Ab dem 1. Januar 2025 gelten neue Regelungen für die Reisekostenabrechnung von Geschäftsreisen. Aktualisierte Pauschalen für Verpflegungs- und Übernachtungskosten werden eingeführt, die auf den neuesten wirtschaftlichen Entwicklungen und Inflationsraten basieren. Dieser Artikel bietet einen Überblick über die neuen Sätze, erläutert bedeutende Anpassungen in verschiedenen Ländern und gibt Tipps zur Integration dieser Änderungen in Ihre Reisekostenabrechnung. Bleiben Sie informiert, um 2025 reibungslos zu meistern.
Inhalt
Geschäftsreisen im Inland
Die Verpflegungspauschalen regeln, wie beruflich bedingte Kosten für Mahlzeiten steuerlich geltend gemacht werden können. Sie ermöglichen eine vereinfachte Abrechnung ohne Belege und basieren auf gesetzlich festgelegten Beträgen. Für 2025 gelten unveränderte Sätze, die je nach Reisedauer und -art variieren.
Die Verpflegungspauschalen im Inland bleiben unverändert bei 14 € für Abwesenheiten zwischen 8 und 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen. Bei voller Abwesenheit von 24 Stunden sind weiterhin 28 € anwendbar. Trotz gestiegener Inflationsrate und Lebenshaltungskosten blieben die inländischen Sätze stabil.
Geschäftsreisen im Inland: Aktuelle Verpflegungspauschale 2025
Die Verpflegungspauschalen von 14,00 Euro für den halben Tag und 28,00 Euro für den vollen Tag bleiben für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands auch im Jahr 2025 bestehen. Die Übernachtungspauschale beträgt weiterhin 20 Euro.
| Abwesenheit | Verpflegungsmehraufwand 2025 |
|---|---|
| ab 8 bis 24 Stunden | 14 Euro |
| ab 24 Stunden | 28 Euro |
| Ãœbernachtungskosten | 20 Euro |
| Kostenart | Betrag (in Euro) |
|---|---|
| Ãœbernachtungskosten | 20 Euro |
| Kürzung für Frühstück | – 5,60 Euro |
| Kürzung für Mittag- und Abendessen | -11,20 Euro |
Pauschalen für eintägige Reisen
Bei eintägigen Reisen ohne Übernachtung können Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale von 14 Euro geltend machen, wenn die Abwesenheit mehr als acht Stunden beträgt. Diese Pauschale gilt deutschlandweit und ist unabhängig von den tatsächlichen Verpflegungskosten.
Eine Außendienstmitarbeiterin besucht tagsüber einen Kunden und kehrt am Abend zurück. Da sie insgesamt neun Stunden unterwegs war, kann sie 14 Euro steuerlich geltend machen. Werden Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt, muss die Pauschale entsprechend gekürzt werden.
Pauschalen für mehrtägige Reisen
Für mehrtägige Reisen gelten gestaffelte Pauschalen. Der An- und Abreisetag wird jeweils mit 14 Euro berücksichtigt. Für jeden vollen Kalendertag während der Reise beträgt die Verpflegungspauschale 28 Euro. Diese Sätze gelten für berufliche Reisen innerhalb Deutschlands.
Ein Projektmanager reist für eine zweitägige Schulung. Für den Anreisetag und den Abreisetag kann er jeweils 14 Euro ansetzen. Für den vollen Tag vor Ort stehen ihm 28 Euro zu. Insgesamt ergibt sich eine Verpflegungspauschale von 56 Euro für diese Reise.
Kürzung der Pauschalen bei gestellter Verpflegung
Die Verpflegungspauschalen werden gekürzt, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten bereitstellt oder diese in den Übernachtungskosten enthalten sind. Ziel dieser Regelung ist es, Doppelerstattungen zu vermeiden und eine gerechte steuerliche Behandlung sicherzustellen.
| Kostenart | Betrag (in Euro) | |
|---|---|---|
| Kürzung für Frühstück | – 5,60 Euro | Kürzung um 20 % der vollen Tagespauschale (28 Euro). |
| Kürzung für Mittag- und Abendessen | -11,20 Euro | Kürzung um 40 % der vollen Tagespauschale (28 Euro). |
Ein Arbeitnehmer nimmt an einem Seminar teil, bei dem Frühstück und Mittagessen gestellt werden. Von der Tagespauschale von 28 Euro werden 5,60 Euro für das Frühstück und 11,20 Euro für das Mittagessen abgezogen. Somit bleiben 11,20 Euro übrig, die steuerlich geltend gemacht werden können.
Die Kürzungen gelten auch für Pauschalen an An- und Abreisetagen. Hier wird der Prozentsatz auf die reduzierte Pauschale von 14 Euro angewendet.
An einem Anreisetag wird dem Reisenden ein Mittagessen gestellt. Die Kürzung beträgt 40 % von 14 Euro, also 5,60 Euro. Für diesen Tag bleiben 8,40 Euro ansetzbar.
Wo kann ich das PDF für 2025 finden?
Das PDF mit den aktualisierten Pauschalen für Reisekosten ab dem 1. Januar 2025 ist auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums verfügbar. Sie können es direkt unter www.bundesfinanzministerium.de im Bereich der Veröffentlichungen oder spezifisch bei den Informationen zu Reisekosten und Spesen finden. Es steht dort zur freien Ansicht und zum Download bereit.
Reisekosten mühelos digital erfassen und abrechnen mit TimO®
- Mit aktuellen gesetzlichen Ãœbernachtungs- und Verpflegungspauschalen
- Mit tagesaktuellen Wechselkurse für exakte Abrechungen
- Kostenloser Telefonsupport – ohne Warteschleife
Auslandspauschalen: Pauschalen für internationale Reisen
Für berufliche Übernachtungen im Ausland gelten je nach Land unterschiedliche Pauschalen. Diese Beträge werden jährlich durch das Bundesfinanzministerium festgelegt und berücksichtigen die typischen Kostenstrukturen der jeweiligen Länder. 2025 wurden die Pauschalen für viele Länder aufgrund gestiegener Preise angepasst.
Die Höhe der Pauschale richtet sich nach dem Reiseland und dem Ort der Übernachtung. Für Länder mit höheren Lebenshaltungskosten, wie die Schweiz oder Norwegen, sind die Pauschalen deutlich höher als beispielsweise für Reisen nach Polen oder Rumänien. Eine detaillierte Übersicht der Beträge wird in der offiziellen Reisekostentabelle 2025 bereitgestellt.
Eine Führungskraft übernachtet geschäftlich in Paris, Frankreich. Die Pauschale für Übernachtungen in Paris beträgt 130 Euro pro Nacht. Dieser Betrag kann steuerfrei erstattet oder in der Steuererklärung angesetzt werden, sofern keine Einzelnachweise für höhere Kosten vorliegen.
Wichtig: Werden die tatsächlichen Übernachtungskosten angesetzt, müssen entsprechende Rechnungen vorgelegt werden. Die Pauschalen gelten nur, wenn diese nicht überschritten werden.
Die gestiegenen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten spiegeln die Anpassung an die aktuellen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und Lebenshaltungskosten in verschiedenen Ländern wider. Sie berücksichtigen insbesondere die Inflation und die Preisentwicklungen vor Ort, um Reisenden auf beruflich und betrieblich veranlassten Auslandsdienstreisen einen angemessenen finanziellen Ausgleich zu bieten.
| Europa | Verpflegungs-pauschale 2024 (24 Std./>8 Std.) | Verpflegungs-pauschale 2025 (24 Std./>8 Std.) | Ãœbernachtungs-pauschale 2024 | Ãœbernachtungs-pauschale 2025 |
|---|---|---|---|---|
| Türkei – Izmir | 43 € / 28 € | 44 € / 29 € | 118 € | 120 € |
Besonders bemerkenswert sind die Anpassungen in Ländern wie Singapur, wo die Übernachtungspauschale von 25 € auf 27 € gestiegen ist, sowie in Simbabwe, wo die Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten signifikant angehoben wurden.
| Asien | Verpflegungs-pauschale 2024 (24 Std./>8 Std.) | Verpflegungs-pauschale 2025 (24 Std./>8 Std.) | Ãœbernachtungs-pauschale 2024 | Ãœbernachtungs-pauschale 2025 |
|---|---|---|---|---|
| Singapur | 70 € / 47 € | 71 € / 48 € | 25 € | 27 € |
| Thailand | 35 € / 23 € | 36 € / 24 € | 110 € | 114 € |
| Vietnam | 35 € / 23 € | 36 € / 24 € | 108 € | 111 € |
| Afrika | Verpflegungs-pauschale 2024 (24 Std./>8 Std.) | Verpflegungs-pauschale 2025 (24 Std./>8 Std.) | Ãœbernachtungs-pauschale 2024 | Ãœbernachtungs-pauschale 2025 |
|---|---|---|---|---|
| São Tomé und PrÃncipe | 35 € / 23 € | 36 € / 24 € | 145 € | 147 € |
| Simbabwe | 62 € / 41 € | 63 € / 42 € | 195 € | 198 € |
| Südamerika | Verpflegungs-pauschale 2024 (24 Std./>8 Std.) | Verpflegungs-pauschale 2025 (24 Std./>8 Std.) | Übernachtungs-pauschale 2024 | Übernachtungs-pauschale 2025 |
|---|
| Uruguay | 39 € / 26 € | 40 € / 27 € | 110 € | 113 € |
Reduzierte Pauschalen 2025 im Vergleich zu 2024
Die gesunkenen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten resultieren aus einer Neubewertung der Lebenshaltungskosten in bestimmten Ländern und Regionen. Diese Anpassungen erfolgen vor dem Hintergrund einer Kostenstabilisierung oder gar eines Rückgangs der Preise vor Ort. Ziel ist es, die Pauschalen realistisch und fair zu gestalten, sodass sie den tatsächlichen Kostenaufwand widerspiegeln, ohne dabei überhöht auszufallen. Besonders auffällig ist dies in der Russischen Föderation, wo sowohl die Verpflegungs- als auch die Übernachtungspauschalen, beispielsweise in Moskau, zurückgegangen sind. Auch in Ankara, Türkei, wurden die Pauschalen entsprechend gesenkt.
| Europa | Verpflegungs-pauschale 2024 (24 Std./>8 Std.) | Verpflegungs-pauschale 2025 (24 Std./>8 Std.) | Ãœbernachtungs-pauschale 2024 | Ãœbernachtungs-pauschale 2025 |
|---|
| Türkei – Ankara | 33 € / 22 € | 32 € / 21 € | 112 € | 110 € |
| Türkei – übrige Gebiete | 25 € / 17 € | 24 € / 16 € | 105 € | 100 € |
| Europa/Asien | Verpflegungspauschale 2024 (24 Std./>8 Std.) | Verpflegungspauschale 2025 (24 Std./>8 Std.) | Ãœbernachtungspauschale 2024 | Ãœbernachtungspauschale 2025 |
|---|
| Russische Föderation – Moskau | 31 € / 21 € | 30 € / 20 € | 240 € | 235 € |
| Russische Föderation – St. Petersburg | 29 € / 20 € | 28 € / 19 € | 135 € | 133 € |
| Russische Föderation – übrige Gebiete | 29 € / 20 € | 28 € / 19 € | 135 € | 133 € |
Was versteht man unter der Reisekostenpauschale?
Die Reisekostenpauschale ist eine gesetzlich festgelegte Regelung, die Arbeitnehmern und Selbstständigen ermöglicht, beruflich bedingte Reisekosten steuerlich abzusetzen. Sie dient dazu, die Kosten für Verpflegung, Fahrt und Übernachtung ohne aufwendige Einzelnachweise zu pauschalieren. Dies spart Zeit und minimiert den bürokratischen Aufwand sowohl für Reisende als auch für das Finanzamt.
Das Prinzip hinter der Pauschale ist einfach: Für bestimmte Reisekategorien, wie eintägige oder mehrtägige Reisen, gibt es festgelegte Beträge. Diese können in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Voraussetzung ist, dass die Reise beruflich veranlasst war und die Reisekosten nicht bereits vom Arbeitgeber vollständig erstattet wurden.
Ein Arbeitnehmer fährt für eine Tagung in eine andere Stadt. Die Verpflegungspauschale deckt die Kosten für Mahlzeiten ab, während die Kilometerpauschale die Fahrtkosten berücksichtigt. Übernachtungskosten können entweder über eine Pauschale oder anhand von Rechnungen abgerechnet werden.
Die Pauschalen werden regelmäßig angepasst, um Inflation und steigenden Lebenshaltungskosten Rechnung zu tragen. Für 2025 hat das Wachstumschancengesetz die Reisekostenpauschale in wichtigen Bereichen modernisiert. Diese Änderungen erleichtern die Abrechnung beruflicher Reisen weiter und sorgen für eine gerechte steuerliche Behandlung.
Gesetzliche Grundlagen der Reisekostenpauschale 2025
Die Reisekostenpauschale basiert auf den Einkommensteuerrichtlinien und wird regelmäßig durch das Bundesfinanzministerium angepasst. 2025 greifen neue Regelungen, die durch das Wachstumschancengesetz eingeführt wurden. Diese zielen darauf ab, berufliche Mobilität steuerlich zu fördern und den aktuellen Lebenshaltungskosten gerecht zu werden.
Aktuelle gesetzliche Regelungen
Die Reisekostenpauschale regelt, wie beruflich bedingte Reisekosten steuerlich geltend gemacht werden können. Voraussetzung ist immer eine berufliche Veranlassung der Reise. Pauschalen gibt es für Verpflegung, Fahrtkosten und Übernachtungen.
Für eintägige Reisen ohne Übernachtung gilt eine Pauschale ab mehr als acht Stunden Abwesenheit. Für mehrtägige Reisen gibt es höhere Sätze, die auch den An- und Abreisetag berücksichtigen. Arbeitnehmer profitieren von einer vereinfachten Abrechnung ohne Belege, solange die Pauschalen nicht überschritten werden.
Änderungen durch das Wachstumschancengesetz
2025 bringt das Wachstumschancengesetz höhere Verpflegungspauschalen für mehrtägige Reisen und eine Anpassung der Kilometerpauschale. Für private PKW-Nutzung liegt diese bei 0,35 Euro pro Kilometer. Neue Pauschalen fördern zudem umweltfreundliche Verkehrsmittel wie Fahrräder.
Die Digitalisierung von Reisekostenabrechnungen soll ab 2025 den Prozess vereinfachen und den Bürokratieaufwand weiter senken.
Fahrtkostenpauschalen für nachhaltigere Mobilität
Die Fahrtkostenpauschalen ermöglichen es Arbeitnehmern und Selbstständigen, beruflich bedingte Reisekosten für die Nutzung von Fahrzeugen oder öffentlichen Verkehrsmitteln steuerlich geltend zu machen. Für 2025 wurden die Pauschalen teilweise angepasst, um eine gerechtere und nachhaltigere Mobilität zu fördern
Kilometerpauschale für PKW-Nutzung
Die Kilometerpauschale für die Nutzung eines privaten PKWs beträgt 2025 unverändert 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer. Für Strecken über 20 Kilometer wird der Satz auf 0,35 Euro erhöht, um Pendler stärker zu entlasten. Diese Regelung gilt sowohl für Arbeitnehmer, die dienstlich unterwegs sind, als auch für Selbstständige, die ihre Fahrten im Rahmen der Betriebsausgaben absetzen möchten.
Ein Außendienstmitarbeiter fährt 50 Kilometer zu einem Kundentermin und zurück. Für die ersten 20 Kilometer der Hin- und Rückfahrt (40 Kilometer) kann er 0,30 Euro pro Kilometer ansetzen, also 12 Euro. Für die restlichen 60 Kilometer (30 Kilometer pro Strecke) gilt der höhere Satz von 0,35 Euro, was 21 Euro ergibt. Insgesamt kann er Fahrtkosten von 33 Euro geltend machen.
Die Kilometerpauschale deckt alle mit der Fahrzeugnutzung verbundenen Kosten ab, wie Benzin, Wartung oder Versicherungen. Es sind keine weiteren Einzelnachweise erforderlich.
Pauschalen für andere Verkehrsmittel
Neben der Nutzung des privaten PKWs können Fahrtkosten auch für andere Verkehrsmittel steuerlich geltend gemacht werden. Für öffentliche Verkehrsmittel wie Bus oder Bahn gelten dabei die tatsächlich entstandenen Kosten. Voraussetzung ist, dass diese durch Belege nachgewiesen werden können.
Neu ab 2025 ist die Einführung von Pauschalen für umweltfreundliche Verkehrsmittel wie Fahrräder und E-Bikes. Pro Kilometer können Reisende 0,20 Euro ansetzen, wenn das Verkehrsmittel für beruflich bedingte Fahrten genutzt wird. Diese Maßnahme soll nachhaltige Mobilität fördern.
Ein Angestellter fährt mit dem E-Bike 15 Kilometer zu einer beruflichen Fortbildung. Für die Hin- und Rückfahrt (30 Kilometer) kann er 6 Euro (30 x 0,20 Euro) als Fahrtkosten ansetzen.
Für Flugreisen und Mietwagen gelten weiterhin die tatsächlichen Kosten, die durch Quittungen oder Rechnungen belegt werden müssen. Auch hier ist der Nachweis der beruflichen Veranlassung erforderlich, um die Kosten steuerlich abzusetzen
Ãœbernachtungspauschalen steuerlich geltend machen
Übernachtungspauschalen bieten eine einfache Möglichkeit, beruflich bedingte Kosten für Übernachtungen steuerlich geltend zu machen. Sie ersetzen die Notwendigkeit, einzelne Belege vorzulegen, sofern die Pauschalen nicht überschritten werden. Für 2025 gelten weiterhin gestaffelte Beträge für Inlands- und Auslandsübernachtungen.
Ãœbernachtungskosten im Inland: Pauschalen und Regelungen
In Deutschland wird bei beruflich bedingten Übernachtungen in der Regel der tatsächlich gezahlte Betrag angesetzt, sofern eine Quittung vorliegt. Alternativ kann eine steuerfreie Pauschale genutzt werden, wenn der Arbeitgeber die Kosten erstattet. Diese liegt 2025 bei 20 Euro pro Übernachtung im Inland.
Ein Vertriebsmitarbeiter übernachtet während einer Geschäftsreise in einer günstigen Pension, die 19 Euro pro Nacht berechnet. Da dieser Betrag unterhalb der Pauschale liegt, kann der Arbeitgeber die 20 Euro steuerfrei erstatten. Falls die tatsächlichen Kosten höher sind, muss ein Nachweis erbracht werden.
Die Pauschale gilt nicht für Übernachtungen zu Hause oder bei Familienangehörigen. Hier können keine Kosten angesetzt werden, da kein tatsächlicher Aufwand entstanden ist.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Für Inlandsreisen beträgt die Verpflegungspauschale 2025 14 Euro bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit und 28 Euro bei einer vollen 24-stündigen Abwesenheit.
Die Pauschale gilt für beruflich bedingte Reisen und setzt eine genaue Dokumentation der Abwesenheitszeiten voraus.
Ab 2025 bleibt die Pauschale für Pkw bei 0,30 Euro pro Kilometer bis 20 Kilometer, steigt aber auf 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer. Für Fahrräder und E-Bikes wurde eine neue Pauschale von 0,20 Euro pro Kilometer eingeführt. Öffentliche Verkehrsmittel können weiterhin mit den tatsächlichen Ticketkosten angesetzt werden.
Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird die Pauschale gekürzt: 20 % für Frühstück (5,60 Euro) und 40 % für Mittag- oder Abendessen (je 11,20 Euro). Beispiel: Bei 24 Stunden Abwesenheit und einem gestellten Mittagessen reduziert sich die Pauschale von 28 Euro auf 16,80 Euro.
Mehr zum Thema lesen:
Zeiterfassung im Homeoffice: Alles, was Sie wissen müssen
Disclaimer:
Die aufgeführten Pauschalen, Tipps und Beiträge sind nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig zusammengestellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Ausschließlichkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung.
