Multiprojektmanagement: Alles, was Sie wissen müssen

Gerade für größere gleichzeitig laufende Projekte ist das Multiprojektmanagement (MPM) als Instrument zur Steuerung vorhandener Ressourcen nicht wegzudenken. Was genau das Multiprojektmanagement ist, warum Sie das Multiprojektmanagement einsetzen sollen und wie man das MPM als Planungswerkzeug optimal nutzt, erklärt der folgende Beitrag.

Multiprojektmanagement: viele Projekte gleichzeitig zum Erfolg führen

Mit einer wachsenden Projektlandschaft stoßen Unternehmen dabei auf unterschiedlichste Herausforderungen. Was passiert, wenn das Unternehmen an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet und jedes dieser Projekte auf denselben Ressourcenpool zurückgreift? Dieses Problem wird in der Multi-Projekt-Einsatzplanung berücksichtigt, bei der alle Projekte auf den denselben Ressourcenpool zurückgreifen. Ferner sind für das Multiprojektmanagement die Grundlast und die Abwesenheit der verfügbaren Ressourcen zu klären. In der Regel kann der Projektleiter keine Ressource zu 100 Prozent für ein Projekt einplanen. Zur Grundlast gehören Tätigkeiten, die nicht unmittelbar projektbezogen sind. Wie Administration, Telefonate und sonstige Arbeiten.  Zieht man Grundlast und Abwesenheiten ab, so ergibt sich ein Verfügbarkeitswert, der in der Regel nicht mehr als 70 Prozent beträgt.

Multiprojektmanagement Definition

Was verbirgt sich hinter dem Begriff Multiprojektmanagement? Multiprojektmanagement bedeutet die operative Arbeit an vielen Projekten. Es handelt sich um eine gleichzeitige, projektübergreifende Planung, Koordination, Steuerung und Überwachung von voneinander unabhängigen Projekten. Man stößt auch häufig auf die Bezeichnung „Multiprojektsteuerung“. 

Multiprojektmanagement ist nach DIN 69909 Teil 1: der „organisatorischer und prozessualer Rahmen für das Management mehrerer einzelner Projekte“. Das Multiprojektmanagement kann in Form von Programmen oder Projektportfolios organisiert werden. Dazu gehört insbesondere die Koordinierung mehrerer Projekte bezüglich ihrer Abhängigkeiten und gemeinsamer Ressourcen.

Ziele im Multiprojektmanagement

Unternehmen müssen Unternehmensziele verfolgen und Investitionen absichern. Im Grunde handelt es sich bei einem MPM also um die Auswahl der effektiveren Projekte. Multiprojektmanagement spielt im Projektmanagement eine wichtige Rolle, da alle sämtliche laufenden Projekte gleichzeitig berücksichtigt werden müssen.  Die Auswahl der richtigen Projekte bzw. die Zusammensetzung des Portefeuilles entscheidet wesentlich über die zukünftige Entwicklung des Unternehmens. Neben der Bewertung der laufenden Projekte nach einheitlichen Kriterien hat das Multiprojektmanagement aber noch eine weitere Funktion: Die Portfolio-Analyse verdeutlicht Abhängigkeiten und Synergien zwischen Projekten. Das MPM beinhaltet drei Phasen: Multiprojektplanung, Multiprojektumsetzung und Multiprojektkontrolle. Diese Phasen laufen nicht zwingend linear ab.

Probleme im Multiprojektmanagement

• Eine Übersicht der verfügbaren Ressourcen ist nicht vorhanden
• Die Übersicht ist ungeeignet
• Der Aufwand wurde falsch geplant
• Projekte und Aufgabenpakete werden häufig geändert
• Dringende Aufgaben werden ohne Prüfung der Verfügbarkeit dazwischengeschoben
• Für viele Aufgaben haben nur wenige Personen die notwendigen Fähigkeiten

Rolle des Projektmanagementoffice

Das Projektmanagementoffice (im Englischen Project Management Office) sorgt für Professionalisierung und Systematisierung – ein klarer Mehrwert für die Unternehmen, die ein PMO institutionalisiert haben. Die zunehmende Bedeutung des PMO wird auch durch zahlreiche Studien gestützt. Zu den Hauptaufgaben gehört neben dem systematischen Multiprojektmanagement der Aufbau von Rahmenbedingungen, die für eine Vernetzung von Unternehmensstrategie und Projektmanagement sorgen. Damit sich das PMO im Unternehmen durchsetzen kann, muss es eine wichtige Stellung im Unternehmen einnehmen. Dazu gehören eine klare Rollenverteilung und eine ausreichende Stellenausstattung.

Operatives und strategisches Multiprojektmanagement

Strategisches und operatives Multiprojektmanagement bedingen sich stark. Das strategische Projektnetz eines Unternehmens besteht lediglich aus strategischen Projekten. Bei der Vielfalt der Projektprogramme ist es deshalb sinnvoll Projektprogramme zu bilden. Unter Projektprogrammen wird ein Bündel von Projekten verstanden, die koordiniert werden, da eine gemeinsame Planung, Umsetzung und Kontrolle aufgrund ihrer Gleichartigkeit, ihrer gegenseitigen Abhängigkeit und eines Synergiepotentials sinnvoll erscheinen. Dabei ist es möglich Projektprogramme nach Kunden, nach Produktmärkten, nach Regionalmärkten und nach der individuellen Situation des Unternehmens zusammengefasst. Die Summe aller Projektprogramme und somit die Gesamtheit aller strategischen und operativen Projekte im Unternehmen werden als Projektportefeuille bezeichnet.

Strategische Projekte müssen genauer definiert werden. Das beginnt mit der Formulierung konkreter Projektziele, die sich an Meilensteinen der strategischen Entwicklung ausrichten sollten und sich mit der Grobplanung der strategischen Projekte fort. Aus dieser Grobplanung sollte ein Überblick über Arbeitspakete, Meilensteine, Kapazitäten, Termine und Projektkosten resultieren. Die wesentlichen Aufgaben der operativen Multiprojektplanung sind die Multiressourcenplanung sowie die Planung von Synergien über alle Projekte hinweg.

Strategische Eignung von Projekten

Die Balanced Scorekarte ist nicht nur ein Instrument zur Erfolgsmessung, sondern kann auch als strategisches Steuerungsinstrument betrachtet werden. Sie wurde ursprünglich von Kaplan/Norton entwickelt. Für die Messung des Unternehmenserfolges wurden vier Perspektiven einbezogen: finanzielle, Prozess-, Kunden- sowie die Lern- und Entwicklungsperspektive. Mögliche strategische Projekte können nach vier Feldern angeordnet werden:

• Finanzen
  • Projekte zur Steuerung des Umsatzes durch den Ausbau von Marktanteilen
  • Projekte zur Senkung der Kosten
    
• Kunden/Markt
  • Projekte zur Entwicklung eines neuen Marktes
  • Projekte zum Aufbau von Markteintrittsbarrieren
    
• Interne Prozesse
  • Projekte zur Qualitätssteigerung
  • Projekte zur kundenorientierten Ausrichtung
    
• Lern- und Entwicklungspotenziale
  • Projekte zur internen Entwicklung
  • Projekte zum Aufbau des erforderlichen Humankapitals

Tipp: Multiprojektmanagement-Software einsetzen

Eine geeignete Multiprojektmanagement-Software kann das Multiprojektmanagement sehr gut unterstützen. Tools dienen dabei als Schaltzentrale für das Projektteam. Eine skalierbare Cloud-Lösung ist hierbei die beste Wahl. Einige Software-Anbieter stellen zusätzlich auch mobile Apps zur Verfügung. Durch den Einsatz sollen im Wesentlichen folgende Ziele erreicht werden:

• Unterstützung von Projektleiter und Projektmitarbeiter bei der Planung und Kontrolle
• Erhöhung der Transparenz durch verbesserte Berichterstattung und Dokumentation
• Frühzeitiges Erkennen von Risiken
• Management paralleler Projekte
• Aufgaben- und Ressourcenplanung und Steuerung

Am Markt sind zahlreiche Software-Lösungen erhältlich. Dabei gibt es nicht die eine Lösung für erfolgreiches Multiprojektmanagement.

Ressourcenplanung im Multiprojektmanagement

Neben der Erreichung der Unternehmensziele gehört die Ressourcenplanen zu den wichtigsten Aufgaben im MPM: Alle gleichzeitig laufenden Projekte werden zu einem großen Projekt zusammengefasst. Dadurch kann der Gesamtbedarf der benötigten Ressourcen mit dem verfügbaren Gesamt-Ressourcenpool im Betrieb verglichen werden. Im Gegensatz dazu berechnet die einfache Ressourcenplanung lediglich den Personalbedarf für ein einzelnes Projekt. Bei unzureichender Kapazitätsplanung gehen Unternehmen Risiken ein.

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