Zeiterfassung bei Kurzarbeit: So gehen Sie vor

Viele Unternehmen sind gezwungen Kurzarbeit einzuführen. Das betrifft kleine, mittlere und große Betriebe gleichermaßen. Die Kurzarbeit kann als Instrument eingesetzt werden, um Kündigungen und Entlassungen zu vermeiden. Die Neuregelung des Kurzarbeitergeldes tritt rückwirkend zum 1. März in Kraft. Wie kann der Leistungsnachweis während der Kurzarbeit schnell und unkompliziert mit Excel oder einer Zeiterfassungssoftware erstellt werden?

Beschäftigte, die durch die Kurzarbeit einen Gehaltsausfall von über 10 Prozent haben und weiter beschäftigt werden, können Kurzarbeitergeld erhalten. Die Wochenarbeitszeit muss aber nicht für alle Mitarbeiter gleichermaßen reduziert werden. Sie kann auch nur für einzelne Abteilungen und Teams reduziert werden. Der Nachweis der Arbeitszeiten während der Kurzarbeitszeit kann direkt mit einer Zeiterfassungssoftware abgebildet werden.

Arbeitszeitnachweis während der Kurzarbeit dokumentieren

Arbeitgeber müssen die während der Kurzarbeit geleisteten Arbeitszeiten dokumentieren. Auch Ausfall- und Fehlzeiten fallen unter die Dokumentationspflicht. Der Nachweis für den jeweiligen Kalendermonat muss das Unternehmen innerhalb von drei Monaten beim Arbeitsamt einreichen. Nach Ende des Arbeitsausfalls erfolgt zusätzliche eine Prüfung, da das Kurzarbeitergeld von der Agentur für Arbeit nur unter Vorbehalt ausgezahlt wird.

Welche Zeiten müssen dokumentiert werden?

Unternehmen müssen für Kurzarbeiter folgende Daten bei der Agentur für Arbeit einreichen: Geleistete Arbeitszeit pro Tag und die Anzahl der Kurzarbeitsstunden für diesen Tag. Monatliche Feiertage müssen gesondert ausgewiesen werden, da die Vergütung für Feiertage ausschließlich vom Arbeitgeber zu zahlen sind. Auch Krankentage müssen dokumentiert werden.

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Arbeitszeitnachweis mit einer Zeiterfassungssoftware abbilden

Um die Dokumentation zu erleichtern, können Unternehmen schnell und einfach eine digitale Software zur KuG-Zeiterfassung einführen. Webbasierte Lösungen können innerhalb von 24 Stunden live geschaltet werden. Beschäftigte stempeln die Zeiten direkt in der Software.

1. Neue Wochenarbeitszeiten für die Kurzarbeit einrichten

Richten Sie neue Wochenarbeitszeitreglungen für die Kurzarbeit ein. Duplizieren Sie dafür eine bereits angelegte Wochenarbeitszeit (zum Beispiel Standard 40 Berlin). Kennzeichnen Sie die KuG-Wochenarbeitszeit eindeutig.

Die KuG-Wochenarbeitszeitregelung können Sie zum Beispiel wie folgt kennzeichnen:

Name: KuG
Prozentsatz der Reduzierung
Standort bzw. Bundesland mit der entsprechenden Feiertagsregelung
Beginn der Kurzarbeit

Beispiel: Die Arbeitszeit wird von 100 auf 70 Prozent reduziert. 30 Prozent der Arbeitsleitung wird über Kurzarbeitergeld abgerechnet. Die KuG-Regelung startet für einen Mitarbeiter oder ein Team am 23. März. Die Wochenarbeitszeit des Mitarbeiters bzw. des Teams reduziert sich um 30 Prozent. Statt 40 Stunden arbeiten die Kurzarbeiter nur noch 28 Stunden pro Woche.

2. KuG Wochenarbeitszeit konfigurieren

Konfigurieren Sie nun die KuG Wochenarbeitszeit. In diesem Beispiel arbeitet der Mitarbeiter nur noch von Montag bis Donnerstag. Der Freitag fällt als Arbeitstag weg. Am Donnerstag reduziert sich seine Arbeitszeit von 8 auf 4 Stunden.

3. KuG-Regelung den betroffenen Mitarbeitern zuweisen

Weisen Sie die eingerichteten KuG-Regelung in den Stammdaten den Mitarbeitern zu.

Legen Sie das Startdatum der Kurzarbeit fest.

4. KuG-Zeiterfassung über die Lohnartauswertung auswerten

Mit TimO® können Sie alle Prozesse in die Cloud verlegen: Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Teamkalender. Zahlreiche Unternehmen setzen diese einfache und modulare Software bereits ein. Überzeugen Sie sich selbst und fordern Sie einen kostenlosen Testzugang an!

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