Zeiterfassung auf Dienstreisen: Arbeitszeiten richtig erfassen

Die Zeiterfassung bei Dienstreisen spielt eine zentrale Rolle, um Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Sie ist nicht nur für die Vergütung von Reisezeiten entscheidend, sondern auch für die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). In diesem Artikel erfahren Sie, welche Regeln und Pflichten gelten und wie Sie die Zeiterfassung während Dienstreisen praktisch umsetzen können.

Was ist Zeiterfassung bei Dienstreisen und warum ist sie wichtig?

Die Zeiterfassung bei Dienstreisen dient dazu, Arbeitszeiten korrekt zu dokumentieren und von reinen Reisezeiten abzugrenzen. Sie stellt sicher, dass Mitarbeiter für ihre tatsächlich geleistete Arbeit fair vergütet werden und Unternehmen die Arbeitszeitregelungen einhalten. Gerade in Zeiten steigender Mobilität und rechtlicher Vorgaben wie dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung gewinnt das Thema an Bedeutung. Eine korrekte Zeiterfassung schafft Transparenz und minimiert potenzielle Konflikte zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern.

Was zählt bei Dienstreisen als Arbeitszeit?

Ob eine Tätigkeit während einer Dienstreise als Arbeitszeit gilt, hängt von der Art der Tätigkeit ab. Aktive Tätigkeiten wie Meetings, Telefonate oder das Arbeiten an Projekten zählen eindeutig zur Arbeitszeit. Passive Tätigkeiten, wie das bloße Mitfahren als Beifahrer, gelten hingegen in der Regel als Reisezeit. Hier kommt es darauf an, ob die Reisezeit für Arbeitsaufgaben genutzt werden kann oder ob sie lediglich der Fortbewegung dient.

Auch vorbereitende oder nachbereitende Tätigkeiten, wie das Organisieren von Unterlagen, können zur Arbeitszeit zählen, sofern sie in engem Zusammenhang mit der Dienstreise stehen. Arbeitgeber sollten klare Regelungen schaffen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Diese Beispiele verdeutlichen den Unterschied zwischen aktiver und passiver Reisezeit.

Beispiele für aktive Reisezeit (zählt als Arbeitszeit)

• Vorbereitung auf ein Meeting während der Zugfahrt (z. B. Durchsicht von Unterlagen)
• Beantwortung von geschäftlichen E-Mails oder Telefonaten während der Reise
• Teilnahme an einer virtuellen Besprechung über Laptop oder Smartphone.
• Schreiben eines Berichts oder Bearbeiten von Projektaufgaben während der Flugreise.
• Präsentation oder Schulung für Kollegen oder Kunden während der Fahrt (z. B. in einem Firmenfahrzeug).

In der passiven Reisezeit – der sogenannten echten Reisezeit – erbringt der Arbeitnehmer keine Arbeitsleistung.

Beispiele für passive Reisezeit (zählt in der Regel nicht als Arbeitszeit):

• Das reine Sitzen als Passagier in einem Zug oder Flugzeug ohne Arbeitsaufgaben.
• Mitfahren als Beifahrer in einem Firmen- oder Mietwagen ohne aktive Tätigkeit.
• Warten auf Anschlusszüge oder Flüge, ohne dabei berufliche Aufgaben zu erledigen.
• Spaziergänge oder persönliche Erledigungen während der Reisezeit.
• Schlafen oder Entspannen während der Fahrt (z. B. in einem Zug oder Bus)

Herr Müller, ein Vertriebsmitarbeiter, fährt mit dem Zug zu einem Kundentermin. Während der Hinfahrt beantwortet er geschäftliche E-Mails und erstellt eine Präsentation – diese Zeit gilt als Arbeitszeit. Auf der Rückfahrt liest er ein Buch und entspannt sich – dies zählt als passive Reisezeit und wird nicht vergütet.

Welche rechtlichen Grundlagen gelten?

In Deutschland wird die Arbeitszeit durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt, das auch für Dienstreisen gilt. Es definiert Arbeitszeit als die Zeit, in der ein Mitarbeiter seine beruflichen Aufgaben erfüllt. Reisezeiten, die außerhalb der regulären Arbeitszeit liegen, gelten jedoch nicht immer als Arbeitszeit – es sei denn, während der Reise werden aktiv berufliche Tätigkeiten ausgeführt.

Laut dem EuGH-Urteil zur Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sind Unternehmen verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu dokumentieren. Das bedeutet, auch bei Dienstreisen müssen Arbeits- und Reisezeiten klar erfasst und getrennt werden. Diese Regelung zielt darauf ab, Überstunden zu vermeiden und die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten sicherzustellen.

Für Unternehmen, die keine geeigneten Zeiterfassungssysteme haben, kann das Urteil erhebliche Konsequenzen haben. Eine fehlende oder fehlerhafte Dokumentation stellt nicht nur einen Verstoß gegen die arbeitsrechtlichen Vorgaben dar, sondern kann auch Bußgelder und Schadensersatzforderungen nach sich ziehen. Deshalb setzen immer mehr Firmen auf digitale Zeiterfassungssysteme, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Ein Unternehmen hat die Reisezeiten eines Mitarbeiters nicht erfasst, obwohl er regelmäßig Überstunden auf Dienstreisen leistet. Ein Jahr später erhebt der Mitarbeiter Klage und fordert die Vergütung seiner nicht dokumentierten Arbeitszeiten. Da das Unternehmen keine systematische Zeiterfassung eingeführt hat, wird es zur Nachzahlung und einer Geldstrafe verurteilt.

Darüber hinaus sind Regelungen zur Vergütung von Reisezeiten häufig in Tarifverträgen oder internen Betriebsvereinbarungen geregelt. Arbeitgeber sollten diese Vereinbarungen transparent gestalten, um Konflikte zu vermeiden. Eine lückenlose Dokumentation ist hierbei essenziell, da sie sowohl rechtliche Anforderungen erfüllt als auch Arbeitnehmer vor Nachteilen schützt.

Wie funktioniert die Zeiterfassung während einer Dienstreise?

Die Zeiterfassung während einer Dienstreise erfordert klare Systeme und Prozesse, um Arbeitszeit und Reisezeit genau zu dokumentieren. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, verschiedene Szenarien abzubilden, etwa Übernachtungen oder Reisen außerhalb der regulären Arbeitszeit. Eine präzise Erfassung ist nicht nur wichtig, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, sondern auch, um Überstunden korrekt abzurechnen und Transparenz für Mitarbeiter zu schaffen.

Welche Methoden der Zeiterfassung gibt es?

Es gibt verschiedene Methoden, um die Arbeitszeit während einer Dienstreise zu erfassen:

1. Digitale Tools: Mobile Apps und cloudbasierte Zeiterfassungssysteme ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Zeiten in Echtzeit einzutragen. Diese Tools bieten oft Funktionen wie automatische Zeiterkennung oder GPS-Tracking, was die Erfassung erleichtert.
   
2. Manuelle Erfassung: Hierbei führen Mitarbeiter Zeiterfassungsbögen oder Excel-Tabellen zur Zeiterfassung, um Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit festzuhalten. Diese Methode ist einfach, aber fehleranfälliger und weniger effizient.
   
3. Hybride Ansätze: Unternehmen kombinieren digitale und manuelle Methoden, beispielsweise durch mobile Apps in Verbindung mit zentralen, manuell gepflegten Systemen.

Die Wahl der Methode hängt von den Unternehmensanforderungen ab. Digitale Tools bieten den Vorteil der Automatisierung, während manuelle Ansätze flexibler, aber zeitaufwändiger sind.

Was sind typische Herausforderungen bei der Dokumentation?

Die korrekte Erfassung von Arbeits- und Reisezeiten während einer Dienstreise bringt einige Herausforderungen mit sich:

• Abgrenzung von Arbeitszeit und Reisezeit: Es ist nicht immer eindeutig, ob bestimmte Tätigkeiten (z. B. E-Mails während eines Flugs) als Arbeitszeit zählen.
  
• Erfassung von Ãœberstunden: Dienstreisen, die über die reguläre Arbeitszeit hinausgehen, können zu unbeabsichtigten Ãœberstunden führen, die korrekt dokumentiert und vergütet werden müssen.
  
• Fehleranfälligkeit: Manuelle Methoden bergen das Risiko von Fehlern, etwa durch ungenaue oder verspätete Eintragungen.
  
• Compliance-Anforderungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Zeiterfassungssysteme den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, insbesondere hinsichtlich Datenschutz und Transparenz.

Um diese Herausforderungen zu meistern, sind klare Richtlinien und Schulungen für Mitarbeiter unerlässlich. Zudem können digitale Lösungen dabei helfen, die Dokumentation zu vereinfachen und Fehler zu reduzieren.

Rechtliche Vorgaben zur Zeiterfassung bei Dienstreisen

Dienstreisen unterliegen einer Vielzahl rechtlicher Vorgaben, die sowohl die Erfassung der Arbeitszeit als auch die Vergütung der Reisezeit betreffen. Diese Regeln sollen sicherstellen, dass die Rechte der Arbeitnehmer gewahrt bleiben und gesetzliche Anforderungen, wie die Einhaltung der Höchstarbeitszeit, erfüllt werden.

Reisezeit vs. Arbeitszeit: Was sagt das Gesetz?

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) definiert Arbeitszeit als die Zeit, in der Arbeitnehmer ihre beruflichen Aufgaben ausführen. Reisezeiten zählen in der Regel nicht zur Arbeitszeit, es sei denn, sie stehen in direktem Zusammenhang mit der Arbeit, wie bei der aktiven Teilnahme an Telefonkonferenzen während einer Zugfahrt.

Wird jedoch ein eigenes Fahrzeug genutzt, um zum Zielort zu gelangen, oder wenn die Reise während der regulären Arbeitszeit erfolgt, kann die Reisezeit vollständig oder teilweise als Arbeitszeit angerechnet werden. Bei Dienstreisen im öffentlichen Dienst gelten oft zusätzliche tarifvertragliche Regelungen, die festlegen, wie Reise- und Arbeitszeit abzugrenzen sind.

Besonders wichtig ist die Vergütung von Reisezeiten. Arbeitgeber sind zwar nicht immer verpflichtet, Reisezeit außerhalb der Arbeitszeit zu bezahlen, jedoch müssen solche Regelungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in internen Vereinbarungen klar geregelt sein. Eine unklare Trennung zwischen Arbeits- und Reisezeit kann zu Konflikten und rechtlichen Auseinandersetzungen führen.

Arbeitszeitgesetz zur Arbeitszeitregelung auf Dienstreisen

Oftmals überschreitet man die normale Arbeitszeit auf einer Dienstreise. Welche Arbeitszeiten dürfen Arbeitnehmer in diesem Fall erfassen? Auch bei einer Geschäftsreise müssen sich Arbeitnehmer an das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) halten. Das Gesetz schreibt vor:

• Die vorgeschriebene Arbeitszeit von acht Stunden darf nicht überschritten werden
• In Ausnahmefällen sind 10 Stunden Arbeitszeit möglich
• Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit und müssen von der Arbeitszeit abgezogen werden
• Nach Arbeitsende muss der Arbeitnehmer eine Ruhezeit von 11 Stunden einhalten
• Bei geschäftlichen Reisen am Sonntag müssen Arbeitgeber innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag anbieten
• Bei geschäftlichen Reisen an einem Feiertag müssen Arbeitgeber innerhalb von acht Wochen einen Ersatzruhetag anbieten.

Welche Tools und Software unterstützen bei der Zeiterfassung?

Die Auswahl an Zeiterfassungssystemen ist groß, und viele Tools bieten speziell auf Dienstreisen zugeschnittene Funktionen. Beispiele für hilfreiche Lösungen sind:

1. Mobile Zeiterfassungs-Apps: Tools wie TimO oder SAP SuccessFactors ermöglichen die Erfassung von Arbeits- und Reisezeiten direkt vom Smartphone aus. Viele dieser Apps bieten GPS-Tracking, um den Standort und die Reiseaktivität zu dokumentieren.
   
2. Cloudbasierte Systeme: Programme wie die TimO-Zeiterfassung oder Zoho People bieten eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Arbeitszeiten, inklusive der Erfassung von Ãœberstunden und Reisezeiten.
   
3. Integrierte Lösungen in Projektmanagement-Software: Systeme wie Jira oder TimO Projektmanagement Software kombinieren Zeiterfassung mit Projektmanagement was besonders für projektorientierte Dienstreisen sinnvoll ist.
   
4. Kombinierte Lösungen:
   
5. Individuelle Unternehmenslösungen: Große Unternehmen entwickeln häufig maßgeschneiderte Tools, die genau auf ihre internen Anforderungen abgestimmt sind.

Moderne Zeiterfassungstools bieten oft die Möglichkeit, Reisekostenpauschalen für verschiedene Länder direkt zu integrieren. Das spart Zeit bei der Abrechnung und minimiert Fehler. Für Dienstreisen gelten in vielen Ländern spezifische Pauschalen, die für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten festgelegt sind.

Frau Schmidt, eine Projektmanagerin, nutzt eine mobile Zeiterfassungs-App während ihrer Dienstreise. Mit der App kann sie direkt nach jedem Kundentermin ihre Arbeitszeiten eintragen und Belege hochladen. Die Verpflegungspauschalen für antionale und internationale Reisen sind bereits in den Stammdaten hinterlegt. Am Ende der Reise kann die Reise, der direkt von der Buchhaltung geprüft werden.

Tabelle: Reisekostenpauschalen für ausgewählte Länder (Stand: 2025)

Land	Verpflegungspauschale	Ãœbernachtungspauschale
Deutschland	14 € (ab 8 Stunden) / 28 € (ab 24 Stunden)	20 €
Österreich	26,40 € (ganztägig)	15 €
Schweiz	35 CHF (ganztägig)	180 CHF (variabel je nach Kanton)
Frankreich	50 € (ganztägig, je nach Region)	120 € (höhere Sätze z. B. in Paris)
USA	55–76 USD (je nach Stadt/Region)	200–300 USD (variabel, z. B. in NYC)

Best Practices für eine effektive Zeiterfassung bei Dienstreisen

Eine effiziente Zeiterfassung bei Dienstreisen erfordert klare Strategien und gut durchdachte Prozesse. Mit den richtigen Best Practices können Unternehmen sowohl gesetzliche Vorgaben einhalten als auch die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter steigern. Im Folgenden finden Sie Empfehlungen, die sowohl auf organisatorischer Ebene als auch im Umgang mit Mitarbeitern hilfreich sind.

• Klare Richtlinien schaffen:
• Einsatz moderner Tools
• Schulung für Mitarbeiter
• Regelmäßige Ãœberprüfung der Prozesse
• Tarif- oder Betriebsvereinbarungen nutzen

Unternehmen sollten verbindliche Regelungen festlegen, welche Tätigkeiten während einer Dienstreise als Arbeitszeit gelten. Diese Richtlinien sollten schriftlich dokumentiert und allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Die Einführung digitaler Systeme reduziert den Verwaltungsaufwand und minimiert Fehler. Besonders mobile Apps sind bei Dienstreisen unverzichtbar, da sie eine flexible und ortsunabhängige Erfassung ermöglichen. Um die korrekte Anwendung von Zeiterfassungssystemen sicherzustellen, sind Schulungen essenziell. Mitarbeiter sollten wissen, wie sie Arbeits- und Reisezeiten dokumentieren und welche Regelungen für ihre Dienstreisen gelten. Unternehmen sollten ihre Prozesse regelmäßig evaluieren und an gesetzliche oder betriebliche Änderungen anpassen. Auch Feedback von Mitarbeitern kann helfen, Schwachstellen zu identifizieren und zu optimieren. Um Konflikte zu vermeiden, können spezielle Regelungen zur Vergütung von Reisezeiten in Tarifverträgen oder internen Betriebsvereinbarungen getroffen werden.

Häufige Fehler und Fallstricke vermeiden

Auch bei gut durchdachten Prozessen können bei der Zeiterfassung während Dienstreisen Fehler oder Missverständnisse auftreten. Solche Fallstricke können rechtliche Konsequenzen haben oder zu Unzufriedenheit bei Mitarbeitern führen. Es ist daher wichtig, typische Probleme zu erkennen und gezielt zu vermeiden.

Unklare Abgrenzung zwischen Arbeitszeit und Reisezeit:
Ein häufiger Streitpunkt ist die Frage, wann Reisezeit als Arbeitszeit gilt. Tätigkeiten wie das Lesen beruflicher E-Mails während einer Zugfahrt oder das Führen eines Firmenfahrzeugs fallen in eine rechtliche Grauzone. Hier sind klare Regelungen im Unternehmen essenziell.

Überstunden während der Reise:
Viele Mitarbeiter leisten Überstunden, wenn eine Dienstreise außerhalb der regulären Arbeitszeit stattfindet. Ohne eine lückenlose Dokumentation können diese Überstunden übersehen und nicht vergütet werden, was zu Unzufriedenheit führen kann.

Fehlerhafte Vergütung von Reisezeiten:
Besonders im internationalen Kontext kann es zu Verwirrung bei der Anwendung von Reisekostenpauschalen kommen. Unterschiede in den Regelungen verschiedener Länder müssen genau beachtet werden.

Fehlende Pausenregelungen:
Pausen müssen auch während Dienstreisen eingehalten und dokumentiert werden. Mitarbeiter sind häufig unsicher, ob Pausen während der Reise als Arbeitszeit gelten oder nicht.

Nicht-Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG):
Überschreitungen der maximal zulässigen Arbeitszeit oder Ruhezeiten können rechtliche Konsequenzen haben. Dienstreisen bergen ein höheres Risiko, da Mitarbeiter oft lange unterwegs sind.

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