Wichtige Funktionen einer Zeiterfassungssoftware

Die Auswahl der richtigen Zeiterfassungssoftware ist für Unternehmen eine entscheidende Aufgabe, die weit über die bloße Erfassung von Arbeitszeiten hinausgeht. Gleichzeitig lauern bei der Auswahl Fallstricke: Unzureichende Rechteverwaltung oder mangelnde Transparenz bei Zeitänderungen können schnell zu Fehlern in der Lohnabrechnung, rechtlichen Problemen und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führen. In diesem Artikel beleuchten wir die wichtigsten Funktionen, auf die Unternehmen bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware achten sollten, und zeigen Fallstricke auf, die es zu vermeiden gilt.

1 – Flexible Möglichkeiten der Zeiterfassung

Mit einem flexiblen Komplettsystem bilden Sie die Anforderungen der modernen Arbeitswelt ab. Die allermeisten Systeme bieten Software- und Hardwarelösungen (Terminal) zur Zeiterfassung an. Sind Ihre Mitarbeiter viel unterwegs, ist es deutlich komfortabler, Zeiten über eine mobile App zu buchen.

Das System sollte auf jeden Fall auch das Homeoffice als Arbeitsort berücksichtigen, da immer mehr Mitarbeiter flexibel von zu Hause aus arbeiten und dabei die gesetzlichen Vorgaben zu Arbeitszeiten und Pausen eingehalten werden müssen.

Wechseln Mitarbeiter am selben Tag zwischen Büro und Homeoffice müssen Pausenzeiten korrekt berechnet werden. Falsch wäre es, wenn das System im Homeoffice eine weitere Pausenzeit einfordert, obwohl der Mitarbeiter bereits im Büro eine Pause gemacht hat.

Kann das Homeoffice als eigene Abwesenheitsart eingetragen werden, sind nachträgliche Auswertungen für interne Zwecke problemlos möglich.

Dies sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Arbeitszeiten und Arbeitsorte, was sowohl für interne Analysen zur Produktivität als auch zur Erfüllung steuerlicher Nachweispflichten wichtig ist.

2 – Berücksichtigung verschiedener Arbeitszeitmodelle

Unterstützt die Software flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit? Die Berücksichtigung und Einrichtung verschiedener Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Teilzeit, Wochenstunden) in der Zeiterfassung, ist enorm wichtig. Jeder Mitarbeiter bekommt ein individuelles Arbeitszeitmodell im System zugewiesen. Mit den hinterlegten Wochenarbeitszeiten berechnet die Software Sollvorgaben und die Urlaubstage der Mitarbeiter.

Es ist wichtig, dass Anbieter ein Sollstunden-Modell anbieten, das auf Tagesbasis funktioniert. Nur so ist gewährleistet, dass die Sollstunden für individuelle Arbeitszeitmodelle, wie beispielsweise eine 4-Tage-Woche, korrekt berechnet werden.

Basiert das System auf einem wochenbasierten Sollstunden-Modell, kann das zu Problemen bei der Abbildung von besonderen Arbeitsmodellen führen. Die Sollstunden stimmen nicht, es muss aufwendig nachkorrigiert werden. Fällt dann noch ein Feiertag in den Zeitraum, sind Zahlenchaos und Frust vorprogrammiert.

Prüfen Sie, ob es möglich ist, individuelle Arbeitszeitmodelle mit Arbeitszeiten, Wochenarbeitstagen, Pausenzeiten und Regelungen für Überstunden und Zuschläge einzurichten!

3 – Nachtrag von Zeiten und manuelle Korrekturen

Stellen Sie sicher, dass Zeiten unkompliziert nachgetragen und korrigiert werden können. Entweder trägt der Mitarbeiter die Zeiten eigenständig ein oder die Personalabteilung übernimmt dies für ihn.

Der Zugriff auf Änderungen in der Zeiterfassung sollte über eine Rechteverwaltung gesteuert werden.

Ansonsten besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten zu ihrem Vorteil manipulieren, was zu falschen Arbeitszeitdaten führt. Dies kann zu Unstimmigkeiten bei der Lohnabrechnung, zu unerlaubten Überstunden und zu einem Vertrauensverlust im Unternehmen führen.

In der Historie sollte jede Buchung inklusive des genauen Buchungszeitpunkts vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sein. Das sorgt für Klarheit bei aufkommenden Streitigkeiten und beugt einem Arbeitszeitbetrug vor. Klären Sie, ob es möglich ist, den Zeitraum für eine Nachbuchung zu beschränken. So werden Mitarbeiter angehalten, zum Beispiel Projektzeiten innerhalb von zwei Tagen einzutragen.

4 – Flexible Berechnung der Pausenzeiten

Kann die Software gesetzliche Pausenzeiten sowie tägliche Ruhezeiten automatisch überwachen und durchsetzen? Im Idealfall sind in der Software verschiedene Pausenregelungen hinterlegt. Stellen Sie sicher, dass Sie für jedes Arbeitszeitmodell (Vollzeit, Teilzeitmitarbeiter, jugendliche Arbeitnehmer, Minijobber) eigene Pausenregelungen hinterlegen können.

5 – Berücksichtigung von Regelungen für Gleitzeit und Überstunden

Jede unternehmensinterne Regelung für Gleitzeiten muss abgebildet werden. Zahlt Ihr Unternehmen Überstunden aus, sollte es möglich sein, die angefallenen Stunden in der Software auszutragen und auf null zu setzen.

6 – Automatische Benachrichtigungen

Automatisierte Benachrichtigungen sind ein wertvolles Instrument, um eine effiziente Zeiterfassung zu gewährleisten. Sie tragen dazu bei, dass sowohl Personaler, Mitarbeiter als auch die Geschäftsleitung stets über den aktuellen Stand informiert sind.

Vergessene Buchungen:

Tägliche oder wöchentliche Erinnerung, wenn Arbeitszeiten noch nicht gebucht wurden.
Benachrichtigung an Vorgesetzte, wenn Mitarbeiter wiederholt ihre Buchungen vergessen.

Erreichen von Grenzwerten:

Benachrichtigung an Mitarbeiter und Vorgesetzte, wenn die festgelegte Minusstunden- oder Überstundengrenze erreicht wird.
Automatische Sperrung weiterer Überstunden bei Erreichen eines bestimmten Grenzwerts.

Vertragsende:

Erinnerung an die Vertragsende von befristet angestellten Mitarbeitern.

7 – Self-Service für Mitarbeiter

Auch die Mitarbeiter sollten ihr Stundensaldo immer im Blick behalten. Ein eigener Login für Mitarbeiter und ein Zugriff auf einen Report mit allen angefallenen Arbeitsstunden, Fehltagen und Urlaubstagen sorgt für Transparenz.

8 – Nationale, regionale und religiöse Feiertage

Die Berücksichtigung von Feiertagen in der Zeiterfassung ist besonders für Unternehemen die Lohnempfänger beschäftigen nicht trivial, da unterschiedliche gesetzliche, regionale und tarifliche Regelungen die Arbeitszeitberechnung, Zuschläge und Urlaubsansprüche beeinflussen und fehlerhafte Erfassungen zu falschen Gehaltsabrechnungen führen können.

Es muss sichergestellt sein, jeder Feiertag im Wochenarbeitszeitmodell korrekt eingetragen werden kann, um die genaue Berechnung von Arbeitsstunden, Überstunden und eventuellen Zuschlägen zu gewährleisten.

In Deutschland und der Schweiz gibt es verschiedene Feiertage, die sich in nationale, regionale und religiöse Kategorien einteilen lassen. In Deutschland gibt es sowohl bundesweit gültige gesetzliche Feiertage als auch regionale Feiertage, die nur in bestimmten Bundesländern gelten. Die Zeiterfassung in der Schweiz stellt Unternehmen vor besondere Herausforderungen, wenn es um die Berücksichtigung von Feiertagen geht. In der Alpenrepublik gibt es den nationalen Bundesfeiertag sowie kantonale Feiertage, die je nach Region unterschiedlich sind, da jeder Kanton eigene Feiertage festlegen kann. Daneben sind „Jokertage“ flexible Urlaubstage, die Arbeitnehmer ohne spezifischen Grund und oft auch kurzfristig nehmen können.

9 – Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit

Eine kombinierte Lösung für Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement kann für viele Unternehmen eine sinnvolle Wahl sein. Alle relevanten Daten sind an einem Ort verfügbar, was die Datenqualität erhöht und die Verwaltung vereinfacht.

Prüfen Sie, ob es möglich ist, individuelle Abwesenheitsarten (Urlaub, Sonderurlaub, Dienstgang, Krankheit, Krank mit Kind, Berufsschule etc.) einzurichten. Um den Datenschutz zu gewährleisten, muss die Software zwischen Urlaubsarten differenziert können. Während im Urlaubskalender, Urlaubseinträge für alle Mitarbeiter sichtbar sein dürfen, müssen Informationen zu Krankheit, Beurlaubung und Sonderurlaub nur für Vorgesetzte und die Personalabteilung zugänglich sein.

Checkliste für die Auswahl:

Verschiedene Abwesenheitsarten (Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub etc.)
Individuelle Urlaubsansprüche pro Mitarbeiter
Automatische Berechnung des Resturlaubs
Möglichkeit zur Übertragung von Resturlaub
Workflow-basierte mehrstufige Genehmigungsprozesse (Genehmiger, Stellvertreter)
Automatische Benachrichtigungen an Vorgesetzte und Mitarbeiter
Darstellung der Abwesenheiten in einem gemeinsamen Kalender
Ausschluss von Krankheit und Beurlaubung im gemeinsamen Kalender

Mit einem intelligenten Genehmigungs-Workflow für Abwesenheiten lassen sich digitale Urlaubsanträge schnell und unkompliziert abwickeln. Softwarelösungen mit E-Mail-Benachrichtigungen (Urlaub wurde genehmigt) sparen viel Administrationsaufwand und Zeit.

10 – Zukunftssicherheit EuGH und BAG-Urteil – Kostenlose Software-Updates

EU-Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Das entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH) am 14. Mai 2019. Mit dem vorliegenden Referentenentwurf beabsichtigt das Arbeitsministerium, die rechtlichen Rahmenbedingungen für das Arbeitszeitrecht neu zu gestalten. Nach einem Urteil des höchstens deutschen Arbeitsgerichts besteht auch in Deutschland eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Dies entschied am 13. September 2022 das Bundesarbeitsgericht (BAG).

Berücksichtigen Sie die bestehen Verpflichtungen und ausstehende Anpassungen des Arbeitszeitgesetzes bei der Auswahl der Software. Bietet die Lösung Rechtssicherheit? Kann das System flexibel an neue Vorschriften angepasst werden? Wird die Software weiterentwickelt? Werden Updates kostenlos eingespielt?

11 – Keine Auslagerung von Funktionen an Excel und Co.

Die Anwendung muss alle wichtigen Funktionen abdecken. Es darf zu keiner Auslagerung von einzelnen Funktionen an Microsoft Excel und Co. kommen. Nach dem Motto: Arbeitszeiten erfassen wir mit der Software „X“, aber Zwischensummen berechnen wir mit Excel und für die Urlaubsantrags-Vorlage nutzen wir Word. Auch Zuschläge für Nachtarbeit oder an Feiertagen sollten automatisch berechnet werden.

Nur wenn die Anwendung alle wichtigen Funktionen umfasst, spart die Personalabteilung Administrationsaufwand und Zeit. Es sollte möglich sein, die kumulierte Arbeitszeit über einen bestimmten Zeitraum (z. B. Monat, Jahr) darzustellen.

Viele Betriebe möchten die erfassten Daten an die Lohnbuchhaltungssoftware übertragen. In der Regel stellt der Software-Anbieter dafür eine CSV-Datei mit allen erfassten Personalzeiten bereit. Prüfen Sie, wie die Datei aufgebaut ist und wie unkompliziert Sie mit dieser Datei Daten an die Lohnbuchhaltungssoftware übergeben können. Es sollte möglich sein, die Exportvorlagen (Reihenfolge der Spalten, Umrechnung in Industrieminuten) an die spezifischen Anforderungen der Lohnbuchhaltungssoftware anzupassen.

12 – Kompetente Beratung am Telefon

Ein kompetenter Telefonsupport, der durch Experten besetzt ist und die Möglichkeit zum Remote-Support bietet, ist ein entscheidender Faktor für die Zufriedenheit der Nutzer. Er trägt dazu bei, die Produktivität zu steigern, Probleme schnell zu lösen und die Akzeptanz der Software zu erhöhen.

Ein schlechter Support ist in der Tat ein großer Schwachpunkt bei vielen Anbietern und Zeiterfassungslösungen. Stellen Sie bereits in der Testphase Fragen an das Supportteam – eine hervorragende Gelegenheit, um die Qualität der Software und des Supports zu überprüfen.

Zeiterfassung und Projektzeiterfassung – einfach und durchdacht

Mit TimO erfassen und verwalten Unternehmen Arbeitszeiten einfach und effizient. Die cloudbasierte Software berücksichtigt verschiedene Arbeitszeitmodelle (Vollzeit, Gleitzeit etc.) und Zeitmodelle (Überstunden, Gleitzeit etc.). Die digitale Lösung punktet mit vielen Funktionen: elektronische Zeiterfassung, Projektzeiterfassung, Gruppenkalender, Urlaubsplaner.
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