Zeiterfassung auf Dienstreisen: Arbeitszeiten richtig erfassen

Dienst- und Geschäftsreisen verursachen einen hohen organisatorischen Aufwand. Neben der Erfassung und Abrechnung von Reisekosten und Spesen ist eine exakte Zeiterfassung wichtig. Bei der Erfassung von Arbeitsstunden auf Dienstreisen sind weder Stundenzettel noch handgeschriebene Notizen eine große Hilfe. Die Lösung: Eine App zur Zeiterfassung. Die Zeiterfassung-Smartphone-App von TimO knüpft genau dort an und sorgt für Transparenz und verlässliche Daten.

Dienstreise Arbeitszeit richtig erfassen

Grundsätzlich gilt: Die Dienstreisezeit gehört zur Arbeitszeit, sofern sie während der regulären Arbeitszeit erfolgt. Bei Reisetätigkeiten wird zwischen aktiver und passiver Reisezeit unterschieden. In der aktiven Reisezeit – der sogenannten unechten Reisezeit – muss der Arbeitnehmer eine Arbeitsleistung erbringen. . Für die aktiven Reisezeiten sieht das Arbeitszeitgesetz keine Sonderregelungen vor. Arbeitnehmer müssen in der aktiven Reisezeit Ruhezeiten (11 Stunden nach Arbeitsende) und die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeit (8 Stunden, in Ausnahmefällen 10 Stunden) einhalten.

Beispiele für die aktive Reisezeit sind:

• Arbeiten am Laptop im Zug
• Vorbereitung eines Meetings
• Schreiben eines Berichtes
• Lenken eines PKWs, wenn dies vom Arbeitgeber angeordnet wurde.

In der passiven Reisezeit – der sogenannten echten Reisezeit – erbringt der Arbeitnehmer keine Arbeitsleistung.

Definition: Was ist eine Dienstreise?

Als Dienstreise werden alle Reisetätigkeiten bezeichnet, die beruflich veranlasst wurden. Arbeitnehmer erledigen Aufgaben nicht am ständigen Arbeitsort, sondern verlassen den Ort aus unterschiedlichen Gründen. Dazu gehören Fahrten zu Besprechungen mit Kunden und Fahrten zu Ausstellungen und Messen. Während im öffentlichen Dienst von Dienstreise gesprochen wird, heißt sie in der Privatwirtschaft Geschäftsreise.

Die wichtigsten Fakten zur Dienstreise – ein Schnellüberblick

• Der Arbeitgeber darf Dienstreisen anordnen – auch wenn dazu nichts im Arbeitsvertrag steht.
• Der Arbeitnehmer muss Dienstreisen wahrnehmen, wenn sie mit seinen Aufgaben im Zusammenhang stehen. 
• Voraussetzung einer Dienstreise ist das Ãœberwinden einer räumlichen Entfernung
• Regelungen zur Arbeitszeit finden sich in § 11 des Arbeitszeitgesetzes
• Pausen auf einer Dienstreise werden nicht als Arbeitszeit gewertet
• Dienstreisen, die während der regulären Arbeitszeit stattfinden, sind normal zu vergüten
• Aktive Reisezeit wie das Arbeiten im Zug gehört zur Arbeitszeit

Das sagt das Arbeitszeitgesetz zur Arbeitszeitregelung auf Dienstreisen

Oftmals überschreitet man die normale Arbeitszeit auf einer Dienstreise. Welche Arbeitszeiten dürfen Arbeitnehmer in diesem Fall erfassen? Auch bei einer Geschäftsreise müssen sich Arbeitnehmer an das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) halten. Das Gesetz schreibt vor:

• Die vorgeschriebene Arbeitszeit von acht Stunden darf nicht überschritten werden
• In Ausnahmefällen sind 10 Stunden Arbeitszeit möglich
• Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit und müssen von der Arbeitszeit abgezogen werden
• Nach Arbeitsende muss der Arbeitnehmer eine Ruhezeit von 11 Stunden einhalten
• Bei geschäftlichen Reisen am Sonntag müssen Arbeitgeber innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag anbieten
• Bei geschäftlichen Reisen an einem Feiertag müssen Arbeitgeber innerhalb von acht Wochen einen Ersatzruhetag anbieten.

Mobile Zeiterfassung auf Dienstreisen

Mit der mobilen Zeiterfassung von TimO geht keine Zeit verloren! Überall auf der Welt lassen sich Reisezeiten einfachen erfassen. Dabei haben Mitarbeiter auf einer Dienstreise den Arbeitssaldo und beantragte Urlaubstage immer im Blick. Die Daten werden in Echtzeit an die Software übergeben. Das sorgt für aktuelle Reisekosten in den Projekten und spart der Personalabteilung viel Administrationsaufwand und Zeit. Die Applikation ist für iOS- und Android-Geräte in den Stores von Apple und Google erhältlich.

• Anwesenheit – Kommen, Gehen, Pause
• Zeiterfassung direkt auf Projekte, Arbeitsschritte und Kundenaufträge
• Einfache Abwicklung von Abwesenheiten (Urlaub und andere Abwesenheiten)
• Automatische Berücksichtigung von Feiertagen
• Abwesenheitserfassung für Krankentage, Berufsschule, Elternzeit
• Mobiler Zugriff auf Kundenanfragen und Supporttickets

Die TimO App punktet mit vielen weiteren Funktionen: Verwalten Sie Kundenanfragen und Supporttickets im Außendienst. Intelligente Workflows sorgen für eine perfekte, mobile Arbeitsumgebung. Kundenanfragen, Beschwerden, Projekttickets und Leads werden direkt über das Smartphone erfasst und an das Supportteam weitergeleitet.

Zeiterfassung – einfach und durchdacht

Mit TimO planen und verwalten Unternehmen Arbeitszeiten und Projektzeiten ihrer mobilen Mitarbeiter einfach und effizient. Zeiten lassen sich in wenigen Minuten unkompliziert eintragen. Ein hinterlegter Workflow leitet Urlaubsanträge an den Vorgesetzten weiter. Die cloudbasierte Software berücksichtigt verschiedene Arbeitszeitmodelle, firmeninterne Regelungen und alle bundesweiten Feiertage. Die mobile Timo App punktet mit vielen Funktionen: Projektzeiterfassung, Gruppenkalender, Workflow für Urlaubsanträge, Ticket-System. Alle Standortdaten können Sie optional auch via GPS erfassen. Testen Sie die intelligente TimO Zeiterfassung 30 Tage kostenlos und ohne Verpflichtungen.

Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassung auf Dienstreisen

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