Die 7 besten Projektzeiterfassung-Tools im Vergleich (2025)

Die Auswahl der richtigen Projektzeiterfassungs-Software kann eine Herausforderung sein – schließlich soll sie sich reibungslos in deinen Arbeitsalltag integrieren und Prozesse erleichtern. Doch welche Lösung passt wirklich zu deinen Anforderungen? In diesem Vergleich zeigen wir dir, worauf du achten solltest und welche Tools sich besonders bewährt haben.

Kriterien für den Vergleich von Projektzeiterfassung-Tools

Die Anforderungen an ein Projektzeiterfassungs-Tool sind so vielfältig wie die Unternehmen, die sie nutzen. Während einige auf eine einfache Bedienung setzen, sind für andere erweiterte Funktionen oder Integrationen entscheidend. Damit du die passende Lösung findest, solltest du die wichtigsten Kriterien kennen und gezielt vergleichen.

Benutzerfreundlichkeit

Ein gutes Tool sollte sich intuitiv bedienen lassen, ohne dass lange Schulungen nötig sind. Achte darauf, dass die Oberfläche übersichtlich gestaltet ist und sich Funktionen mit wenigen Klicks erreichen lassen. Eine klare Struktur spart Zeit und erhöht die Akzeptanz bei deinem Team.

Funktionsumfang

Nicht jedes Tool bietet die gleichen Funktionen. Überlege dir, welche Features du wirklich brauchst: Reicht eine einfache Zeiterfassung oder benötigst du auch Projektbudgets, Abwesenheitsverwaltung oder Rechnungsstellung? Je nach Anforderungen solltest du prüfen, ob das Tool alle wichtigen Funktionen abdeckt.

Anpassungsfähigkeit & Flexibilität

Jedes Unternehmen hat individuelle Prozesse. Ein flexibles Zeiterfassungstool sollte sich an deine Bedürfnisse anpassen lassen – sei es durch individuell definierbare Stundensätze, anpassbare Berichte oder unterschiedliche Arbeitszeitmodelle für dein Team.

Integrationen & Schnittstellen

Eine Software sollte nicht isoliert arbeiten, sondern sich problemlos in deine bestehende Systemlandschaft einfügen. Prüfe, ob das Tool Schnittstellen zu Projektmanagement-Software, Buchhaltungstools oder HR-Systemen bietet. Eine API für individuelle Integrationen kann ebenfalls ein großer Vorteil sein.

Preismodell

Vergleiche die Preisstrukturen genau: Wird pro Nutzer oder pro Unternehmen abgerechnet? Gibt es versteckte Zusatzkosten für bestimmte Funktionen? Manche Anbieter bieten kostenlose Basisversionen an, während andere erst in höheren Tarifen alle Funktionen freischalten.

Serverstandort und DSGVO-Konformität

Gerade im europäischen Raum spielt Datenschutz eine große Rolle. Falls du mit sensiblen Mitarbeiter- oder Kundendaten arbeitest, sollte der Anbieter die DSGVO-Vorgaben erfüllen. Ein Serverstandort in Deutschland oder der EU kann ein wichtiger Faktor für die Datensicherheit sein.

Support

Probleme oder Fragen können immer auftreten – dann ist ein guter Support Gold wert. Achte darauf, welche Kontaktmöglichkeiten der Anbieter bietet (z. B. Telefon, E-Mail, Live-Chat) und ob der Support in deiner Sprache verfügbar ist. Erfahrungsberichte anderer Nutzer geben oft Aufschluss über die Reaktionszeit und die Qualität des Kundenservice.

	Herkunft	Server-Standort	Support-Standort	Telefon-Support	Chat-Support	Online-Hilfecenter	Support-Ticketsystem
TimO				✓	–	✓	✓
Timicx				✓	–	✓	✓
Clockify				–	✓	✓	✓
timr				✓	–	✓	✓
HRworks				✓	–	✓	✓
TimeChimp				✓	✓	✓	–
ClickTime				✓	–	✓	✓

Wenn du diese Kriterien im Blick hast, fällt es dir leichter, eine Lösung zu finden, die perfekt zu deinem Unternehmen passt. Im nächsten Abschnitt schauen wir uns verschiedene Anbieter im Detail an und vergleichen ihre Stärken und Schwächen.

Projektzeiterfassung erfolgreich einführen: In unserem Artikel Projektzeiterfassung einführen: Alles, was Sie wissen müssen erfährst du, worauf es ankommt und wie du typische Stolpersteine vermeidest. Jetzt lesen und optimal starten!

TimO

„Die beste Projektzeiterfassung für Dienstleister und mittlere und große Unternehmen“

TimO ist eine leistungsstarke, webbasiertes Projektzeiterfassung-Software, die Unternehmen eine minutengenaue Erfassung, Auswertung und Abrechnung von Arbeitszeiten ermöglicht. Ob am PC, Mac oder per Projektzeiterfassung-App am Smartphone – mit TimO behalten Teams jederzeit den Überblick über ihre geleisteten Stunden und Projekte. Die intuitive Bedienung mit klaren Start-, Pause- und Stopp-Buttons macht die Erfassung besonders einfach und fehlerfrei.

Ein großer Vorteil von TimO ist die flexible Projektverwaltung: Alle Arbeitszeiten lassen sich direkt Projekten, Kunden oder Kostenstellen zuordnen. Durch die integrierte Stoppuhr-Funktion können Mitarbeiter ihre Zeiten in Echtzeit buchen – perfekt für ein voll umfassendes Monitoring. Auch nachträgliche Zeitkorrekturen sind möglich, falls nötig.

Neben der Zeiterfassung bietet TimO umfassende Controlling-Funktionen: Unternehmen können Soll-Ist-Vergleiche der zu leistenden Projektzeiten durchführen, detaillierte Leistungsnachweise erstellen und abrechenbare sowie nicht abrechenbare Zeiten unterscheiden. Das spart Zeit in der Projektabrechnung und sorgt für volle Transparenz gegenüber Auftraggebern. Dank der modularen Erweiterbarkeit kann TimO z.B. um die Anwesenheitszeiterfassung, die Ressourcenplanung oder das vollumfängliche Projektmanagement ergänzt werden.

Eine weitere Besonderheit ist die hohe Datensicherheit: Alle Daten werden in Deutschland gehostet, die Software ist ISO 27001 und DIN ISO 9001 zertifiziert und entspricht den strengen DSGVO-Richtlinien. Dazu kommt ein erstklassiger deutschsprachiger Support, der schnell und zuverlässig hilft – ganz ohne lange Warteschleifen.

Für kleine Teams kann die große Funktionsvielfalt anfangs etwas umfangreich wirken, doch die klare Struktur sorgt dafür, dass sich Nutzer schnell zurechtfinden.

Key-Features von TimO

• Webbasierte und mobile Zeiterfassung (PC, Mac, Android, iOS)
• Minutengenaue Projektzeiterfassung mit direkter Projektzuordnung
• Made in Germany – Entwicklung, Serverstandort und Support in Deutschland
• Hohe Datensicherheit – Zertifiziert nach ISO 27001 & DIN ISO 9001
• Echtzeit-Controlling & Berichte – Soll-Ist-Vergleiche, Abrechnung & Export
• Modular erweiterbar – Anwesenheitszeiterfassung, Ressourcenplanung & mehr
• Exzellenter Support – Persönliche Beratung und schneller Service

Für wen ist TimO besonders geeignet?

TimO ist die ideale Lösung für Dienstleister, Agenturen, Beratungsunternehmen und KMU, die eine zuverlässige, sichere und präzise Projektzeiterfassung benötigen. Auch größere Unternehmen profitieren von den skalierbaren Funktionen und der Möglichkeit, zusätzliche Module wie Projektcontrolling, Ressourcenplanung oder Rechnungsstellung zu integrieren. Besonders Branchen wie IT, Bau, Architektur, Marketing, Forschung und Rechtsberatung setzen TimO erfolgreich ein, um Arbeitszeiten effizient zu erfassen, auszuwerten und abzurechnen.

Timicx

„Flexible Projektzeiterfassung mit detaillierter Abrechnung“

Timicx ist ein cloudbasiertes Projektzeiterfassungs-Tool, das speziell auf projektorientiertes Arbeiten ausgerichtet ist. Die Software ermöglicht es, Arbeitszeiten flexibel zu erfassen – entweder minutengenau per Stoppuhr oder nachträglich manuell. Unternehmen können ihre Projekte in einer hierarchischen Struktur mit Unterprojekten organisieren, wodurch sich auch komplexe Unternehmensstrukturen detailliert abbilden lassen. Besonders für Agenturen, Berater und Dienstleister, die mit mehreren Kunden arbeiten, ist diese Funktion ein großer Vorteil.

Ein weiteres Kernfeature ist die individuelle Kostenrechnung: Stundensätze lassen sich je nach Projekt, Tätigkeit oder Mitarbeiter anpassen, sodass die Abrechnung automatisiert und fehlerfrei erfolgt. Zudem bietet Timicx eine direkte Integration mit Lexoffice und easybill, um aus erfassten Zeiten Rechnungen mit wenigen Klicks zu erstellen. Wer andere Abrechnungssoftware nutzt, kann die Daten per Excel- oder CSV-Export weiterverarbeiten.

Während Timicx eine klare und intuitive Oberfläche bietet, fehlt es an erweiterten Funktionen wie Schichtplanung oder allgemeiner Personalzeiterfassung – die Software ist stark auf projektbezogene Zeiterfassung fokussiert. Auch die Anzahl der Integrationen ist im Vergleich zu anderen Tools begrenzt, da nur wenige Schnittstellen zu Fremdsoftware existieren. Ein weiteres Manko für internationale Unternehmen ist die fehlende Mehrsprachigkeit – Timicx ist ausschließlich auf Deutsch verfügbar.

Key-Features von Timicx

• Projektzeiterfassung per Stoppuhr oder manuelle Eingabe
• Flexible Projekthierarchie mit Unterprojekten und Aufgaben
• Individuelle Stundensätze & automatische Kostenberechnung
• Rechnungsstellung über Lexoffice & easybill-Integration
• Detaillierte Berichte & grafische Projektauswertungen
• Plattformunabhängig nutzbar (Web-App & mobile Ansicht)
• Datensicherheit durch Hosting in deutschen Rechenzentren

Für wen ist Timicx besonders geeignet?

Timicx ist die ideale Lösung für Agenturen, Beratungsfirmen und projektorientierte Dienstleister, die eine detaillierte und transparente Projektzeiterfassung benötigen. Besonders Unternehmen, die individuelle Stundensätze nutzen und ihre Projekte flexibel strukturieren möchten, profitieren von den umfangreichen Abrechnungsmöglichkeiten. Wer jedoch eine ganzheitliche Zeiterfassungslösung mit Urlaubsverwaltung, Lohnabrechnung oder Schichtplanung sucht, sollte sich Alternativen wie TimO ansehen.

Clockify

„Projektzeiterfassung-Tool mit starker Gratis-Version, aber eingeschränktem Funktionsumfang“

Clockify ist ein benutzerfreundliches und plattformübergreifendes Projektzeiterfassungs-Tool, das besonders für Freelancer und kleine Teams attraktiv ist. Ein großer Vorteil ist die dauerhaft kostenlose Version, die unbegrenzt viele Nutzer und Projekte unterstützt – eine Seltenheit in der Branche. Die Zeiterfassung erfolgt flexibel per Timer, manuelle Eingabe oder Auto-Tracker, sodass Arbeitszeiten effizient erfasst werden können. Besonders nützlich für Teams ist der Kiosk-Modus, mit dem sich Mitarbeiter per PIN an einem gemeinsamen Gerät einstempeln können.

Auch im Bereich Reporting bietet Clockify solide Funktionen: Unternehmen können erfasste Zeiten nach Projekten, Teammitgliedern oder Kunden auswerten und Berichte als PDF oder Excel exportieren. Über 80 Integrationen – darunter Asana, Trello, Microsoft Teams und Google Kalender – sorgen für eine nahtlose Einbindung in bestehende Workflows.

Allerdings hat Clockify auch Schwächen. Die Projektverwaltung ist sehr grundlegend und ersetzt keine vollwertige PM-Software. Erweiterte Funktionen wie Budgetplanung, tiefgehende Kostenanalysen oder automatisierte Berichte sind nur in den kostenpflichtigen Versionen enthalten. Zudem wird die Benutzeroberfläche von einigen Nutzern als veraltet beschrieben, was die Navigation bei vielen Projekten erschweren kann. Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen sollten beachten, dass die Server nicht in Deutschland stehen und keine ISO-27001-Zertifizierung vorliegt.

Key-Features von Clockify

• Kostenlose Nutzung für unbegrenzt viele Nutzer & Projekte
• Flexible Zeiterfassung (Timer, manuelle Eingabe, Auto-Tracker, Kiosk-Modus)
• Detaillierte Berichte & Exportfunktionen für Abrechnung und Analyse
• 80+ Integrationen (Asana, Trello, Google Kalender, Microsoft Teams u.v.m.)
• Plattformübergreifend nutzbar (Web, Desktop, Mobile)
• Team-Management mit Freigaben, Überstunden-Tracking & Rollenverwaltung
• Einfache Bedienung, aber eingeschränkte Projektsteuerung

Für wen ist Clockify besonders geeignet?

Clockify ist ideal für Freelancer, kleine Teams und Start-ups, die eine kostengünstige, aber leistungsfähige Zeiterfassungslösung benötigen. Besonders Unternehmen mit hybriden Teams profitieren von der plattformsübergreifenden Nutzung. Wer jedoch tiefergehende Controlling- und Abrechnungsfunktionen oder eine erweiterte Projektsteuerung benötigt, stößt in der kostenlosen Version schnell an Grenzen.

timr

„Zeiterfassung mit Fahrtenbuch für mobile Teams“

timr ist ein cloudbasiertes Projektzeiterfassungs-Tool, das Arbeits- und Projektzeiterfassung, Urlaubsverwaltung und ein digitales Fahrtenbuch kombiniert. Arbeitszeiten lassen sich per Webbrowser, App oder Terminal erfassen, wahlweise mit Start/Stopp-Funktion oder manueller Nachtragung. Die mobile Nutzung per iOS- und Android-App ist auch offline möglich, wobei GPS-Tracking und Geofencing unterstützend eingesetzt werden können.

Das Tool richtet sich an Unternehmen jeder Größe, wird aber vor allem von projektbasierten Teams und Außendienst-Mitarbeitern genutzt. Durch die Projektzeiterfassung behalten Unternehmen den Überblick über geleistete Stunden, abrechenbare Zeiten und Budgets. Einige Nutzer bemängeln jedoch, dass bestimmte Einstellungen nicht intuitiv zu finden sind und dass erweiterte Funktionen wie detaillierte Budgetanalysen oder Stundensätze erst in den teureren Tarifen enthalten sind.

Die Urlaubsverwaltung ermöglicht digitale Urlaubsanträge mit Genehmigungsworkflow, und das integrierte Fahrtenbuch erfasst Dienstfahrten automatisch per GPS. Allerdings fehlen Schnittstellen für die Reisekostenabrechnung, sodass Unternehmen hierfür auf externe Lösungen angewiesen sind.

Key-Features von timr

• Arbeits- & Projektzeiterfassung mit Start/Stopp-Funktion
• Urlaubsverwaltung mit digitaler Genehmigung
• Fahrtenbuch mit GPS-Tracking & automatischer Adressenermittlung
• Mobile Nutzung (iOS/Android), offline-fähig mit Geofencing
• Echtzeit-Berichte & Dashboards für Projekte und Budgets
• Integrationen mit HR-Tools (z. B. Personio) & offene API
• Skalierbare Preisstruktur für Freelancer bis große Unternehmen

Für wen ist timr besonders geeignet?

timr eignet sich für mittelständische Unternehmen, Agenturen, Handwerksbetriebe und Außendienst-Teams, die eine mobile und flexible Zeiterfassungslösung suchen. Besonders Berater, Bauunternehmen und IT-Dienstleister profitieren von der Kombination aus Projektzeiterfassung und Fahrtenbuch.

HRworks

„Projektzeiterfassung-Tool als Teil einer umfassenden HR-Software„

HRworks bietet eine integrierte Projektzeiterfassung innerhalb seiner HR-Software-Suite. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten direkt auf Projekte buchen, sowohl über den Webbrowser als auch per mobile App. Die Projektstruktur unterstützt Teilprojekte, sodass sich Arbeitszeiten detaillierter erfassen lassen. Die Start/Stopp-Funktion erleichtert das Erfassen von Arbeitszeiten ähnlich einer Stempeluhr.

Projektverantwortliche können neue Projekte anlegen, Teams zuweisen und Budgets hinterlegen. Über eine Soll-Ist-Auswertung lässt sich jederzeit nachvollziehen, wie viele Stunden bereits gebucht wurden und ob das Budget eingehalten wird. Zudem lassen sich Berichte und Nachweise für Kundenprojekte exportieren, etwa als PDF oder Excel-Datei. Allerdings bietet HRworks keine erweiterten Projektmanagement-Funktionen wie Meilensteine oder Aufgabenverteilung, sodass es für komplexe Projekte nur bedingt geeignet ist.

Die Projektzeiterfassung ist mit der allgemeinen Arbeitszeiterfassung von HRworks verknüpft, sodass nur Mitarbeiter, die ihre regulären Arbeitszeiten erfassen, auch Projektzeiten buchen können. Automatische Benachrichtigungen erinnern Projektverantwortliche an nahende Deadlines oder Budgetüberschreitungen.

HRworks ist eine All-in-One-Lösung mit Modulen für Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Reisekostenabrechnung und Personalverwaltung. Dank Schnittstellen zu DATEV, SAP und weiteren Systemen lässt sich die Software in bestehende Unternehmensprozesse einbinden.

Key-Features von HRworks

• Projektzeiterfassung mit Start/Stopp-Funktion & manueller Eingabe
• Teilprojekte & Budgetverwaltung mit Soll-Ist-Analyse
• Berichte & Export von Stundennachweisen für die Abrechnung
• Verknüpfung mit allgemeiner Arbeitszeiterfassung & HR-Daten
• Automatische Benachrichtigungen bei Budgetüberschreitungen
• Integriert in eine umfassende HR-Software für Zeit-, Urlaubs- & Reisemanagement
• Schnittstellen zu DATEV, SAP & weiteren Systemen

Für wen ist HRworks besonders geeignet?

HRworks eignet sich für mittelständische Unternehmen, die Projektzeiterfassung mit weiteren HR-Funktionen kombinieren möchten. Besonders Beratungsunternehmen, IT-Dienstleister und projektbasierte Teams profitieren von der nahtlosen Integration in die Personalverwaltung. Schichtbetriebe oder Unternehmen mit speziellen Projektmanagement-Anforderungen sollten jedoch prüfen, ob sie zusätzliche Funktionen benötigen, die HRworks nicht abdeckt.

TimeChimp

„Zeiterfassung und Projektmanagement in einem Tool“

TimeChimp kombiniert einfache Zeiterfassung mit Projektmanagement- und Abrechnungsfunktionen. Arbeitszeiten können flexibel über Webbrowser oder mobile Apps (iOS/Android) erfasst werden – per Stempeluhr, Timer oder automatischer Zeiterfassung mit dem TimeChimp Tracker. Erfasste Stunden lassen sich direkt Projekten, Kunden oder Aktivitäten zuweisen, wodurch eine transparente Nachverfolgung und Abrechnung möglich ist. Neben Arbeitszeiten können auch Abwesenheiten, Spesen und gefahrene Kilometer erfasst und mit Projekten verknüpft werden.

Ein besonderes Feature ist das Kundenportal, über das Auftraggeber den Projektstatus einsehen und erfasste Zeiten freigeben können. Dashboards ermöglichen Budgetkontrolle in Echtzeit, und aus erfassten Stunden lassen sich mit wenigen Klicks Rechnungen erstellen und versenden. Zudem bietet TimeChimp über 25 Integrationen zu Drittanbieter-Software sowie eine offene API-Schnittstelle für individuelle Anpassungen.

Die Software ist vollständig cloudbasiert, DSGVO-konform und nach ISO 27001 zertifiziert, was einen hohen Sicherheitsstandard gewährleistet. Allerdings ist die Mobile-App funktional eingeschränkt im Vergleich zur Web-Version, und einige erweiterte Reporting- und Automatisierungsfunktionen sind nur in den höheren Tarifstufen verfügbar.

Key-Features von TimeChimp

• Flexible Zeiterfassung (Stempeluhr, Timer, Auto-Tracking)
• Projektmanagement mit Budgetkontrolle & Kundenportal
• Erfassung von Spesen, Abwesenheiten & Kilometern
• Automatische Rechnungsstellung & Zahlungserinnerungen
• Nahtlose Integrationen & API-Schnittstelle
• DSGVO-konform & ISO 27001-zertifiziert

Für wen ist TimeChimp geeignet?

TimeChimp richtet sich an Beratungsunternehmen, IT-Dienstleister, Agenturen und andere projektbasierte Teams, die eine einfache und integrierte Lösung für Zeiterfassung, Projektüberwachung und Abrechnung suchen. Besonders für Unternehmen, die ihre Zeiterfassung mit Kundenfreigaben und Budgetkontrolle kombinieren möchten, bietet TimeChimp wertvolle Funktionen. Wer jedoch komplexe Reporting-Anforderungen oder eine vollumfängliche mobile Nutzung benötigt, sollte die Einschränkungen der App und der Berichtsoptionen berücksichtigen.

ClickTime

„Detaillierte Zeiterfassung mit flexibler Projekt- und Kostenanalyse“

ClickTime ist eine webbasierte Software für Arbeits- und Projektzeiterfassung, die Unternehmen hilft, Arbeitszeiten, Budgets und Ressourcen effizient zu verwalten. Die Lösung wird seit über 20 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und ist bei namhaften Kunden wie American Express und zahlreichen Non-Profit-Organisationen im Einsatz.

Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten minutengenau per Webbrowser oder mobile App (iOS/Android) erfassen. Projektzeiten, abrechenbare Stunden und Budgets werden transparent verwaltet, sodass Unternehmen die Rentabilität ihrer Projekte genau nachverfolgen können. Zusätzlich bietet ClickTime eine integrierte Spesenverwaltung, mit der sich Reisekosten und sonstige Ausgaben digital erfassen und freigeben lassen.

Ein besonderer Vorteil ist die Flexibilität der Software: Unternehmen können individuelle Überstundenregelungen und Projektstrukturen definieren. Zudem stehen über 70 Standardberichte zur Verfügung, um Arbeitszeiten, Kosten und Produktivität detailliert auszuwerten. Nahtlose Integrationen mit Buchhaltungs- und Projektmanagement-Tools (z. B. QuickBooks, Salesforce, BambooHR) erleichtern den Datenaustausch.

Allerdings gibt es auch Schwächen, die einige Nutzer kritisieren: Die Preisstruktur kann bei vielen Nutzern teuer werden, da jeder Mitarbeiter einzeln lizenziert wird. Zudem ist die Vielzahl an Funktionen für kleine Teams oft überdimensioniert, und die mobile App bietet nicht den vollen Funktionsumfang der Web-Version.

Wichtige Features von ClickTime

• Arbeits- & Projektzeiterfassung (Web & Mobile-App)
• Budgetverwaltung & Rentabilitätsanalyse
• Spesen- und Reisekostenerfassung
• Detailliertes Reporting mit 70+ Standardberichten
• Nahtlose Integration in Drittsoftware (z. B. QuickBooks, Salesforce, Jira)
• DSGVO-konform

Für wen ist ClickTime geeignet?

ClickTime ist ideal für mittelständische Unternehmen, Agenturen, Beratungen und Non-Profit-Organisationen, die ein transparentes Projektzeiterfassungs-Tool und detaillierte Berichte benötigen. Besonders Unternehmen mit komplexen Abrechnungsmodellen oder Budgetkontrolle profitieren von den Funktionen.

Weniger geeignet ist ClickTime für kleine Teams mit einfachen Anforderungen, da die Software umfangreich und kostspielig sein kann, wenn nur eine schlichte Zeiterfassung benötigt wird.

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