Referentenentwurf neues Arbeitszeitgesetz

Die Arbeitszeiterfassung ist ein zentrales Thema im Arbeitsrecht, das durch die Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) erneut in den Fokus gerückt ist. Diese Urteile betonen die Notwendigkeit, bestehende Regelungen zu überarbeiten und gesetzlich zu verankern. Als Reaktion darauf hat die deutsche Bundesregierung einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, der die Rechtssicherheit für Unternehmen stärken und die Vorgaben der Gerichte umsetzen soll. Der Artikel analysiert die wesentlichen Punkte des Entwurfs und die möglichen Auswirkungen auf Unternehmen. In unserem Beispiel haben wir die Übergangsfristen speziell für kleine Unternehmen berechnet.

Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS), datiert vom 27. März 2023, befasst sich mit der Änderung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) und anderer Vorschriften. Der Entwurf liegt als PDF vor. Damit reagiert das Ministerium auf ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022, das die verpflichtende Aufzeichnung der gesamten Arbeitszeit von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern vorsieht. Diese Entscheidung basiert auf einem früheren Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019.

Was hat die Entscheidung des EuGH und BAG ausgelöst?

Die Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) zur Arbeitszeiterfassung haben grundlegende Änderungen im deutschen Arbeitsrecht angestoßen. Der EuGH entschied, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein verlässliches System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter einzurichten, um sicherzustellen, dass die EU-Arbeitszeitrichtlinie eingehalten wird. Das BAG folgte diesem Urteil und stellte klar, dass auch in Deutschland eine umfassende Erfassung der Arbeitszeiten notwendig ist. Diese Urteile verdeutlichen die Notwendigkeit, die bestehenden gesetzlichen Regelungen zu überarbeiten, um sie an die europäischen Vorgaben anzupassen.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) reagierte auf diese rechtlichen Entwicklungen mit dem Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes. Dieser Referentenentwurf zielt darauf ab, die Anforderungen der Gerichte in nationales Recht umzusetzen und gleichzeitig Klarheit für Unternehmen zu schaffen. Die geplanten Änderungen sollen sicherstellen, dass Arbeitgeber ihrer Pflicht zur Zeiterfassung nachkommen und dadurch sowohl den Arbeitnehmerschutz stärken als auch die betriebliche Compliance verbessern. Es wird ein einmaliger Erfüllungsaufwand von rund 74 Millionen Euro für die Einführung der elektronischen Zeiterfassung in Unternehmen erwartet.

Update: Eine zeitnahe Umsetzung der geplanten Reform des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) ist derzeit nicht absehbar. Fachleute gehen davon aus, dass die Umsetzung frühestens Ende 2024 oder Anfang 2025 erfolgen wird.

Referetenentwurf als PDF

Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales ist hier als PDF-Dokument einsehbar. Das Dokument wurde am 18. April 2023 geleakt, was bereits frühzeitig öffentliche und politische Reaktionen ausgelöst hat.

Der Referentenentwurf im Detail

Der Referentenentwurf des BMAS bringt klare Vorgaben zur Erfassung von Arbeitszeiten. Die Reaktionen aus der Wirtschaft und Gewerkschaft fallen jedoch gemischt aus. Während einige ihn als notwendige Anpassung an die europäische Rechtsprechung begrüßen, sehen andere darin eine zusätzliche bürokratische Belastung, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen.

Schärfere Regeln für die Zeiterfassung

Der Gesetzentwurf zielt darauf ab, sowohl im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) als auch im Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) Vorschriften zur lückenlosen Erfassung der gesamten Arbeitszeit einzuführen. Ziel ist es, klare Richtlinien für die Arbeitszeiterfassung festzulegen und somit eine bessere Kontrolle und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten.

Neue Regeln für Arbeitszeiten: Tägliche Erfassung vorgeschrieben

• Arbeitgeber sind verpflichtet Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen.
• Pausenzeiten werden nicht im Referentenentwurf erwähnt
• Die Erfassung soll jeweils am Tag der Arbeitsleistung erfolgen.
• Die Erfassung muss elektronisch erfolgen

Delegation der Zeiterfassung: Arbeitgeber bleibt verantwortlich

• Arbeitgeber bleibt für die ordnungsgemäße Aufzeichnung verantwortlich
• Arbeitgeber können die Erfassung an einen Dritten delegieren
• Aufzeichnung kann durch Arbeitnehmer erfolgen.

Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers: Verstöße erkennen

• Arbeitgeber muss mit geeigneten Maßnahmen sicherstellen, dass ihm Verstöße gegen die gesetzlichen Bestimmungen zu Dauer und Lage der Arbeits- und Ruhezeiten bekannt werden.

Einblick in die aufgezeichnete Arbeitszeit

• Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Arbeitnehmer auf dessen Wunsch über die erfasste Arbeitszeit zu informieren.
• Er muss ihm auf Anfrage eine Kopie der Aufzeichnungen zur Verfügung zu stellen.

Kontrollmöglichkeiten für Behörden

• Jeder Arbeitgeber muss die zur Kontrolle der Arbeitszeitvorschriften notwendigen Aufzeichnungen in deutscher Sprache im Inland für die Dauer der Beschäftigung, jedoch maximal zwei Jahre, aufbewahren.
• Auf Verlangen der Aufsichtsbehörde müssen diese Unterlagen auch am Arbeitsort, bei Bauleistungen auf der Baustelle, vorgehalten werden.

Was regelt der Referentenentwurf?

Alle Arbeitgeber sollen verpflichtet werden, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Dabei wird betont, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen. Die Erfassung soll jeweils am Tag der Arbeitsleistung erfolgen.

Diese Regelung betrifft nicht nur Vollzeitbeschäftigte, sondern auch Teilzeitkräfte, Minijobber und Beschäftigte in flexiblen Arbeitszeitmodellen. Ziel ist es, die Rechte der Arbeitnehmer zu stärken und sicherzustellen, dass die gesetzlich festgelegten Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.

Pausenzeiten fehlen im Referentenentwurf

Der Referentenentwurf erwähnt nicht die Pflicht zur Erfassung von Pausenzeiten. Pausenzeiten sind aber entscheidend, um die tatsächliche tägliche Arbeitszeit korrekt zu berechnen, da sie von der Gesamtarbeitszeit abgezogen werden müssen. Pausen gelten laut § 4 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) als Ruhepausen und zählen damit nicht zur Arbeitszeit. Nur für den Bergbau gibt es eine Ausnahme.

Unterschiede zu bisherigen Regelungen

Im Vergleich zu den bisherigen Regelungen bringt der Referentenentwurf eine Verschärfung der Pflichten für Arbeitgeber. Während bisher oft nur Überstunden dokumentiert werden musste, sollen nun detaillierte Arbeitszeitaufzeichnungen geführt werden. Zudem sieht der Entwurf eine verpflichtende elektronische Zeiterfassung vor, die den bisherigen, oft manuell geführten Systemen überlegen ist. Diese Umstellung erfordert von vielen Unternehmen eine Anpassung ihrer internen Prozesse und IT-Infrastrukturen.

Elektronische vs. nichtelektronische Arbeitszeiterfassung

Der Referentenentwurf legt besonderen Wert auf die Einführung elektronischer Zeiterfassungssysteme. Diese sollen die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Arbeitszeitdokumentation erhöhen und Manipulationen erschweren. Für kleinere Betriebe und bestimmte Branchen gibt es jedoch Ausnahmeregelungen, die es ermöglichen, auch weiterhin nichtelektronische Systeme zu nutzen, sofern diese den gesetzlichen Anforderungen genügen. Diese Differenzierung soll den unterschiedlichen betrieblichen Gegebenheiten Rechnung tragen und eine flexible Umsetzung ermöglichen.

Neben gebräuchlichen Zeiterfassungsgeräten können auch andere Formen der elektronischen Aufzeichnung verwendet werden können, wie beispielsweise Tabellenkalkulationsprogramme (z. B. Excel) oder Apps auf Mobiltelefonen.

Durch Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können Abweichungen von der elektronischen Erfassung zugelassen werden, die dann beispielsweise eine händische Aufzeichnung in Papierform (wie Stundenzettel) ermöglichen.

Für bestimmte Gruppen, wie Führungskräfte oder spezialisierte Berufe, bei denen die gesamte Arbeitszeit nicht gemessen oder im Voraus festgelegt wird, könnten ebenfalls manuelle Aufzeichnungen erlaubt sein, sofern entsprechende tarifliche Regelungen bestehen.

Aufbewahrungspflichten und Zugangsrechte

Ein weiterer zentraler Punkt des Referentenentwurfs sind die verschärften Aufbewahrungspflichten. Arbeitgeber müssen die erfassten Arbeitszeiten für eine Dauer von mindestens zwei Jahren archivieren. Diese Aufzeichnungen müssen auf Anforderung den zuständigen Behörden, wie der Gewerbeaufsicht, zugänglich gemacht werden. Die Vorschrift zielt darauf ab, eine wirksame Kontrolle der Arbeitszeiten zu gewährleisten und Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz nachweisbar zu machen.

Zuständigkeiten und Delegation

Der Referentenentwurf sieht vor, dass die Verantwortung für die Arbeitszeiterfassung grundsätzlich beim Arbeitgeber liegt. Die Aufzeichnung der Arbeitszeit kann durch die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erfolgen. Allerdings dürfen Arbeitgeber diese Aufgabe an Dritte – etwa Vorgesetzte der Beschäftigten oder den Entleiher von Leiharbeitnehmer – delegieren. Diese Delegation entbindet den Arbeitgeber jedoch nicht von der Haftung, sodass er auch weiterhin für die ordnungsgemäße Zeiterfassung verantwortlich bleibt. Diese Regelung soll sicherstellen, dass die Zeiterfassung in größeren Betrieben effizient und rechtskonform umgesetzt wird.

Übergangsregelungen und Ausnahmen

Um den Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung zu geben, enthält der Referentenentwurf Übergangsregelungen. Kleinere Betriebe und Unternehmen, die noch keine digitalen Zeiterfassungssysteme nutzen, erhalten eine verlängerte Frist zur Umsetzung.

Die Übergangsregelung betrifft nur die Umstellung auf elektronische Aufzeichnungen. Eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht jedoch bereits aufgrund eines Urteils des Bundesarbeitsgerichts (BAG).

• Ein Arbeitgeber gilt diese Ausnahme für ein Jahr ab Inkrafttreten des Gesetzes
• Für Arbeitgeber mit weniger als 250 Arbeitnehmern gilt diese Ausnahme für zwei Jahre ab Inkrafttreten des Gesetzes
• Für Arbeitgeber mit weniger als 50 Arbeitnehmern für fünf Jahre bis zum Inkrafttreten des Gesetzes.
• Ein Kleinbetrieb mit 10 Mitarbeitern muss die Arbeitszeit nie elektronisch erfassen und kann weiterhin manuell dokumentieren.
• Arbeitgeber ohne Betriebsstätte im Inland, der weniger als 10 Arbeitnehmer entsendet, muss die Arbeitszeit nie elektronisch erfassen. Er kann weiterhin manuell dokumentieren.
• Privathaushalte mit Hausangestellten können weiterhin manuell dokumentieren.

Beispielberechung für die gesetzlichen Übergangsfirsten

Wenn das Gesetz am 1. Januar 2025 in Kraft treten würde, können wir anhand der gegebenen Regeln die Fristen für die Ausnahmen berechnen:

Arbeitgeber	Aufzeichnung in nicht elektronischer Form
Unternehmen > 250 Arbeitnehmer	bis 1. Januar 2026 manuelle Aufzeichnung
Unternehmen < 250 Arbeitnehmer	bis 1. Januar 2027 manuelle Aufzeichnung
Unternehmen < 50 Arbeitnehmer	bis 1. Januar 2030 manuelle Aufzeichnung
Kleinbetriebe ≤ 10 Arbeitnehmer	manuelle Aufzeichnung immer möglich
Arbeitgeber ohne Betriebsstätte im Inland ≤ 10 Arbeitnehmer werden entsendet	manuelle Aufzeichnung immer möglich
Hausangestellte Privathaushalt	manuelle Aufzeichnung immer möglich

Darüber hinaus gibt es Ausnahmeregelungen für bestimmte Branchen, in denen flexible Arbeitszeiten unerlässlich sind. Dazu gehören etwa das Baugewerbe oder die Landwirtschaft. Gleichzeit will die Bundesregierung die wirtschaftliche Belastung für die Unternehmen minimieren,

Sanktionen bei Verstößen

Bei Nichteinhaltung der neuen Vorgaben drohen empfindliche Strafen. Der Referentenentwurf sieht vor, dass Verstöße gegen die Zeiterfassungspflicht mit Bußgeldern geahndet werden können. Diese Sanktionen sollen sicherstellen, dass die neuen Regelungen ernst genommen und konsequent umgesetzt werden. Besonders schwere Verstöße, wie die Manipulation von Arbeitszeitaufzeichnungen, können zu noch höheren Strafen führen und im Wiederholungsfall sogar den Entzug von Geschäftslizenzen nach sich ziehen.

Kritische Stimmen und Befürworter

Die neuen Regelungen zur Arbeitszeiterfassung stoßen auf Kritik, insbesondere aus der Wirtschaft. Viele Unternehmen, vor allem kleine und mittlere Betriebe, sehen in den geplanten Änderungen eine erhebliche bürokratische Belastung. Sie argumentieren, dass die verpflichtende elektronische Zeiterfassung hohe Investitionen in IT-Systeme erfordert und die Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung einschränkt. Kritiker befürchten zudem, dass die strengeren Vorgaben zu einer erhöhten Überwachung am Arbeitsplatz führen könnten, was das Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern untergraben könnte.

Auf der anderen Seite begrüßen Arbeitnehmervertretungen die geplanten Änderungen als notwendigen Schritt, um den Arbeitnehmerschutz zu stärken. Sie argumentieren, dass eine lückenlose Erfassung der Arbeitszeiten sicherstellt, dass Überstunden korrekt vergütet und die gesetzlichen Ruhezeiten eingehalten werden. Befürworter betonen außerdem, dass die Regelungen zur Zeiterfassung dazu beitragen, unfaire Arbeitspraktiken zu verhindern und die Transparenz in den Betrieben zu erhöhen.

Auswirkungen auf Unternehmen

Flexibilisierung der Arbeitszeit

Der Referentenentwurf könnte die Flexibilisierung der Arbeitszeit in vielen Unternehmen erheblich beeinflussen. Unternehmen, die bisher auf flexible Arbeitsmodelle müssen nun sicherstellen, dass auch bei flexiblen Arbeitszeiten eine lückenlose Erfassung der Arbeitsstunden erfolgt. Die neuen Anforderungen könnten die Flexibilität, die viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer schätzen, einschränken und erfordern eine Anpassung der bisherigen Arbeitszeitmodelle.

Vertrauensarbeitszeit

Die Vertrauensarbeitszeit, bei der die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten eigenverantwortlich erfassen, steht durch die neuen Regelungen vor einer Neuausrichtung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die erfassten Zeiten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und manipulationssicher dokumentiert werden. Dies könnte dazu führen, dass das Prinzip der Vertrauensarbeitszeit infrage gestellt wird, da eine engere Kontrolle der Arbeitszeiten notwendig wird. Dennoch sehen einige Experten hier eine Chance, die Vertrauensarbeitszeit durch den Einsatz moderner Zeiterfassungssysteme transparenter und gerechter zu gestalten.

Allgemeine betriebliche Herausforderungen

Die Einführung der verpflichtenden Arbeitszeiterfassung bringt für Unternehmen zahlreiche betriebliche Herausforderungen mit sich. Neben den finanziellen Investitionen in neue Systeme müssen Unternehmen auch ihre internen Prozesse anpassen, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Dies betrifft insbesondere die Schulung der Mitarbeiter und die Implementierung neuer Workflows, die eine rechtskonforme Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten sicherstellen. Gleichzeitig steigt der administrative Aufwand, da Unternehmen die erfassten Daten langfristig aufbewahren und bei Bedarf den Behörden zugänglich machen müssen.

Praktische Umsetzung in Kleinbetrieben

Welche KMUs sind zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet?

Kleinbetriebe und mittelständische Unternehmen (KMUs) stehen vor der Herausforderung, die neuen gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung umzusetzen. Der Referentenentwurf verpflichtet grundsätzlich alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Allerdings gibt es Ausnahmeregelungen und Übergangsfristen, die speziell für kleinere Betriebe gelten. Diese Regelungen sollen den Betrieben die notwendige Zeit geben, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen und die finanziellen Belastungen abzufedern.

Welche Systeme zur Erfassung von Arbeitsstunden gibt es für Kleinbetriebe?

Kleinbetriebe haben eine Vielzahl von Optionen zur Arbeitszeiterfassung, die sowohl elektronische als auch manuelle Systeme umfassen. Während größere Unternehmen häufig auf umfassende digitale Zeiterfassungssysteme setzen, können kleinere Betriebe auf einfachere und kostengünstigere Lösungen zurückgreifen. Dazu gehören mobile Apps, die auf Smartphones verwendet werden können, oder klassische Zeiterfassungsbögen, die manuell ausgefüllt werden. Es ist wichtig, dass die gewählten Systeme den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und eine zuverlässige Erfassung und Speicherung der Arbeitszeiten ermöglichen.

Fazit und Ausblick

Der Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes markiert einen bedeutenden Schritt hin zu einer strengeren und systematischen Erfassung der Arbeitszeiten in Deutschland. Während die neuen Regelungen darauf abzielen, den Arbeitnehmerschutz zu stärken und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten, stellen sie insbesondere für kleinere Unternehmen eine Herausforderung dar. Die Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung und die damit verbundenen Kosten könnten für viele Betriebe zu einer Belastung werden. Dennoch bietet die Umstellung auch Potenzial zur Optimierung interner Abläufe und zur Erhöhung der betrieblichen Transparenz.

In der Zukunft bleibt abzuwarten, wie sich die Gesetzeslage weiterentwickelt und welche Anpassungen möglicherweise noch vorgenommen werden, um den unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden. Es ist wahrscheinlich, dass das Thema Flexibilisierung der Arbeitszeit und die Balance zwischen Kontrolle und Vertrauen weiterhin eine zentrale Rolle in der Diskussion spielen werden. Arbeitgeber sind gut beraten, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinanderzusetzen und geeignete Maßnahmen zur Umsetzung der Zeiterfassungspflicht zu ergreifen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

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