Der Stundenzettel ist der Klassiker der Arbeitszeiterfassung und die einfachste Form des Belegs. Eine beliebte und kostengünstige Form der Zeiterfassung für kleine bis mittelständische Unternehmen. Das Ausfüllen dauert weniger als eine Minute und sollte eigentlich kein Problem sein. Per Hand notieren Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auf dem Papierzettel. In der Regel wird der Zeitraum von einem Monat dokumentiert. Auf dem Zettel wird der Arbeitsbeginn, das Arbeitsende und die Pausen eines Arbeitstages notiert.
Mal ehrlich: Stundenzettel erstellen macht keinen Spaß, aber es muss erledigt werden. Wir machen die Dokumentation der Arbeitszeiten so einfach wie möglich für Sie. Hier können Sie kostenlos die kostenlose Vorlage für die Arbeitszeiterfassung herunterladen. Denn wenn man zu lange dafür braucht – ist niemals Zeit für die wirklich wichtigen Arbeiten.
Kostenlose Stundenzettel Vorlage 2025 Excel
Einfache Zeiterfassung dank kostenloser Stundenzettel Vorlage. Laden Sie hier kostenlos die Stundenzettel Vorlage für 2025 als Excel-Datei herunter.
Einfach das DIN-A4-Blatt ausdrucken, den jeweiligen Monat ausfüllen oder Zeiten direkt in der Excel Tabelle eintragen. Eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Die bundesweiten Feiertage sind bereits berücksichtigt. Feiertage der Bundesländer und regionale Feiertage müssen Sie individuell ergänzen.
Monats-Stundenzettel mit Überstunden: PDF zum Ausdrucken
Im Sinne des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) ist Arbeitszeit, die Zeit, vom Beginn bis zum Ende der Arbeit. Wer arbeitet, benötigt auch Pausen. Die gehören für den Gesetzgeber nicht zur Arbeitszeit. Deshalb gilt: weisen Sie Pausen gesondert in der Arbeitszeiterfassung aus. Unsere Vorlage zeigt Ihnen, wie das am besten funktioniert.
Monatsarbeitsnachweis 2025 kostenlos zum Ausdrucken
| Januar 2025 | Februar 2025 |
| März 2025 | April 2025 |
| Mai 2025 | Juni 2025 |
| Juli 2025 | August 2025 |
| September 2025 | Oktober 2025 |
| November 2025 | Dezember 2025 |
Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Arbeitstag
Mit dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre tägliche Arbeitszeit präzise aufzeichnen.
- 1. Arbeitsbeginn in Stunden eintragen – Beispiel 8:23 Uhr.
- 2. Pausenzeit in Minuten eintragen – Beispiel 30 Minuten.
- 3. Arbeitsende in Stunden eintragen – Beispiel 17:34 Uhr.
- 4. Automatische Berechnung der Arbeitsstunden (Zeitstunden, Dezimal) – Beispiel 8:50
- 5. Automatische Umrechnung in Arbeitsstunden (Industriezeit) – Beispiel 8:83
Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Tabellenblatt
Mit dieser Anleitung erstellst du eine strukturierte Tabelle, in der du alle wichtigen Informationen zu deinen Mitarbeitern und Feiertagen übersichtlich zusammenfasst.
- Personalstammdaten in das Datenblatt eintragen (z. B. Name, Wochenarbeitszeit)
- Feiertage des Bundeslandes in die Monatsdatenblätter übertragen
- Bundesweite Feiertage sind bereits eingetragen
- Übersicht der Feiertage finden Sie in der Excel Tabelle
Kostenlose Stundenzettel Vorlage 2024 Excel
Diese Stundenzettel-Vorlage für 2024 bietet Ihnen eine einfache und zuverlässige Möglichkeit, Arbeitszeiten und Überstunden übersichtlich zu dokumentieren. Sie eignet sich perfekt für alle, die auch auf eine bewährte Vorlage aus dem Vorjahr zurückgreifen möchten. Mit diesem Dokument behalten Sie die geleisteten Stunden Ihrer Mitarbeiter stets im Blick und erfüllen zugleich die Anforderungen an eine gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung. Die Vorlage ist flexibel anpassbar und unterstützt verschiedene Arbeitszeitmodelle – ob für Vollzeit, Teilzeit oder Minijobber.
Einfach das DIN-A4-Blatt für 2024 ausdrucken, den jeweiligen Monat ausfüllen oder Zeiten direkt in der Excel Tabelle eintragen. Eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Die bundesweiten Feiertage sind bereits berücksichtigt. Feiertage der Bundesländer und regionale Feiertage müssen Sie individuell ergänzen.
Monatsarbeitsnachweis 2024 – PDF kostenlos zum Ausdrucken
| Januar 2024 | Februar 2024 |
| März 2024 | April 2024 |
| Mai 2024 | Juni 2024 |
| Juli 2024 | August 2024 |
| September 2024 | Oktober 2024 |
| November 2024 | Dezember 2024 |
Ab wann müssen Unternehmen Stundenzettel führen?
Eine generelle Pflicht für das Aufzeichnen von Arbeitsstunden besteht mittlerweile auch Deutschland seit dem BAG-Urteil vom September 2022. Auch das deutsche Arbeitszeitgesetz wurde bisher nicht angepasst. Zu Recht stellt sich die Frage: Wann ist ein Stundenzettel nötig?
Nach dem Arbeitszeitgesetz § 16 Abs. 2 besteht eine Aufzeichnungspflicht für Arbeitsstunden, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen.
Seit dem 01.01.2015 gilt flächendeckend der gesetzliche Mindeststundenlohn. Die gesetzliche Aufzeichnungspflicht verpflichtet Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit seiner Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Mit der Dokumentation der Arbeitszeit will der Gesetzgeber sicherstellen, dass der Mindestlohn für jede Arbeitsstunde bezahlt wird. Nach dem Sozialgesetzbuch (SGB IV) liegt eine geringfügige Beschäftigung vor, wenn das Arbeitsentgelt aus dieser Beschäftigung regelmäßig die Geringfügigkeitsgrenze nicht übersteigt. Und wenn die Beschäftigung innerhalb eines Kalenderjahres auf längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage begrenzt ist.
Für welche Personengruppen muss der Stundenzettel geführt werden?
Für bestimmte Personengruppen müssen Arbeitgeber werktägliche Arbeitszeiten schriftlich dokumentieren. Das sind zum einen Personen mit einer geringfügigen Beschäftigung und Branchen, in denen es eine besondere Gefahr zur Schwarzarbeit gibt.
Wirtschaftsbereiche, in denen ein Tarifvertrag nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz allgemein verbindlich ist
- Geringfügig Beschäftigte
- Baugewerbe
- Gaststätten
- Herbergen
- Spedition, Transport und Logistikbereich,
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigung
- Messebau
- Fleischwirtschaft
- Zeitungszustellerinnen und -zusteller
- Beschäftigte bei Paketdiensten
Lieber digital Stunden erfassen?
Selbstverständlich können Firmen für die Erfassung und Dokumentation die Papierzettelaufzeichnung verwenden. Hier schleichen sich jedoch schnell Fehler ein. Es besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter die Eingaben nachträglich ändern und fälschen. Damit sind Änderung nicht nachvollziehbar. Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass Arbeitgeber in der EU dazu verpflichtet sind, Daten elektronisch und manipulationssicher aufzuzeichnen. Es gibt also einige Vorteile der digitalen Zeiterfassung.
Stundenzettel in der elektronischen Zeiterfassung
Die elektronische Zeiterfassung ist daher die optimale Lösung für die manipulationssichere Erfassung. So einfach funktioniert der digitale Stundenzettel: Mitarbeiter erfassen die täglichen Arbeitsstunden direkt am Arbeitsplatz. Dabei gibt es folgende Möglichkeiten: einmal die stationäre Erfassung mit einer Software oder die Zeiterfassung am Terminal. Darüber hinaus ist die digitale Zeiterfassung unterwegs mit dem Handy möglich.
Dabei wird die Differenz zwischen der vertraglich geregelten täglichen Arbeitszeit und der tatsächlichen Arbeitszeit ganz automatisch berechnet. Bei einer elektronischen Zeiterfassung entfällt das Ausfüllen in Papierform, da hiermit die Erfassung von Arbeitsbeginn, -ende und Pausen und die Berechnung digital erfolgt. Dokumentieren Sie auch Überstunden im System und legen Sie Grenzen fest. Ganz nebenbei erfüllt ihr Unternehmen die Forderungen des EuGH-Urteils.
Jeweils am Monatsende kann eine Personal-Soll-/Ist-Übersicht ausgedruckt werden, auf der alle Arbeitszeiten, Pausen, Überstunden, Urlaubstage und Fehltage aufgeführt sind. Dieser Ausdruck kann vom Arbeitnehmer und vom Arbeitgeber unterschrieben und zu den Akten genommen werden und ersetzt somit die per Hand ausgefüllten Stundenzettel. Lernen Sie die TimO Zeiterfassung live kennen! In 30 bis 60 Minuten erklären wir Ihnen gern alles, was Sie wissen möchten.
FAQ – Wichtige Fragen
In der Praxis überlässt der Arbeitgeber das Ausfüllen den Mitarbeitern meist selbst. Er stellt Ihnen Papier-Stundenzettel zur Verfügung, die die Beschäftigten ausfüllen und abgeben müssen.
Die wichtigsten Inhalte, welche in einem Stundenzettel enthalten sein sollten, sind Name, Datum, Ort, Arbeitsbeginn und -ende, Pausenzeit und tägliche Gesamtarbeitszeit.
Die Ausfüllung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages, der auf die erbrachte Arbeitsleistung folgt, erfolgen.
Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden, gerechnet ab dem dokumentierten Arbeitstag. Die Aufzeichnungen der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertag anzufertigen.
Auch Überstunden müssen dokumentiert werden. Dazu heißt es im § 16 ArbZG „Aushang und Arbeitszeitnachweise“: „Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben.“
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