Arbeitszeiterfassung: Gesetzliche Pflicht & Praxistipps (2025)

Als Arbeitgeber stehen Sie in der Pflicht, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen. In diesem Artikel erfahren Sie, was 2025 gesetzlich gilt, welche Ausnahmen möglich sind und wie Sie ein Zeiterfassungssystem rechtssicher und praxistauglich einführen.

Was versteht man unter Arbeitszeiterfassung?

Arbeitszeiterfassung bedeutet, die tägliche Arbeitszeit von Mitarbeitenden systematisch festzuhalten. Dazu gehören der Arbeitsbeginn, das Arbeitsende sowie Pausen und Überstunden. Ziel ist es, die tatsächlich geleisteten Stunden transparent zu dokumentieren.

Wie Sie die Arbeitszeiten erfassen, ist unterschiedlich möglich: klassisch mit Stundenzetteln, über eine Stechuhr oder per App. Viele Unternehmen setzen mittlerweile auf digitale Lösungen, bei denen die Arbeitszeit automatisch und fehlerfrei dokumentiert wird.

Welche Vorteile bietet die Arbeitszeiterfassung?

Die Einführung eines Zeiterfassungssystems bringt Ihrem Unternehmen viele Vorteile – sowohl organisatorisch als auch rechtlich. Sie schaffen damit nicht nur Klarheit über die geleistete Arbeitszeit, sondern stellen auch sicher, dass Sie Ihre Pflichten als Arbeitgeber erfüllen.

Vorteile für Sie als Arbeitgeber:

• Rechtssicherheit: Sie erfüllen gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeitdokumentation.
• Transparenz: Sie sehen, wann gearbeitet wurde – und ob Pausen und Höchstarbeitszeiten eingehalten wurden.
• Bessere Planung: Sie können den Personaleinsatz optimieren und Überstunden vermeiden.
• Projektdokumentation: Sie erfassen Arbeitszeit auftrags- oder projektbezogen – hilfreich z. B. bei Abrechnungen.
• Effizienzsteigerung: Sie erkennen Engpässe, Überlastung und Optimierungspotenziale früher.
  

Vorteile für Ihre Mitarbeitenden:

• Überstunden belegen: Mitarbeitende können ihre Mehrarbeit belegen und fair ausgleichen lassen.
• Transparenz und Fairness: Alle Zeiten werden gleich behandelt – das schafft Vertrauen.
• Planbarkeit: Ihre Mitarbeitenden sehen ihre geleisteten Stunden und können Pausen und Freizeit besser organisieren.
• Teamstruktur stärken: Klare Zeiten helfen bei Vertretungsregelungen oder Schichtplänen.

Arbeitszeiterfassung-Pflicht: Das sagt das Gesetz

Als Arbeitgeber stellt sich für Sie die Frage: Bin ich verpflichtet, die Arbeitszeiten meiner Mitarbeitenden zu erfassen? Die Antwort ist eindeutig: Ja. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist bereits heute geltendes Recht – unabhängig davon, ob das neue Gesetz schon in Kraft ist.

Die gesetzlichen Anforderungen wurden in den letzten Jahren durch wichtige Gerichtsurteile konkretisiert. Was auf den ersten Blick kompliziert wirkt, lässt sich mit dem richtigen System aber gut umsetzen. Im Folgenden erfahren Sie, wann, wie und für wen die Pflicht gilt – und welche Ausnahmen es gibt.

Ab wann ist die elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits – und zwar seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022. Das Gericht stellte klar: Als Arbeitgeber müssen Sie ein System einführen, mit dem Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden aufzeichnen können. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG) und gilt unabhängig von der geplanten Gesetzesänderung.

Ein neues Gesetz zur Konkretisierung dieser Pflicht befindet sich derzeit im parlamentarischen Verfahren. Der aktuelle Entwurf sieht vor, dass Sie die Arbeitszeiten künftig grundsätzlich elektronisch erfassen müssen – z. B. per Software, App oder Terminal. Eine Ausnahme ist nur vorgesehen, wenn Sie nicht mehr als 10 Mitarbeitende beschäftigen. In diesem Fall dürfen Sie weiterhin auch manuell – etwa mit Excel oder Papier – dokumentieren.

Solange das Gesetz noch nicht verabschiedet ist, haben Sie bei der Wahl des Systems etwas mehr Spielraum. Die Pflicht zur Erfassung selbst besteht jedoch bereits – handeln Sie also am besten jetzt.

Ab wieviel Mitarbeitern ist die Zeiterfassung Pflicht?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt unabhängig von der Anzahl Ihrer Mitarbeitenden. Auch wenn Sie nur ein kleines Team führen, sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht 2022 eindeutig festgestellt.

Der Unterschied liegt lediglich in der Art der Umsetzung. Der aktuelle Gesetzesentwurf sieht vor:

• Haben Sie mehr als 10 Mitarbeitende, müssen Sie die Arbeitszeit elektronisch erfassen – etwa mit Software, Apps oder Terminals.
• Bei 10 oder weniger Beschäftigten dürfen Sie die Arbeitszeit weiterhin manuell dokumentieren – zum Beispiel mit Excel-Tabellen oder Stundenzetteln.

Ist die Arbeitszeiterfassung auch für Kleinbetriebe Pflicht?

Ja, auch wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, sind Sie grundsätzlich zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Das gilt unabhängig davon, ob Sie nur eine Handvoll Mitarbeitende beschäftigen oder ein größerer Betrieb sind. Die Verpflichtung ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz und wurde durch das Bundesarbeitsgericht im Jahr 2022 nochmals bestätigt.

Was sich jedoch unterscheidet, ist die Art der Umsetzung. Der aktuelle Gesetzesentwurf sieht eine Ausnahme für Unternehmen mit höchstens 10 Beschäftigten vor: In diesem Fall dürfen Sie die Arbeitszeit auch manuell erfassen – etwa mit Excel-Listen, auf Papier oder in einfacher digitaler Form. Eine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung besteht für Kleinstbetriebe also nicht.

Wichtig ist aber: Auch bei einer einfachen Methode muss die Zeiterfassung zuverlässig, nachvollziehbar und zeitnah erfolgen. Das heißt: Arbeitsbeginn, -ende und Pausen müssen dokumentiert und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Welche Ausnahmen gibt es von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt für nahezu alle Beschäftigten – es gibt jedoch einige wenige Ausnahmen, die rechtlich klar geregelt sind.

1. Leitende Angestellte

Als Arbeitgeber müssen Sie für leitende Angestellte keine Arbeitszeiten erfassen – aber nur, wenn diese Personen im Sinne des § 5 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz als solche gelten. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn jemand eigenverantwortlich Personalentscheidungen trifft, also über Einstellungen oder Kündigungen entscheidet, und maßgeblich Einfluss auf den Betrieb nehmen kann.

Wichtig zur Abgrenzung:
Nicht jede Führungskraft ist automatisch ein leitender Angestellter im rechtlichen Sinne. Auch Mitarbeitende mit Personalverantwortung – etwa Teamleitungen oder Abteilungsleitungen – unterliegen in der Regel weiterhin der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Entscheidend sind nicht Titel oder Jobbezeichnung, sondern die tatsächlichen Entscheidungsbefugnisse im Unternehmen.

2. Tarifvertragliche Ausnahmen

Bestimmte tarifvertragliche Regelungen können Ausnahmen oder Sonderregelungen zur Zeiterfassung vorsehen – etwa in Branchen mit hohem Maß an Flexibilität. Diese Vereinbarungen müssen aber mit dem Arbeitsschutzgesetz und der aktuellen Rechtsprechung vereinbar sein. Eine generelle Befreiung von der Aufzeichnungspflicht ist dadurch nicht automatisch möglich.

3. Selbstständige und freie Mitarbeitende

Für externe Dienstleister, freie Mitarbeitende oder Selbstständige, die nicht in einem Arbeitsverhältnis zu Ihnen stehen, gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht. Dennoch kann eine Dokumentation sinnvoll sein – etwa zur Projektabrechnung.

Wer muss die Arbeitszeit erfassen?

Als Arbeitgeber tragen Sie die Verantwortung, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Das bedeutet: Sie müssen ein geeignetes System bereitstellen und sicherstellen, dass es auch tatsächlich genutzt wird.

Sie können die Dokumentation der Arbeitszeit zwar an Ihre Mitarbeitenden delegieren, etwa durch die Nutzung einer Arbeitszeiterfassungs-App oder eines Zeiterfassungsterminals – aber: Sie bleiben in der Verantwortung. Sie müssen kontrollieren, ob die Zeiten vollständig, korrekt und gesetzeskonform erfasst werden.

Tipp: Führen Sie klare Regeln zur Nutzung Ihres Zeiterfassungssystems ein – zum Beispiel, wann Arbeitsbeginn zu erfassen ist oder wie Pausen gebucht werden. So vermeiden Sie Missverständnisse und sorgen für rechtssichere Aufzeichnungen.

Kann weiterhin eine Vertrauensarbeitszeit vereinbart werden?

Ja, Vertrauensarbeitszeit ist auch nach dem BAG-Urteil weiterhin möglich – allerdings mit klaren Rahmenbedingungen. Als Arbeitgeber können Sie Ihren Mitarbeitenden also weiterhin die Freiheit geben, ihre Arbeitszeit flexibel und eigenverantwortlich zu gestalten. Dieses Modell eignet sich besonders für Tätigkeiten, bei denen das Ergebnis im Vordergrund steht – zum Beispiel in kreativen oder konzeptionellen Berufen.

Wichtig: Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Sie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Früher konnten diese Zeiten teilweise grob oder gar nicht dokumentiert werden – das ist seit dem EuGH-Urteil von 2019 und dem BAG-Urteil von 2022 nicht mehr zulässig. Die Arbeitszeiterfassung ist jetzt auch bei flexiblen Arbeitsmodellen Pflicht.

Das bedeutet: Sie dürfen die Verantwortung für die Erfassung an Ihre Mitarbeitenden übertragen, etwa über eine App oder ein Online-System. Sie bleiben jedoch dafür verantwortlich, dass die Zeiten korrekt erfasst werden.

Zudem gibt es rechtliche Grenzen, selbst bei maximalem Vertrauen: Sie müssen sicherstellen, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten werden – wie Höchstarbeitszeiten, Pausenregelungen und Ruhezeiten. Gerade bei Vertrauensarbeitszeit ist es wichtig, dass Sie klare Prozesse etablieren, um etwaige Überlastungen oder unbezahlte Überstunden frühzeitig zu erkennen.

Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden?

Wenn Sie als Arbeitgeber ein Zeiterfassungssystem einführen – ob digital oder manuell – müssen bestimmte Anforderungen erfüllt sein. Die Grundlage dafür bilden das EuGH-Urteil (2019), das BAG-Urteil (2022) und der aktuelle Gesetzesentwurf zum Arbeitszeitgesetz (Stand 2025).

Was muss erfasst werden?

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der tatsächlichen Arbeitszeit
• Pausenzeiten
• Überstunden und Mehrarbeit

Wichtig ist: Die Zeiterfassung muss verlässlich, vollständig und manipulationssicher sein – auch bei mobilen Mitarbeitenden oder Vertrauensarbeitszeit.

Muss die Arbeitszeit minutengenau erfasst werden?

Die rechtlich sicherste Variante ist die minutengenaue Arbeitszeiterfassung. Damit erfüllen Sie zuverlässig alle Anforderungen an die Dokumentation von Arbeitsbeginn, -ende, Pausen und Überstunden – und vermeiden Konflikte bei der Lohnabrechnung oder behördlichen Prüfungen.

Rundungen im 15-Minuten-Takt sind nur dann zulässig, wenn sie transparent geregelt, durchgängig angewendet werden und keine Nachteile für Ihre Mitarbeitenden entstehen. Rechtlich problematisch wird es, wenn systematisch zu Ungunsten der Mitarbeitenden gerundet wird – etwa durch pauschales Abrunden.

Tipp: Moderne Systeme erfassen automatisch minutengenau – das ist nicht nur rechtssicher, sondern auch fair gegenüber Ihrem Team.

Gibt es eine Aufbewahrungsfrist für die erfassten Arbeitszeiten?

Ja – die Arbeitszeitdaten müssen in der Regel für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist ergibt sich unter anderem aus:

• dem Arbeitszeitgesetz (§ 16 Abs. 2 ArbZG) (bei Aufzeichnungspflicht von Mehrarbeit)
• dem Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG), das ebenfalls eine zweijährige Aufbewahrungspflicht für bestimmte Beschäftigungsverhältnisse vorsieht (z. B. Minijobs, Branchen nach § 2a SchwarzArbG)

Je nach Branche, Tarifvertrag oder gesetzlichen Vorgaben (z. B. bei Prüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung) kann eine längere Aufbewahrungspflicht bestehen.

Wer kontrolliert die Arbeitszeiterfassung?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist klar geregelt – doch wer überprüft eigentlich, ob Sie als Arbeitgeber dieser Pflicht auch nachkommen? Die Antwort: Es gibt mehrere Stellen, die je nach Fallkonstellation kontrollieren können – von internen über externen Instanzen bis hin zu Behörden.

Ihre erste Verantwortung: Sie selbst

Zunächst liegt die Verantwortung ganz klar bei Ihnen als Arbeitgeber. Sie müssen:

• ein funktionierendes System zur Zeiterfassung bereitstellen,
• die korrekte Nutzung sicherstellen (z. B. durch Schulungen oder Betriebsvereinbarungen),
• regelmäßig kontrollieren, ob alle Arbeitszeiten vollständig erfasst sind.

Auch wenn Sie die Erfassung an Ihre Mitarbeitenden delegieren (z. B. über eine App), bleibt die rechtliche Verantwortung bei Ihnen. Sie haften also für Fehler oder Versäumnisse – nicht die Mitarbeitenden.

Behörden, die kontrollieren dürfen

In der Praxis prüfen verschiedene Stellen, ob Sie Ihrer Aufzeichnungspflicht nachkommen:

1. Gewerbeaufsichtsamt / Arbeitsschutzbehörde

• Kontrolliert die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (z. B. Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten).
• Prüfung erfolgt anlassbezogen oder stichprobenartig, z. B. bei Anzeigen, Beschwerden oder im Rahmen anderer Prüfungen.

2. Hauptzollamt – Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS)

• Kontrolliert v. a. die Einhaltung des Mindestlohngesetzes (§ 17 MiLoG) und die Arbeitszeitdokumentation bei Minijobs oder risikobehafteten Branchen (z. B. Bau, Reinigung, Gastronomie).
• Besonders relevant, wenn Sie Minijobber beschäftigen oder branchenspezifische Dokumentationspflichten haben (§ 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz).

3. Deutsche Rentenversicherung (DRV)

• Führt regelmäßige Sozialversicherungsprüfungen durch.
• Verlangt häufig eine Einsicht in Arbeitszeitaufzeichnungen, z. B. zur Prüfung von Entgelt und Beschäftigungsverhältnissen.

Was passiert, wenn ich keine Arbeitszeiterfassung habe?

Wenn Sie als Arbeitgeber die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ignorieren oder unvollständig umsetzen, kann das rechtliche, finanzielle und organisatorische Folgen haben. Auch wenn der endgültige Gesetzestext zur elektronischen Erfassung noch nicht verabschiedet ist, besteht die Pflicht zur Dokumentation bereits heute – und wird zunehmend kontrolliert.

Rechtliche Konsequenzen

Die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland bereits durch das Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG) sowie durch das BAG-Urteil vom 13. September 2022 verpflichtend. Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, verstoßen Sie gegen Ihre Arbeitgeberpflichten – insbesondere in Bezug auf Arbeitszeit-, Ruhezeiten- und Gesundheitsschutzvorgaben.

Je nach Schwere des Verstoßes kann das rechtliche Konsequenzen haben, zum Beispiel:

• Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß bei Nichteinhaltung des Arbeitszeitgesetzes (§ 22 ArbZG)
• Verlust von Vertrauen im Falle arbeitsgerichtlicher Auseinandersetzungen (z. B. bei Streit um Überstunden)
• Nachzahlungen bei fehlender oder fehlerhafter Erfassung (z. B. von Überstunden oder Mindestlohn)

Außerdem kann das Fehlen eines Zeiterfassungssystems als Indiz für systematische Verstöße gewertet werden – was insbesondere bei Prüfungen durch das Hauptzollamt oder die Gewerbeaufsicht problematisch ist.

Wirtschaftliche und organisatorische Risiken

Neben rechtlichen Risiken birgt das Fehlen einer ordentlichen Zeiterfassung auch wirtschaftliche und betriebliche Nachteile:

• Unklare Überstundenregelung: Ohne belastbare Dokumentation haben Sie keinen Überblick über Mehrarbeit und können diese nicht korrekt vergüten oder ausgleichen.
• Fehlende Nachvollziehbarkeit: Sie können weder projektbezogene Zeiten belegen noch gegenüber Kunden oder Behörden belegen, wann was geleistet wurde.
• Abrechnung und Lohnzahlung: Fehlerhafte oder fehlende Arbeitszeitdaten führen zu Abrechnungsproblemen, was das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden schwächen kann.
• Schlechte Planbarkeit: Ohne verlässliche Datenbasis können Sie Arbeitszeiten, Schichtpläne oder Personalkapazitäten nicht effektiv steuern.

Die Einführung und Nutzung eines Zeiterfassungssystems ist keine bürokratische Pflichtübung, sondern schützt Sie aktiv vor rechtlichen und finanziellen Risiken. Schon einfache Lösungen – ob digital oder manuell – schaffen rechtliche Sicherheit, betriebliche Klarheit und stärken das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden.

Wenn Sie die Arbeitszeiterfassung bislang noch nicht eingeführt haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt. Denn: Die Pflicht besteht bereits – und wird in Zukunft noch stärker kontrolliert.

Was gilt als Arbeitszeit?

Wenn Sie Arbeitszeiten erfassen, ist es wichtig zu wissen, was rechtlich als Arbeitszeit gilt – und was nicht. Nicht jede Anwesenheit im Betrieb oder unterwegs ist automatisch Arbeitszeit im Sinne des Gesetzes. Eine klare Abgrenzung hilft Ihnen dabei, korrekt zu dokumentieren, Konflikte zu vermeiden und rechtskonform abzurechnen.

Was zählt zur Arbeitszeit?

Grundsätzlich gilt laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG):

„Arbeitszeit ist die Zeit vom Beginn bis zum Ende der täglichen Arbeitsleistung – ohne Pausen.“

Dazu zählen unter anderem:

• Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit im Betrieb oder im Homeoffice
• Dienstgänge oder betriebliche Erledigungen während der Arbeitszeit
• Rüstzeiten, also z. B. das Umziehen in vorgeschriebene Arbeitskleidung oder das Vorbereiten von Werkzeugen
• Aktive Rufbereitschaft, wenn währenddessen gearbeitet wird (z. B. Anrufe oder Notfalleinsätze)
• Wegezeiten, wenn sie zur Tätigkeit gehören (z. B. bei Monteuren, Pflegekräften im Außendienst)

Beispiel: Wenn ein Mitarbeitender morgens erst Schutzkleidung anlegen muss und dann Material aus dem Lager holt, beginnt die Arbeitszeit nicht erst am Arbeitsplatz, sondern bereits mit diesen vorbereitenden Tätigkeiten.

Was zählt nicht zur Arbeitszeit?

Folgende Zeiten gelten in der Regel nicht als Arbeitszeit:

• Pausen, in denen Ihre Mitarbeitenden frei über ihre Zeit verfügen (z. B. Mittagspause)
• Rufbereitschaft ohne Einsatz – z. B. Wartezeit zu Hause ohne aktive Tätigkeit
• Weg zur Arbeitsstätte und zurück nach Hause
• Raucherpausen, wenn sie nicht explizit als Arbeitszeit geregelt oder durch betriebliche Übung anerkannt sind

Wichtig zu wissen:
Raucherpausen sind gesetzlich nicht als Arbeitszeit definiert – es sei denn, Sie haben sie in einer Betriebsvereinbarung, im Arbeitsvertrag oder aus Gewohnheit als bezahlte Zeit akzeptiert.

Was ist oft unklar?

Einige Situationen werfen in der Praxis immer wieder Fragen auf – z. B.:

• Kurzzeitige Unterbrechungen wie Leerlauf, Maschinenstillstand oder Materialengpässe zählen in der Regel zur Arbeitszeit, wenn Ihre Mitarbeitenden weiter im Betrieb anwesend sein und einsatzbereit bleiben müssen.
• Rüstzeiten – also Umziehen, Reinigen von Werkzeugen oder Vor- und Nachbereitung – zählen als Arbeitszeit, wenn sie arbeitsvertraglich verlangt werden oder zur Tätigkeit gehören.

Bei Sonderfällen wie Dienstreisen, Homeoffice oder mobiler Arbeit gelten zum Teil abweichende Regeln. Wann Fahrtzeiten als Arbeitszeit gelten oder welche Erfassung im Homeoffice rechtssicher ist, erfahren Sie im nächsten Abschnitt:

Arbeitszeiterfassung in besonderen Fällen

In vielen Unternehmen gibt es Arbeitsmodelle oder Einsatzorte, die nicht dem klassischen Büroalltag entsprechen. Doch auch dort gilt: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht weiterhin. In diesem Abschnitt schauen wir uns drei typische Sonderfälle an, bei denen oft Unsicherheit herrscht – und erklären, worauf Sie als Arbeitgeber achten sollten.

Arbeitszeiterfassung im Homeoffice

Auch im Homeoffice sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Das gilt unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeitenden im Büro, unterwegs oder zu Hause arbeiten. Denn die Zeiterfassungspflicht richtet sich nach dem Arbeitsverhältnis – nicht nach dem Arbeitsort.

In der Praxis funktioniert die Erfassung im Homeoffice meist über:

• Webbasierte Zeiterfassungssysteme
• Apps oder Cloud-Tools
• Digitale Arbeitszeitkonten

Wichtig ist, dass Beginn, Ende und Pausen tagesaktuell dokumentiert werden – idealerweise minutengenau. Sie können die Verantwortung zur Erfassung an Ihre Mitarbeitenden übertragen, bleiben aber für die Korrektheit und Vollständigkeit verantwortlich.

In unserem ausführlichen Ratgeber zur Zeiterfassung im Homeoffice finden Sie praxisnahe Lösungen, rechtliche Vorgaben und konkrete Umsetzungstipps.

Arbeitszeiterfassung bei Minijobs

Auch bei Minijobbern besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – und zwar bereits seit der Einführung des Mindestlohngesetzes (§ 17 MiLoG). Das Ziel: Sicherstellen, dass der gesetzliche Mindestlohn korrekt gezahlt wird.

Was Sie als Arbeitgeber dokumentieren müssen:

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der geleisteten Arbeitszeit
• Pausen

Diese Regel gilt für Minijobber in allen Branchen – besonders streng kontrolliert wird in risikobehafteten Bereichen wie:

• Gastronomie
• Reinigung
• Bau und Ausbau
• Logistik
• Pflege und Betreuung

Wichtig:
Die Dokumentation muss spätestens 7 Tage nach der Arbeitsleistung erfolgen und für mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Arbeitszeiterfassung auf Dienstreisen

Auch bei Dienstreisen müssen Arbeitszeiten erfasst werden – doch welche Zeiten genau zählen, hängt vom Einzelfall ab.

Als Arbeitszeit gelten in der Regel:

• Aktive Fahrtzeiten (z. B. selbst Auto fahren)
• Tätigkeiten während der Reise (z. B. E-Mails im Zug, Telefonate)
• Wartezeiten im direkten Zusammenhang mit einem Auftrag

Nicht als Arbeitszeit gelten meist:

• Reine Passivzeiten ohne Arbeitsleistung (z. B. Lesen, Podcast hören)
• Freizeit nach Dienstterminen (z. B. Abend im Hotel)

Was als Arbeitszeit zählt und was nicht, sollte in Ihrem Unternehmen klar geregelt sein – z. B. in einer internen Dienstreisevereinbarung oder per Betriebsvereinbarung.

Tiefergehende Infos zur rechtssicheren Erfassung auf Reisen?
Hier geht’s zu unserem ausführlichen Beitrag zur Zeiterfassung auf Dienstreisen.

Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems?

Wenn Ihr Unternehmen einen Betriebsrat hat, stellt sich schnell die Frage: Welche Mitbestimmungsrechte hat er bei der Zeiterfassung? Die Antwort ist differenziert – der Betriebsrat hat kein Initiativrecht, aber ein starkes Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung.

Kein Initiativrecht – aber Mitbestimmung bei der Umsetzung

Laut aktueller Rechtsprechung – insbesondere der Entscheidungen des Bundesarbeitsgerichts (u. a. vom 13.09.2022 und 14.12.2022) – kann der Betriebsrat nicht verlangen, dass ein Zeiterfassungssystem eingeführt wird. Die Einführung selbst liegt allein in Ihrer Verantwortung als Arbeitgeber.

Aber: Sobald Sie ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen oder ein bestehendes System verändern, hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Das bedeutet:

• Der Betriebsrat darf mitentscheiden, welche Art von System (z. B. Software, Terminal, App) eingesetzt wird.
• Er hat Mitspracherecht bei Fragen des Datenschutzes, der Zugriffsrechte, der Nutzungsbedingungen und der Speicherfristen.
• Auch bei der Einführung neuer Überwachungsfunktionen oder Änderungen der Systemlogik ist seine Zustimmung erforderlich.

Zusammenarbeit ist entscheidend

Für eine erfolgreiche Einführung ist es empfehlenswert, den Betriebsrat frühzeitig einzubeziehen. Klären Sie zum Beispiel:

• Wie können Zeiterfassungsdaten geschützt werden?
• Wer darf sie einsehen oder auswerten?
• Gibt es Ausnahmen für bestimmte Mitarbeitende oder Tätigkeiten?

Eine einvernehmliche Lösung sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern auch für höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

Wichtig in der Praxis:

• Ein Zeiterfassungssystem darf nicht ohne Beteiligung des Betriebsrats eingeführt oder geändert werden.
• Bei Konflikten droht eine Unwirksamkeit der Maßnahme oder sogar ein gerichtliches Verfahren.
• Der Betriebsrat kann regelmäßige Überprüfungen des Systems verlangen – z. B. im Hinblick auf Datenschutz oder Fairness.

Arbeitszeiterfassung und Datenschutz

Wenn Sie ein Zeiterfassungssystem einführen, verarbeiten Sie automatisch personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeitenden – etwa Arbeitszeiten, Pausen, Standortdaten (bei mobilen Lösungen) oder sogar biometrische Informationen. Damit betreten Sie datenschutzrechtlich sensibles Terrain. Umso wichtiger ist es, dass Sie bei der Umsetzung die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten und transparent kommunizieren, wie und wofür die Daten genutzt werden.

Welche Daten dürfen erhoben werden?

Erlaubt ist grundsätzlich alles, was zur Erfüllung der Zeiterfassungspflicht notwendig ist. Dazu gehören:

• Arbeitsbeginn und Arbeitsende
• Pausenzeiten
• Dauer der täglichen Arbeitszeit
• ggf. projekt- oder tätigkeitsbezogene Zuordnungen

Was nicht ohne weiteres erfasst werden darf:

• Aufenthaltsorte per GPS (nur mit berechtigtem Interesse und ausdrücklicher Einwilligung)
• Bewegungsprofile oder Verhaltensauswertungen
• Kameras oder biometrische Systeme (z. B. Fingerabdruckscanner), sofern es datenschutzfreundlichere Alternativen gibt

Grundsatz: Erheben Sie nur die Daten, die Sie wirklich brauchen, und schützen Sie sie bestmöglich.

Was Sie als Arbeitgeber beachten müssen

Damit Ihr Zeiterfassungssystem datenschutzkonform ist, sollten Sie folgende Punkte umsetzen:

• Zweckbindung: Verwenden Sie die Daten ausschließlich zur Arbeitszeiterfassung, nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle.
• Transparenz: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden in klarer Sprache darüber, welche Daten erfasst werden, wie lange sie gespeichert bleiben und wer Zugriff darauf hat.
• Zugriffsrechte: Sorgen Sie dafür, dass nur befugte Personen Zugriff auf die Daten haben (z. B. HR, Vorgesetzte).
• Technische Sicherheit: Schützen Sie die Daten mit geeigneten Maßnahmen – z. B. durch Verschlüsselung, Passwörter oder Zugriffsbeschränkungen.

Methoden und Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist gesetzlich vorgeschrieben – aber wie Sie sie konkret umsetzen, liegt in Ihrer Hand. Für jedes Unternehmen, jede Branche und jede Betriebsgröße gibt es passende Systeme: von der einfachen Excel-Tabelle bis zur cloudbasierten Zeiterfassungssoftware mit App-Anbindung und Terminal.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen die gängigsten Methoden – inklusive ihrer Stärken, Schwächen und Einsatzmöglichkeiten.

1. Manuelle Erfassung mit Excel

Die einfachste Variante ist die Arbeitszeiterfassung mit Excel. Mitarbeitende tragen ihre Arbeitszeiten in eine vorgefertigte Tabelle ein – meist täglich oder wöchentlich. Dieses Modell eignet sich besonders für kleine Teams oder Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitenden, bei denen keine elektronische Erfassungspflicht besteht.

Vorteile:

• Kostenlos oder kostengünstig
• Schnell einsetzbar ohne technische Hürden
• Übersichtliche Auswertung möglich – je nach Vorlage

Nachteile:

• Keine automatische Zeiterfassung
• Fehleranfällig (z. B. durch manuelle Einträge)
• Keine Echtzeitkontrolle oder Anbindung an andere Systeme

Tipp: Nutzen Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung, um Arbeitszeiten einfach und strukturiert zu dokumentieren.

2. Digitale Zeiterfassungssysteme (Software, Web, Terminal)

Wenn Sie auf eine sichere, automatisierte Lösung setzen möchten, lohnt sich die Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems. Solche Systeme bestehen häufig aus:

• Zeiterfassungssoftware für Verwaltung und Auswertung
• Zeiterfassungsterminals, an denen sich Mitarbeitende ein- und ausstempeln
• Optional: mobile Erweiterungen (z. B. App, Cloud-Zugang)

Vorteile:

• Gesetzeskonforme, minutengenaue Erfassung
• Automatische Berechnung von Überstunden, Pausen, Abwesenheiten
• Ideal für mittelgroße bis große Unternehmen

Nachteile:

• Lizenz- und ggfs. Einrichtungskosten
• Schulungsbedarf
• Datenschutzanforderungen bei sensiblen Daten
  

Besonders beliebt sind Arbeitszeiterfassungsterminals, bei denen Mitarbeitende sich per Chip, Karte oder PIN registrieren. Sie lassen sich oft mit Zutrittskontrollen kombinieren – oder mit biometrischen Daten.

Unsere TimO-Arbeitszeiterfassung-Studie 2024 hat gezeigt: Über 40 % der Unternehmen haben bereits eine digitale Zeiterfassungssoftware im Einsatz. Erfahren Sie hier, wie es um die Arbeitszeiterfassug und das Thema Arbeitszeitbetrug in deutschen Unternehmen steht.

3. Mobile Zeiterfassung per App

Für Teams im Außendienst, Homeoffice oder mit flexiblen Arbeitszeiten ist eine Arbeitszeiterfassungs-App die ideale Lösung. Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten direkt auf dem Smartphone oder Tablet – oft mit GPS-Funktion oder Projektzuordnung.

Vorteile:

• Maximale Flexibilität, auch unterwegs
• Intuitive Bedienung
• Oft mit Start/Stopp-Funktion, Pausenregelung und Projektzeiterfassung

Nachteile:

• Abhängig von Netzverbindung oder App-Kompatibilität
• Datenschutz beachten – insbesondere bei GPS-Standorterfassun

Wichtig: Eine App muss DSGVO-konform sein. Klären Sie, welche Daten erfasst werden dürfen – z. B. ob und wann eine Ortung zulässig ist.

4. Zeiterfassung mit Fingerabdruck – erlaubt?

Viele Zeiterfassungssysteme bieten biometrische Funktionen – etwa das Stempeln per Fingerabdruckscanner. Diese Methode ist bequem und fälschungssicher, aber datenschutzrechtlich besonders sensibel.

Grundsätzlich gilt, dass die Zeiterfassung mit Fingerabdruck nur dann erlaubt ist, wenn:

• keine andere, weniger eingriffsintensive Methode zur Verfügung steht,
• ein berechtigtes Interesse besteht (z. B. hohe Sicherheitsanforderungen),
• die ausdrückliche Einwilligung der Mitarbeitenden vorliegt.

Bei Zweifeln sollten Sie den Datenschutzbeauftragten oder rechtlichen Beistand einbeziehen.

Mehr zur Frage finden Sie in unserem Ratgeber: Ist die Zeiterfassung mit Fingerabdruck erlaubt?

5. Hybride Modelle: Flexibel kombinieren

Viele Unternehmen kombinieren verschiedene Methoden, um individuellen Anforderungen gerecht zu werden:

• App für Außendienst + Terminal im Büro
• Excel-Erfassung für Minijobber + Softwarelösung für Festangestellte
• Projektzeiterfassung + Arbeitszeiterfassung in einem Tool

Vorteile:

• Flexibilität bei Arbeitsmodellen und Standorten
• Skalierbarkeit bei Wachstum
• Zentrale Auswertung möglich

Ob Excel, Terminal, App oder Cloud-Software: Wichtig ist, dass Ihre Lösung rechtssicher, praxistauglich und für Ihre Mitarbeitenden verständlich ist.
Nutzen Sie die Methode, die zu Ihrer Betriebsgröße, Ihrer Arbeitsorganisation und Ihren gesetzlichen Pflichten passt.

Auswahl und Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist klar – aber welches System passt zu Ihrem Unternehmen? Und worauf sollten Sie bei der Einführung achten, damit die Lösung auch in der Praxis funktioniert?

Damit die Zeiterfassung nicht zur Belastung, sondern zur Entlastung wird, braucht es eine strukturierte Auswahl und Umsetzung. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die wichtigsten Schritte.

1. Bedarf ermitteln: Was brauchen Sie wirklich?

Bevor Sie sich für ein System entscheiden, sollten Sie klären:

• Wie groß ist Ihr Unternehmen – wie viele Mitarbeitende müssen erfasst werden?
• Arbeiten Ihre Teams stationär, mobil oder hybrid?
• Müssen Sie Schichtarbeit, Gleitzeit, Projektzeiten oder Pausenregeln abbilden?
• Wie erfolgt aktuell die Abrechnung – ist eine Anbindung an die Lohnbuchhaltung sinnvoll?

Tipp: Beziehen Sie frühzeitig die Personen ein, die später mit dem System arbeiten – also HR, Abteilungsleiter:innen oder den Betriebsrat.

2. Passende Lösung auswählen

Ausgehend von Ihren Anforderungen können Sie entscheiden:

• Einfaches System für kleine Betriebe: z. B. Excel oder Zeiterfassungs-App ohne komplexe Auswertungen
• Mittelständisches Unternehmen: z. B. Cloud-basierte Zeiterfassungssoftware mit Schichtplanung und Projektzeiterfassung
• Größerer Betrieb: z. B. kombinierte Lösung mit Arbeitszeiterfassungsterminal, App, Webzugang und Zutrittskontrolle

Wichtig ist, dass das System:

• rechtssicher ist (DSGVO, ArbZG)
• sich in Ihren Arbeitsalltag integrieren lässt
• eine klare Benutzerführung für Mitarbeitende bietet

Checkliste für die Auswahl:

• DSGVO-konform und manipulationssicher?
• Aufzeichnung von Arbeitsbeginn, -ende, Pausen und Überstunden möglich?
• Unterschiedliche Rollen, Abteilungen und Standorte abbildbar?
• Zugriff für Mitarbeitende auf eigene Zeitkonten?
• Automatische Berichte und Exportfunktionen?
• Support verfügbar, der sofort helfen kann?

3. Einführung im Unternehmen: So klappt’s in der Praxis

Ein neues System bringt Veränderungen – sorgen Sie für eine klare Kommunikation und Schulung, um Akzeptanz zu schaffen.

So gelingt die Einführung:

• Testlauf mit Pilotgruppe: Lassen Sie einige Mitarbeitende das System vorab testen
• Schulung anbieten: z. B. kurze Anleitungsvideos oder Online-Meetings mit Software-Anbieter
• Regeln dokumentieren: Wer erfasst wie Arbeitszeiten? Was gilt bei Krankheit, Außendienst, Urlaub?
• Betriebsrat einbeziehen: bei mitbestimmungspflichtigen Punkten wie Datennutzung, Systemauswahl, Zugriffsrechte

Kommunikation ist entscheidend: Machen Sie deutlich, dass Zeiterfassung nicht Kontrolle bedeutet, sondern Fairness und Schutz für alle schafft.

4. Einführung begleiten und Feedback einholen

Die Einführung ist nicht mit dem Go-Live abgeschlossen. Begleiten Sie die ersten Wochen aktiv:

• Gibt es Probleme oder Unklarheiten im Alltag?
• Werden die Daten korrekt erfasst?
• Sind alle Mitarbeitenden ausreichend informiert?

Stellen Sie sicher, dass Rückmeldungen ernst genommen und ggf. Anpassungen vorgenommen werden – etwa bei den Pausenregelungen, Projektauswahlen oder mobilen Nutzungsmöglichkeiten.

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• Nachtzuschlag berechnen (Zuschlagsberechnung)
• Teilzeit: Stunden, Definition, Regelungen
• Zeiterfassung bei Kurzarbeit: So gehen Sie vor
• Was ist ein Midijob und wie hoch ist die Grenze in 2024?
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Referenzen:

Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS): https://www.bmas.de/

Bundesarbeitsgericht (BAG): https://www.bundesarbeitsgericht.de/

Handbuch Arbeitsrecht: https://beck-online.beck.de/Home

Disclaimer:

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