Möglichkeiten, Kundenanfragen in einem Unternehmen zu bearbeiten, gibt es viele. Das gleiche trifft auf die Korrespondenz innerhalb des Unternehmens zu. Bei der klassischen Methode hat jede Abteilung eine bestimmte E-Mail-Adresse. Auf diese haben alle in diesem Bereich arbeitenden Mitarbeiter Zugriff. Ticket-Programme grenzen sich davon ab. Sie speichern einzelne Anliegen in einem Ticket und stellen eine Art Verwaltungsapparat für diese dar. Jedes Anliegen, wie eine Störung, ein Änderungswunsch oder eine Anfrage, ist ein Ticket.
Ein gutes Programm zeichnet sich durch folgende Angaben aus:
- Eckinformationen (Ticketnummer, Ticketersteller, Zeitpunkt der Erstellung, Personalien und Kategorie)
- Angaben zur Dringlichkeit (Termine, Kundenwünsche)
- Vergabe einer Prioritätsstufe
- Problemschilderung und -lösung
In die interaktive Management-Lösung werden die bisherigen Bearbeiter mit Zeitangaben eingetragen. Der aktuelle Bearbeitungsstatus ist einsehbar; die Zuordnung zu einem Produkt oder System erfolgt automatisch. Als Unternehmen stehen Sie vor der Frage, welche Form von Software zur Koordination einzelner Projekte und Kundenanfragen Sie einsetzen. Sie schwanken zwischen klassischer E-Mail-Verwaltung und modernen Issue-Tracking-Programmen. Bei der Frage, was mehr Sinn macht, gewinnt klar das Ticket-Tool. Erfahren Sie in diesem Artikel warum.
Vorteil 1: Zeitersparnis mit Ticketing Programmen
Zeit = Geld – der Leitsatz eines erfolgreichen Unternehmens. Warum nicht mit einem Helpdesk Zeit und damit Geld sparen? Diese Anwendung minimiert den Aufwand des E-Mail-Managements auf ein Minimum. Ebenso von Vorteil ist, dass ein Großteil der im Unternehmen stattfindenden Prozesse einfacher strukturiert wird. Auch das bringt eine Zeitersparnis.
Vorteil 2: Kundenfreundlichkeit
Kundenanfragen bearbeitet ein zuverlässiger Support innerhalb von 24 Stunden. Das schafft Nähe zum Kunden. Unternehmen mit Interesse an einer Zusammenarbeit wissen dies ebenfalls zu schätzen.
Vorteil 3: Transparenz von Trouble Tools
Jeder hat vollen Zugriff auf alle eingegangenen Anfragen. So kann jeder Mitarbeiter Nachfragen von Kunden beantworten. Vorteile ergeben sich nicht nur für Unternehmen, die das Ticket-Tool für Kundenanfragen nutzen. Auch die Kommunikation innerhalb mehrerer Abteilungen wird deutlich einfacher. Dies steigert die Qualität von Projektarbeiten.
Vorteil 4: Vermeidung von bürokratischem Aufwand
Ein einheitliches System minimiert den bürokratischen Aufwand für Projekte. Änderungen und Erweiterungen für ein Projekt werden sofort eingefügt und ausgelesen. Projektleiter und Entwickler bekommen eine automatische Meldung bei entsprechenden Änderungen.
Vorteil 5: Kommunikation mit System
Es ist gut, wenn jeder Mitarbeiter weiß, welche Tickets für ihn interessant sind. Als Schnittstelle zwischen den einzelnen Projektteilnehmern bieten Ticket-Systeme die Möglichkeit, eindeutige Bezeichnungen zu wählen. Die Vergabe einer ID ist eine von vielen Optionen. Lästiges Durchblättern einzelner Tickets entfällt somit.
Fazit: Ticket-Systeme sind für Unternehmen unverzichtbar
Die Service-Management-Lösung schafft Produktivität, Transparenz, Kundennähe und ist ein einfaches Kommunikationsmittel zwischen Mitarbeitern sowie Abteilungen. Davon profitieren nicht nur größere Unternehmen. Am besten, Sie sichern sich auch als Einzelunternehmer oder Startup die vielen Vorteile.
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