Die Erfassung der Arbeitszeit mittels Fingerabdruck ist in Unternehmen verbreitet, um Manipulationen vorzubeugen, wirft jedoch aufgrund der Verarbeitung biometrischer Daten strenge datenschutzrechtliche Fragen auf. In Deutschland und der EU müssen Unternehmen, die solche Systeme nutzen wollen, strenge Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) erfüllen. Dieser Artikel erörtert die rechtlichen Bedingungen und datenschutzfreundlichen Alternativen zur Fingerabdruck-Zeiterfassung.
Das Wichtigste in Kürze:
- Die Fingerabdruck-Zeiterfassung ist nur mit freiwilliger Einwilligung erlaubt. Arbeitgeber dürfen Mitarbeiter nicht zur Nutzung zwingen und müssen Alternativen anbieten.
- Excel-Urlaubsplaner bieten eine kostengünstige und anpassbare Lösung
- Biometrische Daten unterliegen strengen Datenschutzvorgaben. Laut DSGVO und BDSG gelten Fingerabdrücke als besonders schützenswerte Daten, deren Verarbeitung nur unter engen Voraussetzungen zulässig ist.
- Datenschutzfreundlichere Alternativen sind empfehlenswert. Chipkarten, PIN-Systeme oder mobile Apps bieten sichere und rechtlich unproblematische Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung.
Inhalt
- 1 Ist die Zeiterfassung per Fingerabdruck erlaubt?
- 2 Kostenlose Vorlage: Einwilligungserklärung zur Zeiterfassung per Fingerabdruck für Arbeitgeber
- 3 Gibt es Ausnahmen für bestimmte Branchen oder Berufe?
- 4 Welche rechtlichen Grundlagen gelten?
- 5 Alternativen zur Zeiterfassung per Fingerabdruck
- 6 FAQ – Häufig gestellte Fragen
Ist die Zeiterfassung per Fingerabdruck erlaubt?
Die Zeiterfassung mit Fingerabdruck ist nur dann zulässig, wenn sie für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig ist. Da Fingerabdrücke biometrische Daten sind, unterliegen sie der DSGVO und dem BDSG. Arbeitgeber dürfen die Nutzung nicht erzwingen und müssen eine freiwillige Einwilligung einholen oder eine alternative Zeiterfassungsmethode anbieten.
Grundlage ist das Urteil des Arbeitsgericht Berlin vom 16.10.2019 (Az: 29 Ca 5451/19). Das Gericht entschied, dass die Zeiterfassung mittels Fingerabdruck ohne Einwilligung der Beschäftigten nicht zulässig ist. Das Gericht stellte fest, dass die Verwendung eines Fingerabdruck-Scanners zur Arbeitszeiterfassung einen Eingriff in das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers darstellt, der nur unter besonderen Voraussetzungen gerechtfertigt sein kann. Da im vorliegenden Fall weder eine Einwilligung des Arbeitnehmers noch eine Kollektivvereinbarung vorlag und die Verarbeitung der biometrischen Daten nicht als erforderlich erachtet wurde, war die Verweigerung der Nutzung des Systems durch den Arbeitnehmer gerechtfertigt. Folglich konnte der Arbeitgeber den Kläger nicht wegen der verweigerten Nutzung des biometrischen Zeiterfassungssystems abmahnen
Kann der Arbeitgeber die Nutzung verpflichtend machen?
Arbeitgeber dürfen ihre Mitarbeiter nicht verpflichten, ein Fingerabdrucksystem zur Zeiterfassung zu nutzen. Da Fingerabdrücke zu den besonders geschützten biometrischen Daten gehören, muss die Nutzung auf einer freiwilligen Einwilligung basieren. Eine Einwilligung ist nur dann gültig, wenn Arbeitnehmer eine echte Wahl haben – also alternative Zeiterfassungsmethoden existieren.
Rechtliche Konsequenzen bei Weigerung eines Mitarbeiters
Mitarbeiter, die sich weigern, ihre Fingerabdrücke für die Zeiterfassung zu nutzen, dürfen keine Nachteile erleiden. Kündigungen oder Abmahnungen aufgrund einer Weigerung wären arbeitsrechtlich unzulässig. Falls ein Unternehmen auf biometrische Zeiterfassung besteht, könnte dies zu Beschwerden bei Datenschutzbehörden oder arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen führen.
Kostenlose Vorlage: Einwilligungserklärung zur Zeiterfassung per Fingerabdruck für Arbeitgeber
Nutzen Sie diese kostenlose Vorlage, um Ihre Mitarbeiter um Zustimmung zur Zeiterfassung per Fingerabdruck zu bitten.
Bitte lassen Sie diesen Inhalt zur Sicherstellung der Rechtskonformität durch die Rechtsabteilung oder einen qualifizierten Rechtsanwalt prüfen.
Betreff: Wichtige Information zur Zeiterfassung – Ihre Zustimmung erforderlich
Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
um die Arbeitszeiterfassung in unserem Unternehmen effizienter, sicherer und manipulationssicher zu gestalten, möchten wir ein biometrisches Zeiterfassungssystem per Fingerabdruck einführen. Dabei wird Ihr Fingerabdruck nicht als Bild gespeichert, sondern in eine verschlüsselte digitale Zeichenfolge umgewandelt, die ausschließlich zur Identifikation bei der Zeiterfassung genutzt wird.
Da es sich bei Fingerabdruckdaten um biometrische Daten handelt, benötigen wir gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Ihre freiwillige Einwilligung zur Nutzung dieses Systems. Ihre Zustimmung ist jederzeit widerrufbar, und es entstehen Ihnen keine Nachteile, falls Sie nicht zustimmen möchten. In diesem Fall stellen wir Ihnen eine alternative Zeiterfassungsmethode (z. B. Chipkarte oder PIN-Code) zur Verfügung.
Bitte geben Sie uns Ihre Entscheidung bis zum [Datum einfügen] schriftlich zurück. Nutzen Sie dafür das unten stehende Formular. Bei Fragen oder Bedenken steht Ihnen [Kontaktperson] unter [E-Mail/Telefon] gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihr Unternehmen]
Einwilligung zur Zeiterfassung per Fingerabdruck
Hiermit erkläre ich, dass ich der Erfassung meiner Arbeitszeit per Fingerabdruckscanner zustimme. Ich wurde darüber informiert, dass:
- Mein Fingerabdruck nicht als Bild, sondern nur als verschlüsselter Datensatz gespeichert wird.
- Meine Einwilligung freiwillig ist und ich sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen kann.
- Alternativ eine andere Zeiterfassungsmethode angeboten wird.
⬜ Ja, ich stimme der Zeiterfassung per Fingerabdruck zu.
⬜ Nein, ich möchte eine alternative Zeiterfassungsmethode nutzen.
Name: _______________________
Datum: _______________________
Unterschrift: _______________________
Gibt es Ausnahmen für bestimmte Branchen oder Berufe?
In sicherheitsrelevanten Berufen, wie in der Luftfahrt, Forschung oder im militärischen Bereich, kann der Einsatz biometrischer Systeme unter bestimmten Bedingungen gerechtfertigt sein. Falls besondere Sicherheitsanforderungen bestehen, kann eine Erforderlichkeit zur Identitätsprüfung argumentiert werden. Hierbei muss jedoch immer geprüft werden, ob alternative Methoden (z. B. Chipkarten) ausreichen.
In einigen Branchen können Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen Regelungen zur biometrischen Zeiterfassung enthalten. Falls eine betriebliche Einigung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat besteht, kann die Nutzung von Fingerabdruckscannern unter bestimmten Umständen zulässig sein. Allerdings müssen auch in diesen Fällen datenschutzrechtliche Vorgaben beachtet und alternative Methoden angeboten werden.
Welche rechtlichen Grundlagen gelten?
Die DSGVO regelt den Schutz personenbezogener Daten und stuft biometrische Merkmale, wie Fingerabdrücke, als besondere Kategorie personenbezogener Daten ein. Laut Artikel 9 DSGVO ist die Verarbeitung solcher Daten grundsätzlich verboten – es sei denn, es gibt eine ausdrückliche rechtliche Grundlage oder eine freiwillige Einwilligung der betroffenen Person.
Eine Einwilligung muss laut DSGVO freiwillig, informiert und widerrufbar sein. Da zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Abhängigkeitsverhältnis besteht, ist eine wirklich freiwillige Einwilligung oft fraglich. Datenschutzbehörden empfehlen daher, alternative Zeiterfassungssysteme anzubieten, damit Mitarbeiter eine echte Wahl haben.
Falls keine freiwillige Einwilligung vorliegt, kann sich die Verarbeitung nur dann auf eine rechtliche Grundlage stützen, wenn sie zwingend erforderlich ist. Das bedeutet, dass es ohne biometrische Zeiterfassung keine praktikable Alternative geben darf – was in den meisten Fällen schwer zu begründen ist
Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergänzt die DSGVO in Deutschland und enthält weitere Vorgaben für den Umgang mit biometrischen Daten. Besonders wichtig ist § 26 BDSG, der die Verarbeitung personenbezogener Daten im Arbeitsverhältnis regelt. Eine Verarbeitung ist nur zulässig, wenn sie zur Erfüllung arbeitsvertraglicher Pflichten erforderlich ist oder eine freiwillige Einwilligung vorliegt.
Arbeitsrechtlich stellt sich die Frage, ob Arbeitgeber die Nutzung eines Fingerabdrucksystems verpflichtend anordnen dürfen. Da biometrische Daten besonders sensibel sind, müssen Unternehmen eine Verhältnismäßigkeitsprüfung durchführen. Falls weniger eingreifende Alternativen (z. B. Chipkarten oder PINs) existieren, könnte eine Verpflichtung unzulässig sein.
Welche Urteile und Entscheidungen gibt es?
Deutsche Gerichte haben sich bereits mehrfach mit der Zulässigkeit der Fingerabdruck-Zeiterfassung befasst. Ein Beispiel ist ein Urteil des Arbeitsgerichts Berlin (Az. 29 Ca 5451/19), das entschied, dass ein Arbeitgeber die Nutzung eines Fingerabdruckscanners nicht erzwingen darf, wenn alternative Zeiterfassungsmethoden existieren.
Mehrere Datenschutzbehörden haben sich kritisch zur Fingerabdruck-Zeiterfassung geäußert. Die Landesbeauftragten für Datenschutz empfehlen Arbeitgebern, auf weniger eingriffsintensive Methoden auszuweichen. Besonders die Frage der freiwilligen Einwilligung wird oft als problematisch angesehen.
Unternehmen, die eine biometrische Zeiterfassung einführen möchten, müssen daher strenge Datenschutzvorgaben einhalten und die Verhältnismäßigkeit prüfen.
Alternativen zur Zeiterfassung per Fingerabdruck
Da die biometrische Zeiterfassung strengen Datenschutzanforderungen unterliegt, setzen viele Unternehmen auf datenschutzfreundliche Alternativen. Diese Methoden ermöglichen eine rechtssichere Arbeitszeiterfassung, ohne sensible biometrische Daten zu erfassen.
Eine gängige Alternative ist die Zeiterfassung mit Chipkarten oder PIN-Codes. Mitarbeiter erhalten eine personalisierte Karte oder einen individuellen Code, mit dem sie sich an einem Zeiterfassungsterminal anmelden. Vorteile dieser Methode sind:
- Kein Eingriff in die Privatsphäre: Es werden keine biometrischen Daten gespeichert.
- Einfache Handhabung: Systeme sind leicht zu implementieren und kostengünstig.
- Flexibilität: PINs können bei Bedarf geändert werden, und verlorene Chipkarten lassen sich schnell ersetzen.
Viele Unternehmen setzen mittlerweile auf digitale Zeiterfassung per App. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten über das Smartphone oder Tablet erfassen. Diese Methode bietet einige Vorteile:
- Ortsunabhängige Nutzung: Besonders für Homeoffice und Außendienst geeignet.
- Benutzerfreundlichkeit: Mitarbeiter können ihre Zeiten jederzeit einsehen und anpassen.
- Einfache Integration: Apps lassen sich mit bestehenden HR-Systemen verknüpfen.
Viele Unternehmen setzen auf eine Kombination verschiedener Systeme, um Sicherheit, Datenschutz und Benutzerfreundlichkeit in Einklang zu bringen. Im nächsten Abschnitt beantworten wir häufig gestellte Fragen rund um die Fingerabdruck-Zeiterfassung.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Nein, Arbeitgeber dürfen die Nutzung eines Fingerabdruckscanners nicht verpflichtend vorschreiben. Da biometrische Daten besonders geschützt sind, ist eine freiwillige Einwilligung erforderlich. Mitarbeiter müssen eine alternative Methode zur Zeiterfassung nutzen können.
Mitarbeiter, die sich weigern, ihre Fingerabdrücke zur Zeiterfassung zu verwenden, dürfen keine Nachteile erleiden. Eine Abmahnung oder Kündigung wäre in diesem Fall arbeitsrechtlich nicht zulässig. Falls es zu Problemen kommt, kann der Betriebsrat oder eine Datenschutzbehörde eingeschaltet werden.
Die Speicherung und Verarbeitung biometrischer Daten birgt hohe Datenschutzrisiken. Falls die Daten nicht ausreichend geschützt sind, könnten sie durch Hackerangriffe oder Sicherheitslücken missbraucht werden. Zudem ist die rechtliche Lage streng, und Verstöße gegen die DSGVO oder das BDSG können zu hohen Geldstrafen führen.
Arbeitnehmer haben das Recht, über die Verarbeitung ihrer biometrischen Daten informiert zu werden und eine freiwillige Entscheidung zu treffen. Sie können jederzeit eine erteilte Einwilligung widerrufen. Zudem haben sie das Recht, von ihrem Arbeitgeber zu verlangen, dass ihre Daten gelöscht werden, wenn die Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist.
Datenschutzfreundliche Alternativen sind Chipkarten, PIN-basierte Systeme und mobile Apps. Diese Methoden erfassen keine sensiblen biometrischen Daten und sind rechtlich weniger problematisch. Besonders mobile App-Lösungen werden in vielen Unternehmen als flexible und sichere Alternative eingesetzt.
Mehr zum Thema lesen:
Raucherpausen als Arbeitszeit: Ein Streitthema
Arbeitszeiterfassung Pflicht in Deutschland
Arbeitszeitbetrug: Kündigung, Abmahnung oder Straftat?
Disclaimer:
Die in diesem Blogartikel geäußerten Meinungen und Informationen dienen nur zu allgemeinen Informationszwecken. Wir bemühen uns um Aktualität und Genauigkeit der bereitgestellten Informationen, können jedoch keine Garantie für die Korrektheit, Vollständigkeit oder Aktualität übernehmen. Jegliche Nutzung der in diesem Artikel bereitgestellten Informationen erfolgt auf eigenes Risiko.
