Leistungserfassung: Definition, Methoden & Tipps zur Einführung

Haben Sie den Überblick darüber, welche Leistungen in Ihrem Unternehmen tatsächlich erbracht werden? Eine strukturierte Leistungserfassung hilft nicht nur bei der Abrechnung, sondern auch dabei, Prozesse effizienter zu gestalten und Ressourcen optimal einzusetzen. Erfahren Sie, welche Methoden es gibt, wie Sie sie erfolgreich einführen und typische Fallstricke vermeiden.

Definition: Was versteht man unter Leistungserfassung?

Leistungserfassung bezeichnet das systematische Erfassen von erbrachten Arbeitsleistungen, meist in Bezug auf Zeit, Menge oder Qualität. Sie kann manuell, digital oder mobil erfolgen, je nach den Anforderungen des Unternehmens. Besonders die mobile Leistungserfassung gewinnt an Bedeutung, da sie eine flexible und standortunabhängige Dokumentation ermöglicht, etwa über Apps oder spezielle Geräte.

Wozu brauche ich eine Leistungserfassung?

Eine präzise Leistungserfassung ist für Unternehmen mit Personalverantwortung essenziell. Sie schafft Transparenz über erbrachte Leistungen, optimiert betriebliche Abläufe und stellt eine verlässliche Grundlage für Abrechnungen dar. Ohne eine strukturierte Erfassung fehlt oft der Überblick darüber, welche Arbeiten erledigt wurden und wie effizient Ressourcen eingesetzt sind.

Die wichtigsten Gründe für eine Leistungserfassung im Unternehmen sind:

• Abrechnungssicherheit: Erfasste Leistungen dienen als Leistungsnachweis für Kunden oder die interne Kostenverrechnung und ermöglichen eine transparente Abrechnung.
• Effizienzsteigerung: Durch die Analyse der erfassten Daten können Prozesse optimiert, Engpässe erkannt und Arbeitsabläufe verbessert werden.
• Ressourcenplanung: Unternehmen können nachvollziehen, welche Aufgaben wie viel Zeit oder Material beanspruchen und so Kapazitäten gezielter einsetzen.
• Rechtliche Absicherung: In manchen Branchen sind Dokumentationspflichten vorgeschrieben. Eine genaue Erfassung schützt vor Haftungsrisiken und Streitigkeiten.

Gerade bei mobilen Arbeitskräften ist die mobile Leistungserfassung besonders nützlich. Sie ermöglicht es, Tätigkeiten direkt vor Ort in Echtzeit zu dokumentieren, ohne auf nachträgliche Einträge angewiesen zu sein. So profitieren vor allem Handwerksbetriebe, Servicetechniker oder Pflegekräfte von einer lückenlosen Erfassung ohne Medienbrüche.

Zudem können erfasste Leistungen für Mitarbeitergespräche oder Zielvereinbarungen genutzt werden. Führungskräfte erhalten eine objektive Datenbasis, um individuelle Leistungen zu bewerten und faire Vergütungsmodelle zu entwickeln.

Gibt es gesetzliche Vorschriften zur Leistungserfassung?

In Deutschland gibt es keine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Leistungserfassung. Allerdings müssen Unternehmen in bestimmten Branchen oder bei bestimmten Arbeitsverhältnissen erbrachte Leistungen dokumentieren, beispielsweise für Abrechnungszwecke oder zur Einhaltung regulatorischer Vorgaben. Besonders in staatlich regulierten Bereichen wie dem Baugewerbe, der Pflege oder im Dienstleistungssektor kann eine detaillierte Erfassung erforderlich sein.

Wichtig ist die Abgrenzung zur Arbeitszeiterfassung: Seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung (2019) und der darauf aufbauenden Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (2022) müssen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter verpflichtend erfassen. Die Leistungserfassung hingegen ist nicht grundsätzlich gesetzlich vorgeschrieben, sondern dient primär betrieblichen Zwecken – etwa zur Abrechnung oder zur Effizienzsteigerung. Während die Zeiterfassung lediglich erfasst, wann gearbeitet wurde, hält die Leistungserfassung fest, was genau in dieser Zeit erledigt wurde.

In einigen Branchen gibt es spezielle Vorgaben zur Leistungserfassung, zum Beispiel:

• Pflege & Gesundheitswesen: Pflegedienste müssen erbrachte Leistungen für Krankenkassen und Abrechnungsstellen genau nachweisen.
• Baugewerbe & Handwerk: Viele Bauprojekte erfordern eine detaillierte Dokumentation der Arbeitsstunden und Tätigkeiten für Abrechnungen und Fördermittel.
• Beratungs- und Dienstleistungsbranche: Unternehmen, die nach Stunden abrechnen, benötigen eine genaue Erfassung der erbrachten Leistungen für ihre Kunden.

Beim Einsatz von digitaler oder mobiler Leistungserfassung sind zudem Datenschutzvorgaben zu beachten. Personenbezogene Daten dürfen nur zweckgebunden, sicher und transparent verarbeitet werden. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Systeme den Anforderungen der DSGVO entsprechen und Mitarbeiter über die Datenerfassung informiert sind.

Welche Möglichkeiten gibt es zur Leistungserfassung?

Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, Leistungen zu erfassen – von traditionellen Methoden bis hin zu modernen digitalen Lösungen. Eine zeitgemäße Leistungserfassung sollte effizient, fehlerfrei, flexibel einsetzbar und gut integrierbar sein. Besonders digitale und mobile Lösungen bieten Unternehmen Zeitersparnis, höhere Genauigkeit und bessere Auswertungsmöglichkeiten.

Manuelle Leistungserfassung – Die klassische Methode

Die manuelle Leistungserfassung erfolgt meist in Papierform oder mit einfachen Tabellenprogrammen wie Excel. Mitarbeiter erfassen ihre Tätigkeiten meist in Form eines Tätigkeitsnachweises, der auf Stundenzetteln, Formularen oder in Tabellen dokumentiert und anschließend ausgewertet wird.

Vorteile:

• Einfache Umsetzung ohne große Einarbeitung
• Keine technischen Voraussetzungen notwendig
• Flexibel anpassbar an individuelle Bedürfnisse

Nachteile:

• Hoher Zeitaufwand für das manuelle Eintragen und Auswerten
• Fehleranfälligkeit durch fehlende Plausibilitätsprüfungen
• Schwierige Integration in digitale Prozesse

Digitale Leistungserfassung – Effizient und zeitsparend

Die digitale Leistungserfassung nutzt Softwarelösungen oder Apps, um Tätigkeiten elektronisch zu erfassen und auszuwerten. Eine moderne Leistungserfassungs-Software ermöglicht es, Daten in Echtzeit zu erfassen, Berichte automatisch zu erstellen und Prozesse mit anderen Systemen zu verknüpfen.

Vorteile:

• Automatische Erfassung und Auswertung, reduziert Fehlerquellen
• Zugriff von überall, besonders bei mobilen Anwendungen
• Integration mit anderen Systemen wie Lohnabrechnung oder Projektmanagement
• Zeitersparnis durch automatisierte Abläufe, z. B. automatische Berechnung von Stunden oder Vergütung
• Möglichkeiten zur Datenanalyse, um Arbeitsprozesse zu optimieren und Engpässe frühzeitig zu erkennen

Nachteile:

• Einrichtungsaufwand (Software muss eingerichtet und Mitarbeiter geschult werden)
• Kosten für Softwarelösungen (je nach Anbieter variabel)
• Datenschutzanforderungen (DSGVO-konforme Speicherung notwendig)

Branchenspezifische Lösungen für die Leistungserfassung

Je nach Branche gibt es spezialisierte Lösungen, die genau auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten sind.

Mobile Leistungserfassung für Handwerk und Baugewerbe

Handwerker und Bauarbeiter sind oft unterwegs oder auf Baustellen tätig. Eine mobile Zeiterfassung für die Baustelle ermöglicht eine direkte Erfassung der Arbeitszeiten, Materialien und Tätigkeiten per Smartphone oder Tablet. Besonders für die Auftragszeiterfassung sind solche Lösungen wichtig, da sie eine exakte Dokumentation von Arbeitszeiten je Auftrag oder Baustelle ermöglichen. Dies spart Zeit und sorgt für eine genaue Abrechnung gegenüber Auftraggebern.

Projektbasierte Leistungserfassung für Dienstleistungsunternehmen

In Agenturen, IT-Firmen oder Beratungsunternehmen erfolgt die Leistungserfassung oft projektbasiert. Hierbei werden geleistete Stunden einzelnen Projekten oder Kunden zugeordnet. Eine moderne Projektzeiterfassung hilft dabei, Ressourcen effizienter zu planen, Budgets im Blick zu behalten und präzise Abrechnungen zu erstellen. Digitale Systeme ermöglichen eine exakte Abrechnung und eine bessere Übersicht über den Fortschritt einzelner Projekte.

Leistungserfassung in der Pflege und Krankenhaus

In der Pflege müssen erbrachte Leistungen detailliert dokumentiert werden, um Abrechnungen mit Krankenkassen oder Pflegekassen zu ermöglichen. Eine zentrale Rolle spielt dabei das Leistungserfassungs- und -planungssystem (LEP), das Pflegeleistungen standardisiert erfasst und auswertet. LEP hilft, Pflegeprozesse besser zu strukturieren, den Dokumentationsaufwand zu reduzieren und eine transparente Abrechnung zu gewährleisten. Moderne Softwarelösungen für die Leistungserfassung in der Pflege integrieren LEP-Standards und ermöglichen eine automatische Verknüpfung mit Abrechnungssystemen und Patientenakten.

Leistungserfassung für Steuerberater

Steuerberater arbeiten oft nach Zeithonoraren, weshalb eine präzise Erfassung von Mandantenarbeiten entscheidend ist. Eine speziell angepasste Zeiterfassung für Steuerberater stellt sicher, dass alle abrechenbaren Tätigkeiten, wie Beratungen, Steuererklärungen oder Buchhaltungsarbeiten, lückenlos dokumentiert werden.

Moderne Lösungen bieten:

• Automatische Zeiterfassung durch Integration mit E-Mails, Telefonaten und Dokumentenbearbeitung
• Flexible Stundensatz-Zuordnung für unterschiedliche Mandanten oder Tätigkeiten
• Nahtlose Verknüpfung mit Abrechnungssystemen, um Rechnungen direkt aus erfassten Leistungen zu erstellen
• Mobile Erfassung, um auch Außentermine oder Mandantenbesuche genau abzurechnen

Wie kann ich erfasste Leistungen auswerten?

Die Auswertung erfasster Leistungen ist entscheidend, um den Unternehmenserfolg zu steigern, Kosten zu kontrollieren und Prozesse zu optimieren. Ohne eine gezielte Analyse bleiben die erfassten Daten ungenutzt und bieten keinen Mehrwert. Moderne Tools ermöglichen es, Leistungskennzahlen in Echtzeit auszuwerten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Möglichkeiten der Auswertung

Grundsätzlich gibt es zwei Ansätze zur Auswertung:

• Manuelle Auswertung: Hierbei werden erfasste Daten in Tabellen oder Listen übertragen und per Hand ausgewertet. Dies ist zeitaufwendig und fehleranfällig, eignet sich aber für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern.
• Digitale Auswertung: Leistungserfassungs-Software bietet automatische Berichte und Analysen. Unternehmen erhalten auf Knopfdruck Ãœbersichten zu Produktivität, Ressourcenauslastung oder Kostenstrukturen.

Wichtige Kennzahlen für die Leistungsauswertung

Für eine effektive Analyse sind folgende Kennzahlen besonders wichtig:

• Produktivität pro Mitarbeiter: Wie viele Leistungen wurden in einem bestimmten Zeitraum erbracht?
• Auslastung von Teams oder Abteilungen: Gibt es Engpässe oder unausgelastete Kapazitäten?
• Kosten pro Leistungseinheit: Wie hoch sind die Kosten für eine bestimmte erbrachte Leistung?
• Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Leistungen: Gibt es unerwartete Mehr- oder Minderaufwände?

Strategische Nutzung der Auswertungen

Die gewonnenen Daten helfen dabei, Arbeitsabläufe zu verbessern und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Unternehmen können:

• Ineffiziente Prozesse identifizieren und optimieren
• Ressourcen gezielter einplanen, um Ãœberlastung oder Leerlauf zu vermeiden
• Kostentreiber erkennen und wirtschaftlicher arbeiten
• Mitarbeiterleistungen objektiv bewerten, um faire Vergütungsmodelle zu entwickeln

Mit einer modernen, digitalen Leistungserfassung lassen sich automatisierte Reports und Dashboards erstellen, die eine kontinuierliche Erfolgskontrolle ermöglichen. So wird aus reinen Leistungsdaten eine wertvolle Entscheidungsgrundlage für Unternehmen.

Eine Leistungserfassung erfolgreich in der Praxis einführen

Die Einführung einer Leistungserfassung erfordert eine sorgfältige Planung, um Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu schaffen, Prozesse reibungslos zu gestalten und den maximalen Nutzen aus den erfassten Daten zu ziehen. Eine unstrukturierte Einführung kann zu Widerständen, Fehlbedienungen oder ineffizienten Arbeitsabläufen führen. Deshalb ist es wichtig, Mitarbeiter frühzeitig einzubinden und klare Prozesse zu definieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Einführung

Eine erfolgreiche Einführung folgt diesen Schritten:

1. Ziele definieren: Soll die Leistungserfassung zur Abrechnung, Prozessoptimierung oder Personalplanung genutzt werden?
2. Passende Methode auswählen: Manuell, digital oder branchenspezifische Lösungen?
3. Mitarbeiter informieren und schulen: Transparente Kommunikation und Schulungen erhöhen die Akzeptanz.
4. Testphase einführen: Ein Pilotprojekt hilft, Fehler frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.
5. Regelmäßige Auswertungen durchführen: Erfasste Daten analysieren und für Optimierungen nutzen.

Wie stelle ich sicher, dass meine Mitarbeiter die Leistungserfassung akzeptieren?

Mitarbeiter könnten die Leistungserfassung als zusätzliche Kontrolle oder Mehraufwand wahrnehmen. Um Akzeptanz zu schaffen, sind folgende Maßnahmen hilfreich:

• Frühzeitige Kommunikation: Erkläre den Sinn und die Vorteile der Leistungserfassung, z. B. transparente Abrechnung und faire Leistungsbewertung.
• Mitarbeiter einbeziehen: Lass Teams bei der Auswahl der passenden Methode oder Software mitentscheiden.
• Einfache und intuitive Nutzung: Eine benutzerfreundliche Lösung mit automatisierten Prozessen minimiert den Aufwand für die Mitarbeiter.
• Schulungen anbieten: Workshops oder kurze Anleitungen helfen, Unsicherheiten abzubauen und Fehler zu vermeiden. Viele Anbieter von Leistungserfassungs-Software bieten zudem kostenlosen Support bei der Implementierung, um die Einführung zu erleichtern.

Typische Herausforderungen und wie man sie überwindet

Die Einführung einer Leistungserfassung kann auf verschiedene Hürden stoßen. Mit der richtigen Strategie lassen sich diese jedoch erfolgreich meistern.

• Technische Hürden überwinden
  Ein häufiges Problem sind Schnittstellenprobleme mit bestehenden Systemen wie ERP-, Buchhaltungs- oder Lohnabrechnungssoftware. Damit die neue Leistungserfassung reibungslos funktioniert, sollte bereits vor der Auswahl geprüft werden, ob und wie eine Integration mit vorhandenen Systemen möglich ist. Anbieter bieten oft Schnittstellen (APIs) oder Import-/Export-Funktionen, um die Datenübertragung zu erleichtern. Zudem ist es sinnvoll, die IT-Abteilung frühzeitig einzubinden, um technische Anforderungen und mögliche Anpassungen zu klären.
• Datenschutzbedenken ausräumen
  Viele Mitarbeiter haben Bedenken, dass ihre erfassten Leistungsdaten zur Überwachung genutzt werden könnten. Unternehmen sollten daher klar kommunizieren, welche Daten erfasst werden, zu welchem Zweck und wer darauf Zugriff hat. Eine transparente Datenschutzrichtlinie schafft Vertrauen. Zudem ist es wichtig, dass die eingesetzte Leistungserfassungssoftware DSGVO-konform ist. Das bedeutet unter anderem:
  • Klare Regelungen zur Datenspeicherung und -verarbeitung
  • Möglichkeit zur Einsicht eigener Daten für Mitarbeiter
  • Eingeschränkte Zugriffsmöglichkeiten für Führungskräfte (z. B. keine lückenlose Echtzeitüberwachung)
• Organisatorische Hürden bewältigen
  In Unternehmen mit komplexen Arbeitsstrukturen oder flexiblen Arbeitsmodellen kann die Einführung einer Leistungserfassung auf Schwierigkeiten stoßen. Eine schrittweise Einführung mit einer Pilotphase in ausgewählten Teams hilft, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen. Zudem ist es ratsam, Key-User oder interne Ansprechpartner zu bestimmen, die ihre Kollegen bei Fragen unterstützen können.

Wenn technische, organisatorische und datenschutzrechtliche Herausforderungen frühzeitig angegangen werden, kann die Leistungserfassung effizient und ohne größere Widerstände eingeführt werden.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Welche Software ist am besten für die Leistungserfassung geeignet?

Die beste Leistungserfassungs-Software hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab. Kleine Unternehmen oder Freelancer nutzen oft einfache Tabellen oder Zeiterfassungs-Apps, während größere Unternehmen spezialisierte Software mit Anbindung an Buchhaltungs- und ERP-Systeme benötigen. Wichtig sind Benutzerfreundlichkeit, mobile Verfügbarkeit und Schnittstellen zu bestehenden Systemen. Anbieter wie TimO, Clockodo oder Personio bieten unterschiedliche Lösungen für verschiedene Branchen.

Was ist der Unterschied zwischen Leistungserfassung und Zeiterfassung?

Die Zeiterfassung dokumentiert hauptsächlich Arbeitszeiten, also wann und wie lange jemand gearbeitet hat. Die Leistungserfassung geht darüber hinaus und erfasst konkrete Tätigkeiten und Arbeitsergebnisse, beispielsweise welche Aufgaben erledigt wurden oder welche Materialien verbraucht wurden. Während Zeiterfassung meist für Lohnabrechnungen genutzt wird, dient die Leistungserfassung oft der Projektabrechnung und Produktivitätsanalyse.

Wie lange müssen erfasste Leistungsdaten aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist für Leistungsdaten hängt von gesetzlichen Vorgaben und betrieblichen Anforderungen ab. Für steuerliche oder abrechnungsrelevante Daten gelten meist 6 bis 10 Jahre gemäß § 147 AO (Abgabenordnung) und § 257 HGB (Handelsgesetzbuch). In sensiblen Bereichen wie der Pflege oder Bauwirtschaft können je nach Vorschrift noch längere Fristen gelten. Unternehmen sollten eine klare Richtlinie zur Datenarchivierung definieren.