E-Rechnung wird Pflicht: Alles, was Sie wissen müssen

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat in einem am 14.6.2024 veröffentlichten Schreiben die Details zur Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) bekannt gegeben. Diese neuen Regelungen, die im Rahmen des Gesetzes zur Modernisierung der Buchführung und des Steuerrechts (GoBD 2.0) eingeführt werden, betreffen alle Rechnungen im B2B-Bereich.

In diesem Blogbeitrag werden wir die wichtigsten Punkte der neuen E-Rechnungsregelungen des BMF zusammenfassen und erläutern, was Unternehmen und öffentliche Auftraggeber wissen und tun müssen, um sich auf die Änderungen vorzubereiten.

Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich eingeführt. Das bedeutet, dass Unternehmen untereinander keine Papierrechnungen und auch keine reinen PDF-Rechnungen mehr ausstellen und versenden dürfen. Die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung der deutschen Wirtschaft. Unternehmen sollten sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen der E-Rechnung vorbereiten und die notwendigen Umstellungen vornehmen.

Die Gründe dafür sind vielfältig:

Elektronische Rechnungen ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, wodurch Zeit und Kosten eingespart werden können.
E-Rechnungen sind fälschungssicher und lückenlos nachvollziehbar, was die Sicherheit im Geschäftsverkehr erhöht.
Durch den Verzicht auf Papier und Toner werden Ressourcen geschont und der Umweltschutz gefördert.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. Damit können Informationen elektronisch übermittelt und empfangen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

Was sind die Vorteile der E-Rechnung?

E-Rechnungen sparen Kosten für Porto, Papier und Druckertinte. Anders als Papierrechnungen müssen Sie nicht Ordnern zur Ablage aufbewahrt werden. Auch der Gang zur Post und das Frankieren der Briefe entfallen. Rechnungen sind am PC einsehbar.

Wer ist verpflichtet, E-Rechnungen zu nutzen?

Durch die EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (2014/55/EU) werden öffentliche Auftraggeber seit 27. November 2018 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab dem 1. Januar ist die Verwendung einer E-Rechnung auch für inländische B2B-Umsätze verpflichtend.

Welche Software kann ich für die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen nutzen?

Bereits heute ist es möglich, der Faktura-Software von TimO die E‑Rechnungsformate XRechnung zu erstellen.

Neuregelung im Wachstumschancengesetz ab dem 1. Januar 2025

Die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG werden durch das Wachstumschancengesetz ab dem 1. Januar 2025 neu gefasst.
Ab diesem Datum ist die Verwendung einer E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze verpflichtend. Ausnahmen gelten für steuerfreie Leistungen und Kleinbeträge bis 250 Euro sowie Fahrausweise.
Dies ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung des Geschäftsverkehrs.

Was bedeutet das konkret?

Unternehmen müssen ab 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu versenden. Dabei gibt es verschiedene Formate für E-Rechnungen, z. B. ZUGFeRD, XRechnung oder UBL. Welches Format verwendet wird, ist zwischen den Unternehmen frei vereinbar.

Keine Übergangsregelungen für den Empfang einer Rechnung

Unternehmen müssen den Empfang einer elektronischen Rechnung bereits ab dem 01.01.2025 akzeptieren.

Übergangsregelungen für das Ausstellen von Rechnungen

Es gibt verschiedene Übergangsfristen, die eine schrittweise Umstellung ermöglichen. Die Regelungen gelten ausschließlich für das Ausstellen der Rechnungen.

Bis zum 31. Dezember 2026 können Unternehmen im B2B-Bereich weiterhin Papierrechnungen und PDF-Rechnungen für ausgeführte Umsätze (bis zum 31.12.2026) versenden, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
Kleinunternehmer haben bis Ende 2027 Zeit zur Umstellung, wenn der Gesamtumsatz im vergangenen Jahr nicht 800.000 Euro übersteigt.

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Aktuelle Rechtslage und Neuerungen

Rechtslage bis zum 31. Dezember 2024
- Bisher konnten neben Papierrechnungen auch elektronische Rechnungen in Formaten wie PDF ausgestellt werden, sofern der Empfänger zustimmte.
Neuregelungen ab dem 1. Januar 2025
- Elektronische Rechnung (E-Rechnungen): Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
- Sonstige Rechnungen: Rechnungen, die nicht im strukturierten Format vorliegen, gelten als sonstige Rechnungen.
- Verpflichtung zur Ausstellung: Unternehmer müssen bei inländischen B2B-Umsätzen eine E-Rechnung ausstellen. Die Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr erforderlich.
- Zulässige Formate: Neben dem Standard XRechnung können auch hybride Formate wie ZUGFeRD genutzt werden, sofern sie den Anforderungen entsprechen.

Vorteile von ZUGFeRD Rechnungen

(Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Es kombiniert die visuelle Darstellung einer Rechnung für den Menschen in Form eines PDF/A-3 Dokuments mit maschinenlesbaren strukturierten Daten im XML-Format. ZUGFeRD ist jedoch ein offenes Format, das von vielen verschiedenen Anbietern unterstützt wird.

Dagegen ist die XRechnung ist ein standardisiertes Format. Der Standard wurde von Expertinnen und Experten aus Bund, Ländern und Kommunen entwickelt.

Eine ZUGFeRD Rechnung besteht aus zwei Teilen: Das PDF/A-3 Dokument enthält die visuelle Darstellung der Rechnung für den Menschen. Es muss den Vorgaben des PDF/A-3 Standards entsprechen, um langfristig archivfähig zu sein. Die XML-Datei enthält die maschinenlesbaren, strukturierten Daten der Rechnung. Die Daten sind in einem standardisierten Format (z. B. UN/CEFACT Common Business Language (UBL)) codiert. Und können von Computern automatisch verarbeitet werden. Anschließend wird die XML-Datei in das PDF/A-3 Dokument eingebettet. So kann die Rechnung sowohl vom Menschen gelesen als auch von Computern verarbeitet werden.

ZUGFeRD Rechnungen können automatisiert verarbeitet werden, was Zeit und Kosten spart.
Die Daten in der XML-Datei sind lückenlos nachvollziehbar und fälschungssicher.
Das offene Format und wird von vielen Buchhaltungssystemen und Rechnungsstellungsprogrammen unterstützt.

Die E-Rechnung muss alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben enthalten. Unternehmen müssen sie elektronisch übermitteln.
Unternehmen können E-Rechnungen per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder Portale übermitteln.
Verträge können als Rechnung gelten, wenn sie die erforderlichen Angaben enthalten.

Änderungen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses und Anwendungsregelung

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass wird an die neuen Regelungen angepasst.
Die neuen Regeln gelten für alle Umsätze ab dem 1. Januar 2025.

Das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) wurde im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht. Im Dokument werden umfassende Information über die Einführung der E-Rechnung dargestellt und die technischen, rechtlichen und praktischen Aspekte der Umsetzung beschrieben.

Wo finde ich weitere Informationen zur E-Rechnung?

Der Bund, der Verband der elektronischen Rechnung (VeR) haben Infomaterial für Rechnungssteller, Softwarehersteller und Behörden zusammengestellt.

Bundesagentur für Arbeit
Bundesministerium der Finanzen, Bundessteuerblatt

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