Projektsteuerung: Definition, Aufgaben und Ablauf

Komplexe Projekte erfordern gute Planung. Die bringt aber nichts, wenn sie am Ende nicht eingehalten wird. Sinnvolles Projektmanagement benötigt also auch eine Ebene, die über die Durchführung des Projektes wacht und gegebenenfalls steuernd eingreift. An dieser Stelle kommt die Projektsteuerung ins Spiel. Was Projektsteuerung genau ist, welche Aufgaben sie konkret hat und wie sie dabei vorgeht, erklärt dieser Artikel.

Im Projektmanagement geht es ähnlich zu wie im Zugverkehr. Bei der Bahn gibt es Fahrpläne und regulierte Abläufe, damit alles reibungslos funktioniert. Sind viele Züge gleichzeitig unterwegs, muss der Zugverkehr ständig überwacht und sehr genau gesteuert werden, damit jeder Zug zur richtigen Zeit auf dem richtigen Gleis unterwegs ist. Sonst drohen Störungen, Verspätungen oder Unfälle.

Ebenso ist es im Projektmanagement. Auch hier wird üblicherweise ein Plan aufgestellt, der helfen soll, das Projektziel sicher zu erreichen. Und auch Projekte können komplex sein und sich aus vielen ineinandergreifenden Vorgängen und Prozessen zusammensetzen, die das Risiko von Störungen im Ablauf steigen lassen. Deshalb muss hier ebenfalls überwacht und gesteuert werden, damit der festgelegte Fahrplan funktioniert und eingehalten wird.

Die Projektsteuerung übernimmt in der Umsetzungsphase von Projekten genau diese übergeordnete Rolle und kontrolliert, kommuniziert und steuert den Projektfortschritt. Zentral ist dabei ein kontinuierlicher Vergleich der Soll-Werte im Projektplan mit den tatsächlich erreichten Ist-Werten. Die Projektsteuerung ist zentraler Bestandteil des Projektmanagements. Statt Projektsteuerung werden synonym auch die Begriffe Projektmonitoring, Projektcontrolling oder Projektüberwachung genutzt.

Herkunft des Begriffs

Ursprünglich stammt der Begriff Projektsteuerung aus dem Baugewerbe und war zunächst vorwiegend für Bauherren von Großprojekten relevant. Geprägt wurde er in den 70er-Jahren durch die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI). Hier wurde erstmals für die Projektsteuerung ein Leistungsbild definiert. Durch den AHO (Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordung) wurde dieses Leistungsbild später noch genauer definiert und um konkrete Leistungsphasen der Projektsteuerung erweitert.

Der Nutzung des Begriffs hat sich auf das Projektmanagement im Allgemeinen ausgeweitet, da sich das Prinzip auf nahezu alle Bereiche übertragen lässt. Sowohl das Leistungsbild der Projektsteuerung als auch die Leistungsphasen ähneln sich abgesehen von konkreten Inhalten größtenteils branchenübergreifend.

Zuständig für den geordneten und planmäßigen Projektablauf ist der Projektsteuerer. Auf den ersten Blick mag seine Tätigkeit nicht besonders herausfordernd klingen. Die eigentliche Projektarbeit machen schließlich andere. Er beschäftigt sich währenddessen „nur“ mit dem Soll-Ist-Vergleich des Projektfortschritts und bessert gegebenenfalls ein wenig nach, richtig? So einfach ist Projektsteuerung tatsächlich nicht. Sie umfasst eine ganze Reihe von Aufgaben und die erfordern ausgeprägte analytische, organisatorische und kommunikative Fähigkeiten:

Organisieren

Zur Projektsteuerung gehören grundlegende organisatorische Aufgaben. Tools und Ressourcen müssen bereitgestellt und eingeteilt werden. Dazu gehört vor allem auch die Organisation der Projektmitarbeiter. Wer ist für welche Aufgabe am besten geeignet? Wie lassen sich Verantwortlichkeiten am besten aufteilen? Wie lässt sich die Projektarbeit durchführen, ohne dass andere Abläufe in Mitleidenschaft gezogen werden? Hier kommt es auf vorausschauende und umfassende Planung an, ohne die Übersicht zu verlieren.

Koordination von Mitarbeitenden, Arbeitsaufträgen, Ressourcen und Abläufen

In der Projektarbeit greifen häufig einzelne Arbeitsschritte ineinander. Termine und Etappenziele müssen eingehalten werden, damit das reibungslos möglich ist. Die Koordination von Mitarbeitenden, Arbeitsaufträgen, Ressourcen und Abläufen anhand des Projektplans ist dafür entscheidend. Der Projektsteuerer muss dafür sorgen, dass sich eine Vielzahl einzelner Schritte planmäßig ins Gesamtbild des Projektes einfügt.

Analysieren und Ãœberwachen

Eines der wichtigsten Werkzeuge der Projektsteuerung ist das Controlling. Soll und Ist des Projektfortschritts müssen abgeglichen werden. Fortschritte und deren Qualität müssen überprüft, Bedarfe ermittelt und Kostenentwicklungen im Blick behalten werden. Kommt es zu Komplikationen oder unerwünschten Abweichungen, muss der Projektmanage Ursachenanalyse betreiben, damit er das Vorgehen entsprechend anpassen kann.

Abweichungen rechtzeitig erkennen

Der Projektplan bildet die Grundlage für die Arbeit der Projektsteuerung. Unvorhergesehene Faktoren können dazu führen, dass die Realität nicht mehr dem vorgefertigten Plan entspricht. Termine können dann durcheinandergeraten, die Qualität der Ergebnisse leidet und mitunter ist sogar der gesamte Projekterfolg gefährdet. Es ist Aufgabe des Projektsteuerers, Abweichungen rechtzeitig zu erkennen, deren Ursachen auf den Grund zu gehen und Anpassungen vorzunehmen, die einer Fehlentwicklung entgegensteuern.

Kommunizieren und Führen

Die Projektsteuerung kann als eine Art Bindeglied zwischen der Projektleitung und der ausführenden Ebene fungieren. Funktionierende Kommunikation im und mit dem Team ist dabei unentbehrlich. Auch die Berichterstattung gegenüber der Projektleitung oder Geschäftsführung und der Informationsaustausch mit Auftraggebern oder anderen Projektbeteiligten gehören zum Aufgabenspektrum. Gegenüber den Mitarbeitenden am Projekt beinhaltet die Projektsteuerung in der Regel auch ein gewisses Maß an Weisungsbefugnis und damit die Übernahme von Führungsaufgaben.

Dokumentieren

Der Projektsteuerer analysiert, überwacht und lenkt den Fortschritt der Projektarbeit. Alle darin enthaltenen Schritte und relevanten Faktoren müssen dokumentiert werden, um die Projektarbeit nachvollziehbar zu machen. Die Dokumentation ist in der Projektsteuerung für die eigenen Analysen, für die Kommunikation und Berichterstattung und auch für eine spätere Evaluation und Auswertung relevant.

Ablauf: Projektsteuerung in Phasen

Der Projektmanagement-Prozess setzt sich aus verschiedenen Phasen zusammen. In der Start-Phase wird die Projektidee vorgestellt, geprüft und bewertet. Es folgt eine Planungsphase, in der ein konkreter Projektplan ausgearbeitet wird. Er bildet die Grundlage für die dann folgende Ausführungsphase. Die Projektsteuerung erfolgt dann parallel zur Ausführung anhand des Projektplans. Ist die eigentliche Projektarbeit beendet, kommt es zum Abschluss mit der Übergabe der Projektergebnisse an den Auftraggeber, sowie Abschlussgesprächen und Evaluationen.

Die Projektsteuerung ist also ein Bestandteil des Projektmanagement-Prozesses. Sie orientiert sich an der vorhergegangenen Projektplanung und verläuft parallel zur Ausführung. Der Ablauf der Projektsteuerung erfolgt zyklisch und besteht aus sich wiederholenden Schritten:

• Datenerfassung: Ausgehend von den Projektvorgaben erfasst das Projektcontrolling den Ist-Zustand des Projektes.
• Abgleich: Die vorliegenden Daten werden mit den Planungsvorgaben abgeglichen.
• Interpretation: Zeichnen sich Abweichungen vom Projektplan ab, werden diese analysiert und bewertet.
• Anpassung: Es werden nötigenfalls Steuerungsmaßnahmen ergriffen, um die Planungsvorgaben zu erreichen. Durch erneute Datenanalysen wird die Wirkung der Maßnahmen überprüft.
  

Dieser Projektsteuerungszyklus läuft während der gesamten Durchführungsphase des Projektes ab. Parallel dazu finden Dokumentation, Berichterstattung und Abstimmung mit den Projektbeteiligten statt.
In Einzelfällen kann die Projektsteuerung sogar einen Projektabbruch empfehlen, wenn das Projektziel sich in der Umsetzung als nicht auf sinnvolle Weise erreichbar erweist.

Welche Kosten für die Projektsteuerung eingeplant werden müssen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Hier pauschal konkrete Zahlen zu nennen, ist kaum möglich. Branche, Art und Umfang des Projektes, die Projektdauer und die Zahl der Beteiligten sind einige der möglichen Kostenfaktoren.

Bauherren orientieren sich häufig an den Empfehlungen der HOAI und der AHO. Andere Branchen kennen solche Orientierungshilfen üblicherweise nicht und auch in der Baubranche sind sie nicht verbindlich. Prinzipiell können Honorare im Projektmanagement also frei vereinbart werden. Angebote für die Projektsteuerung können entsprechend unterschiedlich ausfallen.

Tipp: Projektsteuerung mit Software für mehr Überblick

Heutzutage wird in der Projektsteuerung bevorzugt mit Projektmanagement-Software gearbeitet. Insbesondere bei umfangreichen, komplexen Projektvorhaben ist sie mittlerweile unabdingbar. Das gilt auch und vor allem im Multiprojektmanagement. Mithilfe einer geeigneten Projektmanagement-Software lassen sich die verschiedenen Phasen und Teilbereiche eines Projektes übersichtlich darstellen und managen. Für die Projektsteuerung ist mit einer entsprechenden Software der Überblick über den aktuellen Projektstatus und der Abgleich mit der Planungsvorgabe deutlich leichter. Und auch steuernde Eingriffe sind meist einfacher und unmittelbarer möglich.

Fazit: Projektsteuerung – maßgeblich für den Projekterfolg

Ohne gute Organisation, Monitoring und Steuerung verlaufen Projekte selten nach Plan. Ungeplante Abweichungen sind immer möglich und müssen rechtzeitig erkannt und abgefangen werden, um nicht den gesamten Projektplan ins Wanken zu bringen.
Deshalb hat die Projektsteuerung Aufgaben, die durchaus umfangreich und komplex sind. Eine gewissenhafte Projektsteuerung, die für die Einhaltung des Projektplans sorgt und Abweichungen rechtzeitig erkennt, kann entscheidend für den Projekterfolg sein.

Häufig gestellte Fragen zur Projektsteuerung

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