E-Rechnung: Was Unternehmen wissen müssen

Die E-Rechnung kommt – und sie bringt für viele Unternehmen neue Pflichten mit sich. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, was sich ändert und wie Sie Ihr Rechnungswesen optimal darauf vorbereiten. Lernen Sie, welche Vorteile die E-Rechnung bietet und wie Sie den Übergang möglichst einfach gestalten können.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Format ausgestellt wird. Im Gegensatz zu einfachen PDF-Rechnungen enthält sie maschinenlesbare Daten, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Dadurch können die Daten direkt in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme importiert werden.

E-Rechnungen müssen bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, etwa hinsichtlich der Struktur und des Inhalts. In vielen Ländern, einschließlich Deutschland, sind Formate wie XML oder XRechnung vorgeschrieben, um eine standardisierte und fehlerfreie Verarbeitung sicherzustellen. Diese Vorgaben basieren unter anderem auf der europäischen Richtlinie 2014/55/EU.

Warum wird die E-Rechnung eingeführt?

Die E-Rechnung wird eingeführt, um die Digitalisierung und Automatisierung im Geschäftsverkehr zu fördern. Durch den Einsatz elektronischer Rechnungen sollen manuelle Prozesse reduziert und Fehlerquellen minimiert werden. Dies passt in den allgemeinen Trend der Digitalisierung, der darauf abzielt, administrative Abläufe zu optimieren und Kosten zu senken. Vor allem im B2B-Bereich wird die E-Rechnung eine zentrale Rolle spielen, da hier oft große Mengen an Rechnungen verarbeitet werden müssen.

Für Unternehmen ergeben sich zahlreiche Vorteile durch die Umstellung auf E-Rechnungen:

• Automatisierte Verarbeitung: Rechnungen können direkt in Buchhaltungssysteme eingelesen werden, ohne manuelle Eingabe.
• Zeitersparnis: Schnellere Bearbeitung von Rechnungen und kürzere Zahlungszyklen.
• Fehlerreduktion: Weniger manuelle Eingriffe verringern die Fehlerquote.
• Kosteneinsparung: Weniger Papier, Druckkosten und Porto.
• Nachhaltigkeit: Durch die papierlose Abwicklung wird der Ressourcenverbrauch gesenkt.

Die Einführung der E-Rechnung ist auch gesetzlich verankert. In Deutschland wird sie durch das Wachstumschancengesetz ab dem 1. Januar 2025 zur Pflicht für alle inländischen B2B-Transaktionen. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass sie bis zu diesem Zeitpunkt auf die neuen Anforderungen vorbereitet sind und entsprechende technische Lösungen zur Erstellung und zum Empfang von E-Rechnungen einsetzen.

Was ändert sich durch die E-Rechnung?

Mit der Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 ändern sich für Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben zur Rechnungserstellung und -übermittlung. Insbesondere müssen alle Rechnungen im B2B-Bereich in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, um eine automatische Verarbeitung zu ermöglichen. Unternehmen, die bisher auf Papierrechnungen oder PDFs gesetzt haben, müssen nun ihre Systeme anpassen und auf die E-Rechnung umstellen.

Die größten Veränderungen betreffen die Rechnungsprozesse: Zukünftig müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie geeignete Softwarelösungen einsetzen, um E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Gleichzeitig müssen sie in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und in ihre Buchhaltungssysteme zu integrieren. Für viele Unternehmen bedeutet dies eine Investition in neue Technologien und eine Anpassung der internen Abläufe.

Auch die rechtlichen Anforderungen verschärfen sich. Unternehmen sind nicht nur zur Ausstellung, sondern auch zur elektronischen Archivierung der E-Rechnungen verpflichtet, um den steuerlichen Vorschriften zu genügen.

Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?

Ab dem 1. Januar 2025 sind viele Unternehmen und Organisationen gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Diese Verpflichtung betrifft in erster Linie Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind, aber es gibt auch besondere Regelungen für Kleinunternehmer, Vereine und Privatpersonen. Die folgenden Unterabschnitte erläutern die spezifischen Pflichten für jede Gruppe.

E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich

Für inländische Unternehmen, die Geschäfte mit anderen inländischen Unternehmen (B2B) abwickeln, ist die Ausstellung einer E-Rechnung ab 2025 Pflicht. Das bedeutet, dass bei jeder Transaktion zwischen zwei Unternehmen eine strukturierte elektronische Rechnung erstellt und versendet werden muss. Der Empfänger muss in der Lage sein, diese Rechnung technisch zu empfangen und zu verarbeiten. Eine Zustimmung des Empfängers, wie sie früher für den Empfang von E-Rechnungen notwendig war, ist nicht mehr erforderlich.

E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind ebenfalls von der neuen Regelung betroffen, wenn sie Geschäfte mit anderen Unternehmern tätigen. Obwohl sie von bestimmten steuerlichen Pflichten befreit sind, müssen sie ab 2025 E-Rechnungen ausstellen, wenn sie mit anderen Unternehmen zusammenarbeiten. Allerdings gibt es bis Ende 2027 für Kleinunternehmer mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro im Vorjahr Übergangsfristen, während derer sie noch Papierrechnungen oder PDFs verwenden dürfen.

E-Rechnungspflicht für Vereine

Auch Vereine, die als Unternehmen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes auftreten, sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, sofern sie Leistungen an andere Unternehmer erbringen. Dies betrifft vor allem Vereine, die gewerbliche Tätigkeiten ausüben oder steuerpflichtige Leistungen erbringen. Für den nicht unternehmerischen Bereich eines Vereins gelten diese Regelungen jedoch nicht.

E-Rechnungspflicht für Privatpersonen

Privatpersonen sind grundsätzlich von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, da die Regelung vor allem für den B2B-Bereich gilt. Wenn jedoch Privatpersonen Rechnungen von Unternehmen erhalten, die verpflichtet sind, E-Rechnungen zu erstellen, können diese Unternehmen optional weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen an Privatkunden versenden, sofern keine gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung besteht.

Ausnahmen und Übergangsfristen

Es gibt Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht, die insbesondere Kleinbeträge und Fahrausweise betreffen. Für Rechnungen unter 250 Euro besteht keine Verpflichtung zur E-Rechnung, diese können weiterhin in Papierform oder als einfaches PDF ausgestellt werden. Zudem gibt es bis Ende 2027 Übergangsfristen, während derer bestimmte Unternehmen, wie z. B. Kleinunternehmer, noch auf herkömmliche Rechnungsformate zurückgreifen können.

Besondere Pflichten für öffentliche Stellen

Öffentliche Stellen und juristische Personen des öffentlichen Rechts sind ebenfalls zur Ausstellung und Annahme von E-Rechnungen verpflichtet, wenn sie Leistungen an Unternehmen erbringen. Diese Regelung gilt für alle steuerpflichtigen Leistungen, die von der öffentlichen Hand erbracht werden. Hier gibt es keine Übergangsfristen, und die Pflichten treten bereits 2025 in Kraft.

Aktuelle Rechtslage bis Ende 2024

Bis Ende 2024 haben Unternehmen in Deutschland noch die Möglichkeit, Rechnungen entweder in Papierform oder als elektronische Dokumente wie PDF-Rechnungen zu versenden. Dabei ist es wichtig, dass alle gesetzlichen Anforderungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) erfüllt werden, wie die Angabe von Steuersätzen und der korrekten Leistungsbeschreibung. Elektronische Rechnungen, die nicht in einem strukturierten Format vorliegen, müssen vom Empfänger ausdrücklich akzeptiert werden. Das bedeutet, dass Unternehmen bisher ihre Zustimmung zur Nutzung von E-Rechnungen einholen mussten.

Neben der Papierform und einfachen elektronischen Formaten wie PDFs sind auch hybride Rechnungsformate erlaubt, bei denen eine Kombination aus maschinenlesbarem und visuell lesbarem Format vorliegt. Dies ändert sich jedoch ab dem 1. Januar 2025, wenn solche Formate im B2B-Bereich nur noch eingeschränkt zulässig sind. Bis dahin können Unternehmen ihre bestehenden Rechnungsprozesse weitgehend unverändert beibehalten, müssen sich jedoch auf die kommenden Änderungen vorbereiten, die eine vollständige Digitalisierung der Rechnungsstellung erfordern.

Trotz der bisherigen Flexibilität hinsichtlich der Rechnungsformate wurde bereits im Vorfeld zur E-Rechnung durch gesetzliche Rahmenbedingungen wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) auf eine ordnungsgemäße und revisionssichere Archivierung hingewiesen. Unternehmen, die bislang noch auf traditionelle Rechnungsformate setzen, müssen sicherstellen, dass sie zum Jahreswechsel bereit sind, um den neuen Anforderungen zur E-Rechnung zu entsprechen.

Neuregelungen ab 1. Januar 2025

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen bei inländischen B2B-Transaktionen auf elektronische Rechnungen umstellen. Die bisherigen Formate wie Papier- oder PDF-Rechnungen sind in den meisten Fällen nicht mehr zulässig​.

Elektronische Rechnung (E-Rechnung)

Eine E-Rechnung muss ab 2025 zwingend in einem strukturierten elektronischen Format wie XML oder XRechnung erstellt werden​. Diese Formate ermöglichen eine direkte elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten in den Buchhaltungssystemen. Die Vorgaben basieren auf der europäischen Norm EN 16931, die einen Standard für die elektronische Rechnungsstellung festlegt.

Zusätzlich entfällt die bisher erforderliche Zustimmung des Empfängers für den Empfang einer E-Rechnung. Dies bedeutet, dass die E-Rechnung ohne vorherige Abstimmung ausgestellt und gesendet werden kann, solange beide Parteien in Deutschland ansässig sind.

Sonstige Rechnungen

Sonstige Rechnungen umfassen ab 2025 alle Rechnungsformate, die nicht den Anforderungen der E-Rechnung entsprechen, wie Papierrechnungen oder einfache PDF-Dateien​. Diese Formate dürfen nur in bestimmten Fällen verwendet werden, wie etwa bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro oder für Fahrausweise​.

Für spezielle Transaktionen, wie Umsätze an Nichtunternehmer oder bei Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken, bleibt die Ausstellung einer Papierrechnung zulässig​. Hier ist jedoch die Zustimmung des Empfängers erforderlich, die auch konkludent erfolgen kann, z. B. durch widerspruchslosen Empfang der Rechnung.

Übergangsregelungen bis Ende 2027

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 wird von verschiedenen Übergangsregelungen begleitet, um Unternehmen ausreichend Zeit zur Anpassung an die neuen Vorgaben zu geben. Besonders kleinere Unternehmen, die noch keine umfassenden digitalen Rechnungsprozesse etabliert haben, profitieren von diesen Fristen.

Eine der wichtigsten Übergangsfristen betrifft Kleinunternehmer. Unternehmen, die im Vorjahr einen Umsatz von weniger als 800.000 Euro erzielt haben, dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiterhin Papierrechnungen oder nicht-strukturierte elektronische Formate wie PDFs verwenden. Diese Regelung ermöglicht es insbesondere kleineren Firmen, den Wechsel zur verpflichtenden E-Rechnung schrittweise vorzunehmen. Sie gibt ihnen zusätzliche Zeit, um notwendige Softwarelösungen zu implementieren und ihre internen Abläufe anzupassen.

Zusätzlich gilt für Rechnungen, die für Umsätze bis Ende 2026 ausgestellt werden, ebenfalls eine Übergangsregelung. In diesen Fällen dürfen Rechnungen weiterhin in Papierform oder als einfache PDFs ausgestellt werden, solange der Rechnungsempfänger dem Format zustimmt. Diese Zustimmung kann sowohl explizit erfolgen als auch durch das stillschweigende Akzeptieren der Rechnung. Somit bleibt den Unternehmen eine gewisse Flexibilität, um den Übergang auf die E-Rechnung mit ihren Geschäftspartnern abzustimmen.

Für Unternehmen, die bereits den EDI-Standard (Electronic Data Interchange) nutzen, gibt es eine gesonderte Übergangsregelung. EDI-Rechnungen, die nicht den Anforderungen der E-Rechnung entsprechen, dürfen ebenfalls bis Ende 2027 verwendet werden. Dies stellt sicher, dass Unternehmen, die auf diesen etablierten Standard setzen, ausreichend Zeit haben, ihre Systeme auf die neuen gesetzlichen Vorgaben umzustellen, ohne ihre laufenden Geschäftsprozesse zu unterbrechen.

Zulässige Formate der E-Rechnung

Ab dem 1. Januar 2025 müssen E-Rechnungen in Deutschland in einem strukturierten Format erstellt und übermittelt werden, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Dabei gibt es verschiedene zulässige Formate, die auf der europäischen Norm EN 16931 basieren. Unternehmen haben die Wahl zwischen rein strukturierten Formaten und hybriden Formaten, die sowohl maschinenlesbar als auch für den Menschen lesbar sind.

E-Rechnung nach der Richtlinie 2014/55/EU

Die Richtlinie 2014/55/EU regelt die Anforderungen an elektronische Rechnungen für öffentliche Aufträge, wurde jedoch auch auf den B2B-Bereich übertragen. Diese E-Rechnungen müssen in einem strukturierten Format vorliegen, in dem alle relevanten Rechnungsdaten maschinell ausgelesen werden können. Das in Deutschland häufig verwendete Format ist die XRechnung, die auf dem XML-Datenstandard basiert. Diese Rechnungen sind nicht für den Menschen lesbar, können aber durch Softwareanwendungen visualisiert werden​. Die europäische Norm EN 16931 legt die technischen Details für solche Rechnungen fest.

Hybride Formate

Neben rein strukturierten Rechnungsformaten sind auch hybride Formate zulässig. Diese kombinieren einen maschinenlesbaren Teil (z. B. eine XML-Datei) mit einem menschenlesbaren Teil, oft in Form eines PDFs. Ein bekanntes Beispiel hierfür ist das Format ZUGFeRD, das ab Version 2.0.1 ebenfalls den Anforderungen der europäischen Norm entspricht. Hybride Formate bieten den Vorteil, dass sie sowohl die maschinelle Verarbeitung als auch eine visuelle Überprüfung ermöglichen​.

Wichtig ist, dass bei hybriden Formaten die maschinenlesbaren Daten den Vorrang haben. Sollte es Abweichungen zwischen dem strukturierten Datensatz und dem menschenlesbaren Teil geben, gelten die maschinell lesbaren Informationen als maßgeblich​.

Andere E-Rechnungsformate

Unternehmen können auch andere E-Rechnungsformate verwenden, sofern diese den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die notwendigen Daten korrekt und vollständig übermittelt werden können. Dazu zählen beispielsweise EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange), die in vielen Branchen bereits genutzt werden. Diese Formate müssen allerdings ebenfalls die Bedingungen der Interoperabilität erfüllen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen steuerlichen Angaben korrekt extrahiert und weiterverarbeitet werden können​​.

Zusätzlich können Unternehmen individuelle Vereinbarungen über das Rechnungsformat treffen, sofern das verwendete Format mit der Norm EN 16931 interoperabel ist und alle umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen erfüllt werden​.

E-Rechnung und Buchhaltung

Die Einführung der E-Rechnung bringt wichtige Änderungen für die Buchhaltung mit sich. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungen den steuerlichen Vorgaben entsprechen und dass alle Rechnungen korrekt archiviert und verarbeitet werden. Die E-Rechnung erleichtert dabei die Automatisierung der Buchhaltungsprozesse, setzt jedoch auch voraus, dass bestimmte formale Anforderungen erfüllt sind.

Finanzamt-konforme Rechnungen

Um eine finanzamt-konforme Rechnung zu erstellen, muss eine E-Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen, insbesondere die Angaben nach den §§ 14 und 14a UStG. Diese umfassen u. a. die Angabe der Steuernummer, des Leistungserbringers und die genaue Leistungsbeschreibung. Eine E-Rechnung gilt dabei nur dann als ordnungsgemäß, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format erstellt wurde, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht​.

Wird statt einer E-Rechnung eine einfache PDF- oder Papierrechnung ausgestellt, obwohl eine Verpflichtung zur E-Rechnung besteht, gilt diese Rechnung nicht als ordnungsgemäß. Sie berechtigt daher nicht zum Vorsteuerabzug, es sei denn, sie wird nachträglich berichtigt​.

Archivierungspflicht und digitale Speicherung

E-Rechnungen unterliegen der Archivierungspflicht nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD). Das bedeutet, dass die Rechnungen in ihrer ursprünglichen Form digital gespeichert und vor Manipulationen geschützt werden müssen. Die maschinelle Lesbarkeit der Rechnungen muss über den gesamten Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren gewährleistet bleiben​.

Zusätzlich müssen die Rechnungen so archiviert werden, dass eine elektronische Auswertung durch die Finanzverwaltung möglich ist. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Archivierungssysteme den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und eine sichere Aufbewahrung der Daten gewährleisten​.

E-Rechnung und Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn die ausgestellte Rechnung den Anforderungen der E-Rechnung entspricht. Wenn stattdessen eine einfache Rechnung in Papierform oder als PDF ausgestellt wird, obwohl eine E-Rechnung erforderlich gewesen wäre, besteht kein Anspruch auf den Vorsteuerabzug​. Eine nachträgliche Berichtigung durch Ausstellung einer ordnungsgemäßen E-Rechnung ist jedoch möglich, um den Vorsteuerabzug zu retten​.

Umsatzsteuervoranmeldung und E-Invoicing

Die E-Rechnung erleichtert die Umsatzsteuervoranmeldung, da die maschinenlesbaren Daten direkt in die Buchhaltungssoftware eingespielt werden können. Rechnungen müssen alle relevanten umsatzsteuerlichen Angaben enthalten, um den Vorsteuerabzug zu ermöglichen​.

Bei der Umstellung auf E-Invoicing ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Buchhaltungssysteme anpassen, um die E-Rechnungen korrekt zu verarbeiten. Dabei kann auch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern erfolgen, die sich um die technische Umsetzung kümmern​.

E-Rechnung in der Praxis

Die Einführung der E-Rechnung bringt praktische Herausforderungen und Vorteile für Unternehmen. Um die E-Rechnung korrekt und gesetzeskonform zu nutzen, sind bestimmte Schritte und Softwarelösungen erforderlich.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung?

Um eine E-Rechnung zu erstellen, muss ein strukturiertes Format verwendet werden, das maschinenlesbar ist. Dies bedeutet, dass die Rechnungsdaten in einem XML-basierten Format vorliegen, wie z. B. XRechnung oder ZUGFeRD. Eine E-Rechnung enthält alle erforderlichen Informationen wie Rechnungsnummer, Leistungserbringer, Leistungsempfänger und Steuerbeträge, die den gesetzlichen Anforderungen gemäß §§ 14 und 14a UStG entsprechen müssen​.

Die Erstellung kann entweder über Buchhaltungssoftware, wie z.B. der TimO®-Rechnungssoftware, spezialisierte E-Invoicing-Tools oder über externe Dienstleister erfolgen.

Welche Software nutze ich zur Erstellung einer E-Rechnung?

Für die Erstellung von E-Rechnungen gibt es verschiedene Softwarelösungen. Unternehmen können entweder Buchhaltungsprogramme oder spezielle E-Invoicing-Tools verwenden, die auf die Verarbeitung von strukturierten Rechnungsdaten ausgelegt sind. Bekannte Softwareanbieter bieten oft bereits integrierte Lösungen für E-Rechnungen an, die den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Darüber hinaus gibt es zahlreiche Cloud-basierte Lösungen, die eine einfache Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen ermöglichen. Wichtig ist, dass die gewählte Software nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch mit den bestehenden Systemen der Geschäftspartner kompatibel ist.

Eine mögliche Option ist die TimO-Rechnungssoftware, die das XRechnung-Format bereits vollständig integriert hat und sowohl als eigenständige Lösung als auch in Verbindung mit der TimO-Projektmanagement-Software genutzt werden kann. Dies ermöglicht eine nahtlose Verknüpfung zwischen Projektmanagement und Rechnungsstellung, was besonders für Unternehmen mit komplexen Projekten von Vorteil ist.

Welche Übermittlungswege sind zulässig?

E-Rechnungen können auf verschiedene Weise übermittelt werden, wobei der Versand per E-Mail am häufigsten verwendet wird. Die Rechnung wird als strukturierte Datei, wie eine XML-Datei, angehängt und verschickt. Neben der E-Mail gibt es weitere Übermittlungswege wie elektronische Plattformen oder Schnittstellen, die speziell für den Rechnungsaustausch eingerichtet wurden.

Zur Sicherstellung der Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung kann eine digitale Signatur oder ein EDI-Verfahren verwendet werden. Diese Verfahren garantieren, dass die Rechnung vom rechtmäßigen Absender stammt und auf dem Übertragungsweg nicht verändert wurde. Der Versand per E-Mail ist ein unkomplizierter Weg, um E-Rechnungen schnell zu übermitteln, solange die Daten sicher übertragen werden und die Rechnungsanforderungen erfüllt sind​​.

Wie empfange ich eine E-Rechnung?

Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies kann so einfach sein wie die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs für den Rechnungseingang. Es ist nicht erforderlich, ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen einzurichten. Alternativ können Unternehmen auch über elektronische Plattformen oder Schnittstellen Rechnungen empfangen​​.

Wichtig ist, dass der Rechnungsempfänger die technischen Voraussetzungen erfüllt, um die maschinenlesbaren Rechnungen weiterzuverarbeiten. Eine Verweigerung des Empfangs berechtigt den Empfänger nicht dazu, eine alternative Rechnung in einem anderen Format zu verlangen​.

Verträge als Rechnung

Verträge können unter bestimmten Bedingungen als Rechnung fungieren, wenn sie alle umsatzsteuerrechtlich geforderten Angaben enthalten. Dies ist besonders bei Dauerrechnungen oder Mietverträgen relevant, wo die Rechnungsdaten in regelmäßigen Abständen wiederkehren. In solchen Fällen reicht es oft aus, eine E-Rechnung einmalig zu erstellen, wenn sich die Rechnungsangaben nicht ändern​​.

So stellen Sie auf die E-Rechnung um

Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert von Unternehmen eine sorgfältige Planung und Anpassung ihrer Prozesse. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Unternehmen befolgen sollten, um den Wechsel erfolgreich zu gestalten:

1. Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse: Zunächst sollten Unternehmen ihre bestehenden Rechnungsstellungsprozesse analysieren. Dabei geht es um Fragen wie: Welche Rechnungsformate werden derzeit verwendet? Wie werden Rechnungen erstellt und versendet? Diese Analyse gibt einen Überblick über den aktuellen Stand und zeigt auf, welche Systeme und Abläufe angepasst werden müssen.
2. Prüfung der technischen Voraussetzungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre technischen Systeme in der Lage sind, strukturierte E-Rechnungen zu erstellen, zu übermitteln und zu empfangen. Dies betrifft insbesondere die Auswahl geeigneter Softwarelösungen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, wie etwa Buchhaltungssoftware mit integriertem E-Invoicing oder spezialisierte E-Rechnungsplattformen.
3. Software und Tools implementieren: Basierend auf der Analyse und den Anforderungen ist es notwendig, geeignete Software auszuwählen und in die bestehenden Systeme zu integrieren. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass die Software E-Rechnungen im XML- oder XRechnung-Format unterstützt und die Daten sicher übermittelt werden können. Viele Lösungen bieten auch die Möglichkeit der Cloud-basierten Speicherung und der automatisierten Übermittlung von Rechnungen.
4. Mitarbeiterschulung: Die Umstellung auf die E-Rechnung erfordert neue Kenntnisse im Umgang mit den digitalen Tools. Unternehmen sollten daher Schulungen für die zuständigen Mitarbeiter durchführen, um sicherzustellen, dass alle mit der neuen Software umgehen können und die gesetzlichen Anforderungen verstanden haben.
5. Testphase und Optimierung: Vor dem endgültigen Umstieg sollten Unternehmen eine Testphase einplanen, um die neuen Prozesse auf ihre Effizienz und Funktionalität zu überprüfen. In dieser Phase können Probleme identifiziert und behoben werden. Wichtig ist, sicherzustellen, dass sowohl der Empfang als auch der Versand von E-Rechnungen reibungslos funktioniert.
6. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: Auch nach der erfolgreichen Einführung der E-Rechnung sollten die Prozesse regelmäßig überprüft werden. Gesetzliche Änderungen oder neue Anforderungen an das Rechnungsformat müssen zeitnah in die Systeme integriert werden, um weiterhin konforme Rechnungen zu erstellen und zu empfangen.

Zukunft der E-Rechnung und weiterführende Entwicklungen

Die Zukunft der E-Rechnung wird maßgeblich durch die fortschreitende Digitalisierung der Geschäftsprozesse und die geplante Einführung eines Meldesystems geprägt. Dieses Meldesystem wird in den kommenden Jahren einen großen Einfluss auf die Art und Weise haben, wie Rechnungen in Deutschland verarbeitet werden. Es sieht vor, dass bestimmte Rechnungsangaben elektronisch und in Echtzeit an die Finanzbehörden übermittelt werden. Dies soll eine höhere Transparenz und schnellere Verfügbarkeit der Daten gewährleisten, was den gesamten Rechnungs- und Steuerprozess effizienter macht​.

Das Meldesystem wird eng mit der E-Rechnungspflicht verknüpft sein und voraussichtlich die Übermittlung von Transaktionsdaten direkt an die Finanzverwaltung erfordern, ähnlich wie es bereits in anderen Ländern (z. B. Italien) implementiert wurde. Durch die Einführung eines solchen Systems werden sowohl Steuerhinterziehung als auch Fehler in der Rechnungsstellung weiter eingedämmt, da die Finanzbehörden sofortigen Zugriff auf die relevanten Daten erhalten​.

Darüber hinaus wird die Interoperabilität der E-Rechnungsformate ein zentraler Punkt in der Weiterentwicklung sein. Die enge Anpassung an europäische Standards wie die EN 16931 wird fortgeführt, um sicherzustellen, dass E-Rechnungen länderübergreifend genutzt werden können. Dies ist besonders für international tätige Unternehmen von großer Bedeutung, da die Rechnungsstellung in verschiedenen Ländern harmonisiert wird​.

FAQ

Wer ist von der E-Rechnungspflicht befreit?

Bestimmte Gruppen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Privatpersonen, die keine unternehmerischen Tätigkeiten ausüben, müssen keine E-Rechnungen ausstellen oder empfangen. Im B2C-Bereich können Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen versenden, da die E-Rechnungspflicht hier nicht greift.

Zusätzlich sind Kleinunternehmer mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro bis Ende 2027 von der Pflicht befreit. Dies gibt ihnen Zeit, ihre Systeme anzupassen, bevor sie die vollständige Umstellung vornehmen müssen. Auch Rechnungen unter 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) können weiterhin in herkömmlichen Formaten ausgestellt werden​.

Kann ich eine E-Rechnung ausdrucken?

Ja, es ist möglich, eine E-Rechnung auszudrucken, um sie in Papierform zu archivieren oder zu prüfen. Allerdings erfüllt der Ausdruck keine umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen, da eine E-Rechnung nur im strukturierten elektronischen Format rechtsgültig ist​.

Kann ich eine Rechnung in Papierform verlangen?

Ab 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form zu versenden. Dies bedeutet, dass Geschäftspartner in der Regel keine Papierrechnung mehr verlangen können, wenn eine gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung besteht.

Im B2C-Bereich bleibt jedoch die Möglichkeit bestehen, eine Papierrechnung zu erhalten, da Privatpersonen von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind. Für Transaktionen mit Verbrauchern können Unternehmen weiterhin flexibel entscheiden, welches Rechnungsformat sie anbieten​.

Ist für eine elektronische Rechnung eine Unterschrift erforderlich?

Nein, eine Unterschrift ist für eine E-Rechnung nicht erforderlich. Die Echtheit und Unversehrtheit der E-Rechnung wird durch andere Verfahren wie digitale Signaturen oder innerbetriebliche Kontrollmechanismen sichergestellt​.

Kann man PDF in E-Rechnung umwandeln?

Ein einfaches PDF-Dokument kann nicht direkt in eine E-Rechnung umgewandelt werden, da eine E-Rechnung ein strukturiertes Format erfordert, das maschinenlesbar ist. Um ein PDF in eine gültige E-Rechnung zu konvertieren, sind zusätzliche Tools oder Software erforderlich, die die Daten extrahieren und in ein Format wie XML umwandeln.

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Eine E-Rechnung besteht aus einem strukturierten Datenformat wie XML, das maschinell lesbar ist. Sie ist nicht zwingend visuell ansprechend, da sie hauptsächlich für die automatisierte Verarbeitung gedacht ist. Durch spezielle Programme kann der XML-Inhalt jedoch in eine menschenlesbare Ansicht umgewandelt werden​​.

Wie umfangreich darf eine E-Rechnung sein?

Eine E-Rechnung muss alle gesetzlich geforderten Pflichtangaben, wie die Angaben zur Steuernummer, die Rechnungsnummer und die Leistungsbeschreibung, im strukturierten Datenteil enthalten. Dieser Teil der Rechnung muss maschinell lesbar sein und die elektronische Verarbeitung ermöglichen. Es gibt keine feste Begrenzung für den Umfang der Daten im strukturierten Teil, solange alle Angaben klar, vollständig und in einer Form enthalten sind, die eine elektronische Auswertung ermöglicht​.

Ergänzende Informationen, wie detaillierte Leistungsbeschreibungen oder zusätzliche Erklärungen, können in einem Anhang zur E-Rechnung enthalten sein, beispielsweise in Form einer PDF-Datei. Wichtig ist, dass diese zusätzlichen Inhalte die maschinelle Lesbarkeit der strukturierten Daten nicht beeinträchtigen. Technisch bedingt gibt es keine spezifische Obergrenze für die Größe der E-Rechnung, doch der Fokus liegt auf der Sicherstellung der korrekten und vollständigen Übertragung aller umsatzsteuerrechtlich relevanten Daten​.

Referenzen:

• Bundesministerium des Innern und für Heimat

Mehr zum Thema lesen:

• E-Rechnung wird Pflicht: Alles, was Sie wissen müssen
• Verpflegungsmehraufwand 2023: Reisekostenpauschalen für Inland und Ausland
• Verpflegungsmehraufwand 2024 Aus- und Inland-Pauschalen