Zeiterfassung im Homeoffice: Alles, was Sie wissen müssen

Bisher konnten Mitarbeiter im Homeoffice ohne viel Kontrolle arbeiten – der Trend ging in Richtung Vertrauensarbeitszeit. Das wird sich auch 2024 nicht ändern. Seit September 2022 gilt jedoch die Pflicht zur Zeiterfassung. Wie kann die Zeiterfassung auch im Homeoffice klappen? Welche Möglichkeiten gibt es und was müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems beachten?

Arbeitsmodelle mit flexibler Arbeitszeit und Homeoffice sind mittlerweile Kern der modernen Arbeitswelt. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber Homeoffice-Tätigkeit nicht einseitig anordnen. Die Pandemie hat dem Thema Home-Office aber zu einem neuen Aufschwung verholfen. Zudem zwingt der Fachkräftemangel Unternehmen, flexible Arbeitsmodelle anzubieten. Das Arbeiten von zu Hause bleibt für kleine, mittlere und große Unternehmen auch nach der Pandemie ein Thema. In der neuesten Befragung der Konstanzer Homeoffice-Studie zeigt sich, die gewünschte Anzahl an Homeoffice-Tagen pro Woche 2024 bei 2,64 Tagen liegt, im Vergleich zu 2,92 Tagen im Jahr 2023. Besonders beliebt bei Arbeitnehmern ist das hybride Arbeiten: der Mix aus Homeoffice und Präsenz.

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Was ist mit der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice gemeint?

Die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice beschreibt das systematische Erfassen der Arbeitszeit, die Mitarbeiter von zu Hause aus leisten. Hierbei wird die tägliche Arbeitszeit, inklusive Pausen und Überstunden, digital dokumentiert, um Transparenz zu schaffen und rechtlichen Vorgaben zu entsprechen. Im Vergleich zur Zeiterfassung im Büro erfordert das Homeoffice digitale Lösungen, die eine ortsunabhängige und flexible Erfassung ermöglichen. Eine klare Zeiterfassung ist entscheidend für die Produktivität und den Schutz beider Seiten, da sie Arbeitszeiten nachweisbar macht und Überstunden dokumentiert.

Warum ist die Zeiterfassung im Homeoffice wichtig?

Die Zeiterfassung im Homeoffice ist entscheidend, um Transparenz und Effizienz sicherzustellen. Für Arbeitnehmer hilft sie, den Überblick über die geleisteten Stunden zu behalten, Überstunden zu dokumentieren und die eigene Produktivität zu fördern. Sie unterstützt außerdem die Selbstdisziplin und sorgt dafür, dass Arbeit und Freizeit klar voneinander getrennt bleiben.

Für Arbeitgeber ist die Zeiterfassung im Homeoffice unerlässlich, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten und faire Löhne zu gewährleisten. Sie ermöglicht eine genaue Abrechnung der Arbeitszeiten und schützt vor möglichen rechtlichen Konflikten. Langfristig trägt sie zur Verbesserung der Work-Life-Balance der Mitarbeiter bei und reduziert das Risiko von Überarbeitung und Burnout.

Was sind die rechtlichen Anforderungen an die Zeiterfassung?

Die Zeiterfassung im Homeoffice unterliegt denselben gesetzlichen Bestimmungen wie im Büro. Laut dem BAG Urteil müssen tägliche Arbeitszeiten und Überstunden, genau dokumentiert werden. Arbeitgeber sind verpflichtet, diese Zeiten zu erfassen und zu speichern, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen.

Bereit seit dem September 2022 gibt es in Deutschland die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Die Richter des höchsten deutschen Arbeitsgerichts (Bundesarbeitsgericht BAG) mit einem Grundsatzurteil Fakten geschaffen: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten der Beschäftigten systematisch erfassen. Anderenfalls wären weder Beginn und Ende noch die Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten überprüfbar.

• Lückenlos: komplette Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden
• Ruhezeiten: komplette Erfassung der genommenen Pausenzeiten
• Zugänglich: Stundenkonto ist für Arbeitnehmer jederzeit verfügbar
• Nachträgliche Korrekten der Arbeitszeiterfassung werden dokumentiert (Wer, Wann, Was)
• Überstunden: Dokumentation der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Stunden
• Zeitliche Verteilung der Arbeitsstunden

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Die Pflicht besteht ab sofort für alle Arbeitgeber.

Auch Minijobber im Homeoffice sind verpflichtet, ihre Arbeitszeiten nach den Vorgaben ihres Arbeitgebers zu erfassen. Sie sollten sich daher mit ihrem Arbeitgeber über die Art und Weise der Zeiterfassung abstimmen.

Besonders im Homeoffice ist es wichtig, dass Pausenzeiten und Ruhezeiten korrekt eingehalten werden. Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitszeiten klar dokumentieren, damit es keine Unstimmigkeiten gibt. Bei Verstößen gegen die Zeiterfassungsvorschriften drohen Unternehmen Bußgelder, und es können arbeitsrechtliche Konsequenzen folgen. Daher ist es unerlässlich, dass beide Seiten die rechtlichen Anforderungen ernst nehmen und eine zuverlässige Zeiterfassung sicherstellen.

Prüfung der Homeofficetage durch das Finanzamt

Für die Steuerklärung 2023 dürfen Arbeitnehmende sechs Euro pro geleisteten Home Office Tag angeben. Insgesamt sind bis zu 1.260 Euro möglich. Die Anzahl der Homeoffice-Tage wird in Zeile 45 der Steuererklärung erfasst. Das Finanzamt hat aber keine direkte Kenntnis darüber, an welchen Tagen im Home Office gearbeitet. Sollten jedoch Unstimmigkeiten in der Steuererklärung auftauchen, könnte das Finanzamt Nachweise vom Arbeitgeber einfordern.

Eine digitale Zeiterfassung bietet die Möglichkeit eine spezielle Abwesenheitsart für Homeoffice bereitzustellen. Mitarbeiter können so ihre Homeoffice-Tage explizit als solche buchen, wodurch eine separate Auswertung möglich ist. Damit entfällt das Aufzeichnen der Tage im Firmenkalender oder die lästige Bestätigung durch Vorgesetzte.

Unterschied: Homeoffice & Mobiles Arbeiten

Homeoffice bedeutet, dass die Arbeit regelmäßig von einem festen Arbeitsplatz zu Hause aus erledigt wird. Dabei gelten für die Zeiterfassung und Arbeitsbedingungen dieselben Regelungen wie im Büro. Mobiles Arbeiten hingegen ermöglicht es, von wechselnden Orten aus zu arbeiten, sei es im Café, unterwegs oder im Zug. Während Homeoffice klar geregelt ist, bietet mobiles Arbeiten mehr Flexibilität, stellt aber auch höhere Anforderungen an die Selbstorganisation und die Einhaltung der Arbeitszeitvorgaben.

Moderne Zeiterfassungssysteme berücksichtigen die Anforderungen, die hybrides Arbeiten mit sich bringen. Vormittags im Büro arbeiten und am Terminal stempeln, nachmittags zu Hause weiterarbeiten und Zeiten über den Webbrowser erfassen. Die korrekte Berechnung der geleisteten Arbeitszeiten und Ruhezeiten nach der gesetzlichen Pausenregelung muss dabei jederzeit gewährleistet sein.

Unternehmen legen oft zusätzliche Regeln für mobiles Arbeiten fest: Manche erlauben es nur innerhalb Deutschlands, während andere es auch europaweit gestatten, jedoch mit einer zeitlichen Begrenzung.

Methoden zur Zeiterfassung

Digitale Tools zur Zeiterfassung sind mittlerweile unerlässlich, besonders im Homeoffice. Sie ermöglichen eine automatische und präzise Erfassung der Arbeitszeiten, ohne dass Mitarbeiter manuell Stundenzettel führen müssen. Von einfachen Stoppuhr-Apps über umfassende Projektmanagement-Software bis hin zu integrierten Lösungen in Unternehmenssystemen – die Auswahl ist groß. Zu den gängigen Lösungen gehören Software wie „TimO“, „Clockify“ oder „TimeTac“, die sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams geeignet sind. Diese Tools bieten Funktionen wie die Echtzeit-Erfassung von Arbeitsstunden, das Setzen von Erinnerungen für Pausen und die Integration mit anderen Unternehmenssoftware.

Der Einsatz solcher digitaler Lösungen erhöht die Transparenz, da die erfassten Zeiten jederzeit einsehbar sind. Durch die Automatisierung reduziert sich der Verwaltungsaufwand für das HR-Team. Zudem lassen sich die Daten direkt für die Lohnabrechnung nutzen, was die Effizienz im Unternehmen steigert. Flexible Tools lassen sich individuell an die Bedürfnisse von Unternehmen und Mitarbeitern anpassen

Moderne System müssen einen kombinierten Einsatz der Arbeitsorte (1 Tag Homeoffice, 4 Tage Büro) abbilden können. In diesem Artikel haben wir wichtige Funktionen einer Zeiterfassung zusammengestellt.

Online-Zeiterfassung so funktioniert es

Die Möglichkeiten zur Zeiterfassung im Homeoffice sind vielfältig. Traditionell wurden Stundenzettel oder Excel-Tabellen genutzt. Die passende Methode hängt von den individuellen Bedürfnissen ab. Das Bundesarbeitsgericht macht keine Vorgaben hinsichtlich Anweisung und Form. Zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice kann nach Auffassung des BAG – je nach Tätigkeit und Unternehmen

• Ein händischer Stundenzettel genutzt werden.
• Eine elektronische Arbeitszeiterfassung mit Login über den Webbrowser
• Mobile App zur Zeiterfassung
• Eine einfache Excel-Tabelle
• Projektzeiterfassung mit Ausweisung von Überstunden und Pause

Was genau muss erfasst werden?

Die Arbeitszeit im Homeoffice umfasst Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Dauer und die Überstunden. Pausenzeiten sind zwar vorgeschrieben, gehören aber nicht zur Arbeitszeit und müssen abgezogen werden, um die Dauer der Arbeitszeit zu ermitteln.

• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Dauer der Arbeitszeit
• Ausweisung der Überstunden

Kernarbeitszeit im Homeoffice

Die Kernarbeitszeit im Homeoffice bedeutet, dass Mitarbeiter*innen auch von zu Hause aus während einer festgelegten Zeitspanne (z.B. 9:00 bis 15:00 Uhr) erreichbar und anwesend sein müssen. Diese Regelung stellt sicher, dass trotz der Flexibilität des Homeoffice alle Teammitglieder zu bestimmten Zeiten für Meetings und Abstimmungen verfügbar sind. Die restliche Arbeitszeit kann flexibel gestaltet werden, solange die Kernarbeitszeit eingehalten wird.

Pausen und Ruhezeiten im Homeoffice

Auch im Homeoffice gelten die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) hinsichtlich Pausen und Ruhezeiten. Diese besagen:

• Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden: Mindestens 30 Minuten Pause.
• Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden: Mindestens 45 Minuten Pause. Die Pausen können auch in mehrere Abschnitte aufgeteilt werden, wobei jeder Abschnitt mindestens 15 Minuten umfassen muss.
• Zwischen dem Ende eines Arbeitstages und dem Beginn des nächsten Arbeitstages müssen mindestens 11 Stunden Ruhezeit liegen.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer arbeitet im Homeoffice von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr. Er muss in diesem Fall mindestens 30 Minuten Pause machen. Diese kann er zum Beispiel von 12:00 Uhr bis 12:30 Uhr nehmen.

Vorteile der elektronischen Zeiterfassung im Homeoffice

Die elektronische Zeiterfassung bietet im Homeoffice sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber mehrere Vorteile gegenüber manuellen Methoden. Vorgesetzte bekommen Zugriff auf die gebuchten Zeiten ihres Teams und können die einzelnen Buchungen kontrollieren. Welche Mitarbeiter haben die Arbeitszeit eingehalten? Bei welchen Mitarbeitern sind bereits Minusstunden entstanden? Wer ist am Arbeitsplatz, wer macht gerade Pause? Moderne Softwarelösungen bieten Anwesenheitskalender, der in Echtzeit Anwesenheit abbildet. Der Vorgesetzte sieht auf einen Blick, wer eingeloggt ist und welche Mitarbeiter sich in der Pause befinden. Eine objektive und zuverlässige Lösung sorgt dafür, dass kein Missbrauch möglich ist.

Vorteile für Arbeitnehmer:

• Die Zeiterfassung kann einfach und bequem per Smartphone, Tablet oder Computer erfolgen. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten ortsunabhängig erfassen.
• Elektronische Systeme erfassen die Arbeitszeiten präzise und dokumentieren diese detailliert. So haben Mitarbeiter jederzeit einen klaren Überblick über ihre geleisteten Stunden.
• Angestellte können ihre Arbeitszeiten von jedem Ort aus aufzeichnen, was ihnen mehr Flexibilität und Unabhängigkeit gibt.
• Mitarbeiter Arbeitszeiten zeichnen Zeiten genau und präzise auf, was zu einer fairen und gerechten Vergütung führt.
• Angestellte müssen ihre Arbeitszeiten nicht manuell in eine Tabelle eintragen, was Zeitersparnis bedeutet und die Chance auf Fehler minimiert.
• Daten mit Zeitstempel sind transparent und verhindern Streitigkeiten.

Vorteile für Arbeitgeber:

• Elektronische Systeme automatisieren die Zeiterfassung und eliminieren manuelle Prozesse, was Zeit und Kosten spart.
• Unternehmen können die Arbeitszeiten leichter kontrollieren und Überstunden bequem ausweisen.
• Die korrekte und automatisierte Erfassung der Arbeitszeiten sorgt für eine präzise Abrechnung von Löhnen und Überstunden.
• Zuschläge berechnen die Systeme automatisch.
• Die elektronische Zeiterfassung erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Regelungen, z. B. des Arbeitszeitgesetzes.
• Arbeitgeber können die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter besser planen und koordinieren, um Auslastungsspitzen zu vermeiden.
• Die elektronische Zeiterfassung kann das Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern stärken, da sie für beide Seiten mehr Transparenz schafft.

Lesen Sie auch diesen Blogartikel zu den Vor- und Nachteilen der Zeiterfassung im Homeoffice.

Rechte und Pflichten des Betriebsrates

Der Betriebsrat hat in Bezug auf Homeoffice einige Rechte und Pflichten. Ein wichtiges Anliegen des Betriebsrats bei der Regelung von Homeoffice ist die Gewährleistung der Gesundheit, Sicherheit und des Wohlbefindens der Angestellten. Er hat das Recht, an der Regelung der Arbeitsbedingungen im Homeoffice mitzuwirken, und muss darauf achten, dass die Arbeitszeiten fair und die Arbeitsbelastungen angemessen sind. Ein weiteres Anliegen ist die Sicherstellung der Datenschutz und des Schutzes der Arbeitsplätze. Betriebsrat muss auch sicherstellen, dass die Angestellten, die im Homeoffice arbeiten, die gleiche Behandlung und die gleiche Möglichkeit zur Weiterbildung und Karriereentwicklung haben wie die Angestellten, die im Büro arbeiten.

Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Dies bedeutet, dass der Betriebsrat kein Initiativrecht zur Einführung der Zeiterfassung mehr hat, da es sich um eine gesetzliche Anforderung handelt.

Steuerliche Regelungen für Arbeit im Homeoffice

Die steuerlichen Regelungen für das Arbeiten im Homeoffice haben sich zwischen 2022 und 2023 verändert, insbesondere hinsichtlich der Homeoffice-Pauschale und der maximal anrechenbaren Arbeitstage. Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die wichtigsten Änderungen und Regelungen in beiden Jahren, um eine klare Vergleichbarkeit zu ermöglichen. Diese Anpassungen sind für Arbeitnehmer von Bedeutung, die regelmäßig von zu Hause aus arbeiten, da sie direkten Einfluss auf die steuerliche Absetzbarkeit haben.

Die wesentliche Änderung von 2022 auf 2023 besteht in der Erhöhung der Homeoffice-Pauschale von 5 Euro auf 6 Euro pro Tag und der maximal anrechenbaren Tage von 120 auf 210.

Aspekt	2022	2023
Homeoffice-Pauschale	5 Euro pro Tag, maximal 120 Tage (600 Euro jährlich)	6 Euro pro Tag, maximal 210 Tage (1.260 Euro jährlich)
Voraussetzungen für Pauschale	Gilt für alle Arbeitnehmer, unabhängig davon, ob ein Arbeitszimmer vorliegt	Gilt ebenfalls für alle Arbeitnehmer, keine Änderung
Abzugsfähige Kosten für Arbeitszimme	Voller Abzug, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit bildet	Keine Änderung im Vergleich zu 2022
Anzahl der anrechenbaren Tage	Maximal 120 Tage pro Jahr	Maximal 210 Tage pro Jahr
Abzugsfähigkeit von Equipment	Arbeitsmittel (z.B. Laptop, Schreibtisch) können nach wie vor abgesetzt werden	Keine Änderung, Arbeitsmittel weiterhin absetzbar

Integrierte HR-Lösungen für mehr Effizienz

Integrierte Systeme, die Arbeitszeiterfassung und Personalakten kombinieren, bieten Unternehmen eine effiziente Lösung zur Verwaltung dieser zentralen Prozesse. Mit solchen Systemen können Arbeitszeiten automatisch erfasst und direkt in die Lohnabrechnung überführt werden. Personalakten werden dabei ebenfalls digital verwaltet, was eine zentrale und übersichtliche Verwaltung aller relevanten Daten ermöglicht.

Für Unternehmen bedeutet dies weniger Verwaltungsaufwand und eine geringere Fehleranfälligkeit, da alle Prozesse miteinander verknüpft sind. Mitarbeiter profitieren von einer transparenten Zeiterfassung und einer genauen, zeitnahen Lohnabrechnung. Solche integrierten Lösungen erleichtern zudem die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und sorgen dafür, dass alle relevanten Informationen an einem Ort gebündelt sind.

FAQ – Die wichtigsten Fragen

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Mehr zum Thema lesen:

• Vertrauensarbeitszeit: Definition und Zeiterfassung-Urteil
• Raucherpausen in der Arbeitszeit: Wie Zeiten erfassen?
• Rüstzeit und Arbeitszeit: Erklärung und Beispiele

Referenzen:

• Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS):
  https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Teilzeit-flexible-Arbeitszeit/homeoffice.html
• IHK Pfalz:
  https://www.ihk.de/darmstadt/produktmarken/recht-und-fair-play/arbeitsrecht/homeoffice-5239356
• Bundesministerium der Finanzen – Nutzungsdauer-von-Computerhardware

Disclaimer:

Die aufgeführten Urteile, Tipps und Beiträge sind nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig zusammengestellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Ausschließlichkeit der Inhalte gestellt. Die zur Verfügung gestellten Informationen ersetzen keine individuelle juristische Beratung.

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