Plant der Projektleiter zeitliche Puffer im Projekt ein, so handelt er vorausschauend. Er akzeptiert die Erkenntnis: Überraschungen gehören zum Projekt wie das Gantt Chart zur Projektverwaltung. Also bereitet er sich vor. Dabei nutzt er professionelle Projekt-Software, die ihn bei der Projektverwaltung unterstützt.
Von Schlittenhunden und Puffer-Management in Projekten
Am 09. August 1910 stach Roald Amundsen mit der „Fram“ in See, um als erster Mensch den Südpol zu betreten. An Bord befanden sich 116 Schlittenhunde, eine zerlegte Hütte sowie Verpflegung und Vorräte für etwa zwei Jahre. Am 14. Dezember erreichten die Männer den Pol. Niemand vor ihnen gelang es, soweit in den Süden vorzustoßen. Expeditionen und Projekte sind vergleichbar, denn sie haben viele Gemeinsamkeiten: Sie sind einzigartig, sie haben Start- und einen Ende Termin und sie verfolgen ein bestimmtes Ziel. Wir wissen nicht, wie viele Reserven Amundsen für Mannschaft und Schlittenhunde transportierte, um in der Antarktis zu überleben. Fakt ist, dass er detailliert plante. Die „Fram“ war zwar ein großes Schiff, dennoch besaß sie nur begrenzte Kapazitäten. Der moderne Projektleiter handelt wie Amundsen. Er plant Reserven, um auf unvorhergesehene Situationen vorbereitet zu sein. Auch er muss sorgfältig kalkulieren. Denn Auftraggeber und Stakeholder akzeptieren nur realistische und sinnvolle Puffer.
Ist es wirtschaftlich, für alle Komponenten eines Projektes Puffer zu planen?
Eine erste Orientierung liefert das magische Dreieck im Projekt Management. Es besteht aus drei Komponenten: Kosten, Zeit und Qualität. Die Fläche des Dreiecks bildet der Projektinhalt. Die Komponenten konkurrieren um die knappen Projektressourcen. In der Praxis hat sich bewährt, neben zeitlichen und finanziellen Puffer, qualitative Puffer im Projekt einzuplanen. Doch wenn das Projektziel lautet, kurze Laufzeiten zu realisieren, konzentriert sich der Projektleiter auf den Liefertermin. Er nutzt zeitliche Zwischenspeicher, um 100-prozentig sicherzugehen, pünktlich abzuliefern.
In der Regel dimensioniert der Projektleiter den Umfang der Puffer in der Initiierungs- und Planungsphase. Zu diesem Zeitpunkt ist der Liefertermin noch weit entfernt. Experten unterstützen ihn, realistische Werte zu ermitteln. So ist jedes Paket abgesichert. Doch Vorsicht! Naturgemäß schätzen Experten großzügig, um sich gegen Misserfolge zu wappnen. Puffert der Projektleiter zusätzlich diese Planungen, wären sie überdimensioniert. Also gilt es, vorsichtig zu sein und zu hinterfragen, ob die Planungen realistisch sind. Je weiter der Planungsprozess voranschreitet, desto genauer werden die Schätzungen.
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Das Konzept der „Kritische Kette“
Fließen die Schätzung des Experten und der zusätzliche Zwischenspeicher in die Planungen ein, bläht sich die Projektlaufzeit unnatürlich auf. Das Projekt dauert von vornherein länger als nötig. Diesen Effekt thematisiert der amerikanische Physiker und Unternehmensberater Eliyahu M. Goldratt 1997 in seinem Buch „Critical Chain“. Goldratt argumentiert, dass Mitarbeiter zeitliche Puffer für ihre Arbeitspakete einrichten, wenn sie den Aufwand abschätzen. Auch die nachfolgenden Hierarchien fügen einen weiteren Puffer hinzu. Deshalb schlägt Goldratt vor, aus jedem in sich geschlossenen Vorgang, ihn zu entfernen und am Ende der kritischen Kette, sowie vor Integrationspunkte, einen gemeinsam verwendbaren Puffer einzufügen. Im Projektplan wäre diese Position als Zeitpuffer dann auch ersichtlich. Im Ergebnis könnten Projektlaufzeiten erheblich reduziert werden. Projektleiter und Stakeholder erhielten mehr Transparenz.
Puffer planen mit einer Projektmanagement-Software
Der Projektleiter plant die Projektzeiten in einer Projektmanagement Software. Die Projektzeiterfassung erfolgt idealerweise in einem digitalen Gantt Chart. Dort berücksichtigt der Projektleiter Puffer entweder in jedem Vorgang, indem er den Endtermin ausreichend in die Zukunft verschiebt. Oder er nutzt die Erkenntnis, dass in jeder Expertenschätzung bereits ein Puffer steckt. Diesen Anteil zieht er heraus und kennzeichnet ihn als separate Zeitkomponente. Alternativ verfolgt er Goldratt‘s Ansatz und reserviert einen gemeinschaftlichen Puffer am Ende der kritischen Kette. Puffer in zeitkritischen Projekten zu planen, ist sinnvoll und richtig. Expertenschätzungen enthalten bereits zeitliche Reserven. Doch zusätzliche Zwischenspeicher dehnen die Projektlaufzeit unnötig aus. Goldratt‘s Konzept der kritischen Kette berücksichtigt dieses Phänomen. Der Ansatz „Critical Chain“ hilft Projektlaufzeiten, zu verkürzen. Professionelle Projektmanagement Software unterstützt bei der Projektverwaltung.
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