringt – sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter selbst.

Warum die Akzeptanz der Mitarbeiter entscheidend ist

Mitarbeiter sollten verstehen, dass eine strukturierte Projektzeiterfassung nicht zur Ãœberwachung dient, sondern ihre Arbeit transparenter macht. Klare Vorteile sind:

• Faire Verteilung der Arbeitslast, da Ãœberlastungen besser erkannt werden.
• Genaue Erfassung von Ãœberstunden, was eine korrekte Abrechnung erleichtert.
• Bessere Planbarkeit von Projekten, sodass realistische Zeitvorgaben möglich sind.

Ein offener Dialog hilft, Ängste abzubauen und die Einführung positiv zu begleiten.

Erfolgreiches Change Management: So gelingt die Einführung

Damit die Einführung reibungslos verläuft, sollten Sie folgende Maßnahmen ergreifen:

1. Frühzeitig informieren: Erklären Sie den Sinn und die Vorteile der Zeiterfassung in Meetings, E-Mails oder Schulungen.
2. Feedback einholen: Lassen Sie Mitarbeiter Wünsche und Bedenken äußern, um Widerstände frühzeitig zu erkennen.
3. Mitarbeiter aktiv einbinden: Lassen Sie Ihre Teams verschiedene Softwarelösungen testen, um sicherzustellen, dass sie sich gut damit zurechtfinden.
4. Schulungen anbieten: Stellen Sie sicher, dass jeder die neue Lösung versteht und problemlos nutzen kann.
5. Vorbilder schaffen: Führungskräfte und Projektleiter sollten mit gutem Beispiel vorangehen und die Software aktiv nutzen.
6. Erste Erfolge sichtbar machen: Zeigen Sie frühzeitig, wie die erfassten Daten zu besseren Planungen oder faireren Abrechnungen beitragen.

Durch diese Maßnahmen wird die neue Zeiterfassung nicht als zusätzlicher Aufwand, sondern als hilfreiches Tool wahrgenommen. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter frühzeitig einbinden, profitieren von einer schnelleren Akzeptanz und einer erfolgreichen Implementierung der Projektzeiterfassung.

Enge Auswahl der Softwarelösungen testen

Bevor Sie sich für eine Projektzeiterfassungssoftware entscheiden, sollten Sie die engere Auswahl in der Praxis testen. Viele Anbieter bieten eine kostenlose Testphase von bis zu 30 Tagen, die Sie nutzen sollten, um zu prüfen, ob die Software intuitiv, funktional und für Ihr Team praktikabel ist. Am besten starten Sie mit einer kleinen Testgruppe aus verschiedenen Abteilungen, um möglichst viele Anwendungsfälle abzudecken.

Neben der Software selbst sollten Sie auch den Anbieter und seinen Service genau unter die Lupe nehmen. Achten Sie darauf:

• Wie ist die Kommunikation mit dem Anbieter? Werden Ihre Fragen schnell und kompetent beantwortet?
• Gibt es Unterstützung bei der Einrichtung des Testaccounts? Manche Anbieter bieten geführte Einführungen oder Onboarding-Sessions an.
• Wie einfach ist es, den Support zu erreichen? Gibt es Telefon-Support in Deutschland oder nur ein Ticketsystem?

Ein guter Anbieter begleitet Sie aktiv durch die Testphase und sorgt dafür, dass Sie das volle Potenzial der Software ausschöpfen können.

Welche KPIs zeigen Erfolg?

Damit der Test aussagekräftig ist, sollten Sie klare Erfolgskriterien (KPIs) festlegen. Wichtige Kennzahlen sind:

• Nutzungsrate: Wie viele Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten regelmäßig?
• Erfassungsgenauigkeit: Sind die Daten vollständig und korrekt?
• Zeitersparnis: Wird der Verwaltungsaufwand im Vergleich zur vorherigen Methode reduziert?
• Akzeptanz: Geben die Mitarbeiter positives Feedback zur Handhabung und Nutzung?
• Integration: Lässt sich die Software problemlos mit bestehenden Systemen verbinden?

Ein erfolgreicher Test zeigt, dass die Software leicht zu bedienen ist, Prozesse verbessert und gut in den Arbeitsalltag passt.

Häufige Fehler vermeiden

Damit der Test aussagekräftig bleibt, sollten Sie folgende Fehler vermeiden:

• Zu kurze Testphase: 3–5 Tage reichen oft nicht aus, um den vollen Funktionsumfang zu bewerten.
• Zu wenige Testnutzer: Beziehen Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Teams ein, um unterschiedliche Bedürfnisse zu berücksichtigen.
• Keine klare Zielsetzung: Definieren Sie von Anfang an, welche Anforderungen die Software erfüllen muss.
• Fehlendes Feedback: Holen Sie regelmäßig Rückmeldungen von den Testnutzern ein, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.

Ein durchdachter Test hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen und sicherzustellen, dass die gewählte Lösung langfristig effizient und akzeptiert wird.

Implementierung und Integration in bestehende Systeme

Nach der Auswahl der passenden Projektzeiterfassung beginnt die eigentliche Einführung und technische Integration. Eine strukturierte Implementierung sorgt dafür, dass die Software reibungslos in bestehende Abläufe passt und von den Mitarbeitern schnell angenommen wird. Dabei lohnt es sich, den Support des Anbieters zu prüfen, denn manche Anbieter bieten kostenlose Unterstützung bei der Implementierung, während andere für Schulungen und Einrichtung zusätzliche Gebühren verlangen.

Einige Lösungen, wie TimO, ermöglichen es zudem, dass das bereits in der Testphase konfigurierte System inklusive aller Mitarbeiter-Daten und Einstellungen direkt übernommen wird. Das spart Zeit und erleichtert den Übergang in den Produktivbetrieb erheblich.

Schrittweise Implementierung für einen erfolgreichen Start

Um die Einführung effizient zu gestalten, sollten Sie folgende Schritte beachten:

1. Admin- und Benutzerkonten einrichten – Definieren Sie Rollen und Berechtigungen, damit jeder Mitarbeiter die richtigen Funktionen nutzen kann.
2. Schnittstellen aktivieren und Datenmigration durchführen – Falls nötig, stellen Sie sicher, dass die Anbindung an Buchhaltungs-, ERP- oder Projektmanagement-Systeme reibungslos funktioniert und bereits erfasste Daten übernommen werden.
3. Interne Prozesse anpassen – Legen Sie fest, wie und wann Zeiten erfasst werden sollen und informieren Sie die Teams über neue Abläufe.
4. Mitarbeiter schulen – Viele Anbieter bieten Webinare, Dokumentationen oder persönliche Einführungen an – teilweise kostenlos, teilweise gegen eine zusätzliche Gebühr.
5. Fortlaufende Optimierung – Beobachten Sie die Nutzung in den ersten Wochen und passen Sie Einstellungen oder Prozesse bei Bedarf an.

Technische Integration erfolgreich umsetzen

In der Testphase wurde geprüft, ob die Software mit Ihren bestehenden Systemen kompatibel ist. Jetzt geht es darum, die tatsächliche Integration umzusetzen:

• Datenübernahme aus bisherigen Systemen: Falls Sie zuvor eine andere Lösung genutzt haben, sollten Arbeitszeitdaten, Projektdaten oder Benutzerkonten übernommen werden.
• Schnittstellen korrekt einrichten: Falls Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System angebunden werden soll, muss die Synchronisation final eingerichtet und getestet werden.
• Automatisierungen aktivieren: Nutzen Sie Workflows oder automatische Berichte, um den Verwaltungsaufwand weiter zu reduzieren.

Wenn Sie diese Schritte konsequent umsetzen, gelingt die Einführung der Projektzeiterfassung reibungslos und nachhaltig – ohne unnötige Verzögerungen oder Akzeptanzprobleme.

Best Practices für die erfolgreiche Nutzung

Die Einführung einer Projektzeiterfassung ist nur der erste Schritt – der langfristige Erfolg hängt davon ab, wie konsequent und effektiv sie genutzt wird. Damit die erfassten Daten einen echten Mehrwert bieten, sollten Unternehmen klare Routinen etablieren und regelmäßig Optimierungspotenziale prüfen.

Regelmäßige Auswertungen nutzen

Zeiterfassungsdaten sind nicht nur für die Abrechnung wichtig, sondern auch ein wertvolles Instrument zur Prozessoptimierung. Unternehmen sollten regelmäßig Berichte auswerten, um Fragen wie diese zu beantworten:

• Welche Tätigkeiten nehmen mehr Zeit in Anspruch als geplant?
• Gibt es Projekte, die wiederholt aus dem Budget laufen?
• Sind bestimmte Teams oder Mitarbeiter überlastet?

Durch eine kontinuierliche Analyse lassen sich Engpässe frühzeitig erkennen und Abläufe gezielt verbessern.

Klare Regeln für die Zeiterfassung aufstellen

Damit die Daten konsistent bleiben, sollten Unternehmen verbindliche Erfassungsrichtlinien definieren. Beispielsweise kann festgelegt werden:

• Bis wann müssen Zeiten spätestens eingetragen sein (z. B. täglich oder wöchentlich)?
• Welche Tätigkeiten oder Projekte müssen erfasst werden, welche nicht?
• Wer ist für die Prüfung und Freigabe der erfassten Zeiten verantwortlich?

Einheitliche Regeln sorgen für verlässliche Daten und verhindern Unklarheiten oder fehlerhafte Einträge.

Zeiterfassung als festen Bestandteil des Arbeitsalltags etablieren

Je einfacher die Zeiterfassung in bestehende Arbeitsprozesse integriert wird, desto eher wird sie konsequent genutzt. Unternehmen können dafür sorgen, dass:

• Zeiterfassung direkt in genutzte Software-Tools integriert ist (z. B. Projektmanagement- oder Abrechnungssysteme).
• Erinnerungen oder automatische Erfassungshilfen genutzt werden, um das Eintragen nicht zu vergessen.
• Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen und die Erfassung aktiv unterstützen.

Eine gut organisierte Zeiterfassung wird schnell zur selbstverständlichen Routine, anstatt als zusätzlicher Aufwand wahrgenommen zu werden.

Mitarbeiter regelmäßig einbinden

Auch nach der Einführung sollte das System kontinuierlich weiterentwickelt werden. Unternehmen können Feedback von Mitarbeitern nutzen, um Funktionen anzupassen oder Workflows zu optimieren. Regelmäßige Kurzschulungen oder Updates helfen, neue Features sinnvoll einzusetzen und die Nutzung weiter zu verbessern.

Fazit

Eine Projektzeiterfassung entfaltet ihren vollen Nutzen nur, wenn sie konsequent genutzt und regelmäßig ausgewertet wird. Unternehmen, die klare Regeln definieren, Routinen etablieren und die Erfassung in bestehende Prozesse integrieren, profitieren von besserer Planbarkeit, mehr Transparenz und einer optimierten Ressourcennutzung.

Disclaimer:

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