ZUGFeRD einfach erklärt: Ist die Nutzung wirklich Pflicht?

Die elektronische Rechnungsstellung wird bis 2025 für viele Unternehmen zur Norm – insbesondere für diejenigen, die mit öffentlichen Auftraggebern oder größeren Geschäftspartnern zusammenarbeiten. ZUGFeRD, ein flexibles und standardisiertes Rechnungsformat, vereint Effizienz, rechtliche Sicherheit und einfache Anwendung. Es bietet eine zukunftssichere Lösung für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse modernisieren möchten. In diesem Artikel erfahren Sie, was ZUGFeRD ist, wie es funktioniert und wie es Unternehmen jeder Größe unterstützen kann – von kleinen Betrieben bis hin zu Großkonzernen.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der speziell für die Anforderungen in Deutschland entwickelt wurde. Er kombiniert ein lesbares PDF mit maschinenlesbaren XML-Daten. Dadurch ermöglicht ZUGFeRD sowohl die einfache Darstellung als auch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen.

Der Name ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

• „Zentraler User Guide“: Dies betont die zentrale Bedeutung des Standards als Leitfaden für die elektronische Rechnungsstellung.
• „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“: Das FeRD ist die Organisation, die den Standard entwickelt hat, wodurch der Name eine direkte Verbindung zur verantwortlichen Institution herstellt.

Der Name wurde so gewählt, um die Zielsetzung des Formats – eine einheitliche und standardisierte Lösung für elektronische Rechnungen in Deutschland – klar zu machen. Zusätzlich erinnert der Name phonetisch an das Wort „Zugpferd“, was symbolisch für Fortschritt und Effizienz steht.

Warum ist das Jahr 2025 entscheidend für ZUGFeRD?

Das Jahr 2025 markiert einen wichtigen Meilenstein für die Einführung von ZUGFeRD, da ab dem 1. Januar 2025 in Deutschland die Verpflichtung zum Empfang elektronischer Rechnungen im strukturierten Format gemäß der Norm EN 16931 gilt. Formate wie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen diese Anforderungen und sind somit eine gesetzeskonforme Lösung. Unternehmen, die frühzeitig auf ZUGFeRD umstellen, profitieren von der standardisierten und medienbruchfreien Verarbeitung von Rechnungen und können sich auf weitere schrittweise Verschärfungen bis 2027 vorbereiten.

Für wen ist ZUGFeRD verpflichtend?

Die Nutzung von ZUGFeRD ist in Deutschland und der EU nicht grundsätzlich verpflichtend, wird jedoch durch gesetzliche Vorgaben wie die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung gefördert. Diese Richtlinie schreibt vor, dass öffentliche Auftraggeber Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format empfangen und verarbeiten können müssen. ZUGFeRD erfüllt diese Anforderungen, da es die Norm EN 16931 unterstützt, die als Standard für E-Rechnungen gilt

Besonders relevant ist die E-Rechnungspflicht für Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber senden (B2G) oder im B2B-Bereich tätig sind – hier gelten ab 2025 neue gesetzliche Anforderungen. Diese Übersicht zeigt, welche Unternehmen betroffen sind und für wen ZUGFeRD eine freiwillige, aber sinnvolle Option bleibt.

Kleinst- und kleine Unternehmen sind nur dann betroffen, wenn sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen (B2G).

Unternehmensgröße	Jahresumsatz	Pflicht zur E-Rechnung (ZUGFeRD oder X-Rechnung)	Erläuterung
Kleinstunternehmen	Bis 2 Mio. €	Keine Pflicht	Wenn keine Geschäftsbeziehungen zu öffentlichen Auftraggebern bestehen, ist ZUGFeRD freiwillig.
Kleine Unternehmen	2–10 Mio. €	Keine Pflicht	Nur verpflichtend bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber oder im B2B-Bereich ab 2025.

Für mittelständische und große Unternehmen sowie Organisationen des öffentlichen Sektors ist die Nutzung von ZUGFeRD verpflichtend.

Unternehmensgröße	Jahresumsatz	Pflicht zur E-Rechnung (ZUGFeRD oder X-Rechnung)	Erläuterung
Mittelständische Unternehmen	10–50 Mio. €	Pflicht bei B2G (Business-to-Government)	Bei Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern ist ZUGFeRD oder X-Rechnung vorgeschrieben.
Großunternehmen	Über 50 Mio. €	Pflicht bei B2G und B2B	Ab 2025 gilt im B2B-Bereich die Pflicht zur elektronischen Rechnung in einem standardisierten Format.
Unternehmen im öffentlichen Sektor	Unabhängig von Größe	Pflicht	Rechnungen an Behörden und Institutionen müssen seit 2020 elektronisch und im vorgeschriebenen Format erfolgen.

Entwicklung durch FeRD und Beteiligung von DATEV

Der Standard wurde durch das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit Organisationen wie DATEV entwickelt. Ziel war es, eine einheitliche und branchenübergreifende Lösung für den digitalen Rechnungsversand zu schaffen. Dabei wurden sowohl nationale als auch internationale Anforderungen berücksichtigt.

Ziel und Einsatzbereiche

ZUGFeRD wurde entwickelt, um den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, Behörden und Endkunden zu erleichtern. Es wird besonders in Branchen mit hohen Rechnungsvolumen genutzt, wie der Logistik, dem Handel und der öffentlichen Verwaltung. Das Format eignet sich für alle Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren und beschleunigen möchten.

Im ZUGFeRD-Format gilt das XML-Dokument als rechtlich bindend, da es die maschinenlesbaren, strukturierten Daten enthält, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Die PDF-Datei ist ergänzend und dient zur menschlichen Lesbarkeit, hat jedoch keine eigenständige rechtliche Relevanz.

E-Rechnung, X-Rechnung und ZUGFeRD für Einsteiger

Stellen Sie sich vor, Sie betreiben ein kleines Unternehmen und erhalten einen Auftrag von einer öffentlichen Behörde. Diese Behörde verlangt eine E-Rechnung, weil sie laut Gesetz keine Papierrechnungen oder einfache PDF-Dateien mehr akzeptieren darf. Eine E-Rechnung ist keine Rechnung, die nur per E-Mail verschickt wird – sie muss in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen, das von Maschinen automatisch gelesen und verarbeitet werden kann.

Zwei gängige Formate dafür in Deutschland sind die X-Rechnung und ZUGFeRD.

• X-Rechnung: Dieses Format ist rein maschinenlesbar. Es enthält nur strukturierte XML-Daten, die direkt in die Buchhaltungssoftware der Behörde eingespielt werden. Menschen können sie nicht ohne Spezialsoftware lesen.
  
• ZUGFeRD: Dieses Format kombiniert eine PDF-Datei, die für den Menschen lesbar ist, mit eingebetteten XML-Daten für die maschinelle Verarbeitung. Das bedeutet, dass Sie die Rechnung problemlos wie eine normale PDF-Datei anschauen können, während die Behörde die XML-Daten automatisch verarbeitet.

Für Einsteiger ist ZUGFeRD oft einfacher zu verstehen und anzuwenden, da es den Übergang von traditionellen PDF-Rechnungen zur E-Rechnung erleichtert. X-Rechnungen hingegen werden häufiger im öffentlichen Sektor genutzt, weil sie standardisiert und auf die maschinelle Verarbeitung optimiert sind.

Beispiel:
Sie erstellen eine Rechnung über 1.000 Euro für die Behörde.

• Wenn Sie das X-Rechnung-Format verwenden, sieht die Behörde nur die XML-Daten, die direkt in ihr System eingespielt werden.
• Wenn Sie das ZUGFeRD-Format nutzen, erhält die Behörde eine PDF-Datei, die optisch wie eine normale Rechnung aussieht. Gleichzeitig kann sie die eingebetteten XML-Daten verarbeiten, ohne die Rechnung manuell einzutippen.

Zwei Formate für E-Rechnungen: Flexibilität oder unnötige Komplexität?

Es mag zunächst komplex wirken, dass zwei Formate nebeneinander existieren, doch diese Vielfalt ermöglicht Flexibilität. Unternehmen sollten sich einfach bewusst sein, welches Format für ihren Anwendungsfall vorgeschrieben oder am sinnvollsten ist. Anfänger können mit ZUGFeRD starten, während der öffentliche Sektor konsequent auf X-Rechnung setzt.

Deutschland könnte theoretisch nur ein einziges Format vorschreiben (z. B. X-Rechnung). Allerdings würde dies kleinere Unternehmen oder solche mit internationalen Partnern benachteiligen, die mit hybriden Formaten wie ZUGFeRD besser zurechtkommen. Stattdessen hat man sich für eine Doppelstrategie entschieden, die den unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht wird.

Unterschiedliche Anforderungen:

• Die X-Rechnung wurde speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt und ist ein rein maschinenlesbares Format, das maximale Effizienz bei der Verarbeitung bietet.
• ZUGFeRD ist vielseitiger, da es zusätzlich eine PDF-Komponente enthält, die für den Menschen lesbar ist. Es eignet sich daher auch für Unternehmen, die Rechnungen an Geschäftspartner senden, die keine reine XML-Verarbeitung nutzen können.

Flexibilität für Unternehmen:

• Unternehmen können je nach Bedarf das Format wählen, das am besten zu ihren Prozessen passt.
• Die Möglichkeit, eine E-Rechnung sowohl im X-Rechnungs- als auch im ZUGFeRD-Format einzureichen, verhindert eine „Zwangsnorm“, die nicht für alle praktikabel wäre.

Vorteile von ZUGFeRD gegenüber herkömmlichen Rechnungsformaten

Der größte Vorteil von ZUGFeRD ist die medienbruchfreie Verarbeitung. Unternehmen können Rechnungen direkt in ihre Buchhaltungs- oder ERP-Systeme einspielen, ohne manuelle Eingaben vornehmen zu müssen. Darüber hinaus erfüllt ZUGFeRD gesetzliche Anforderungen, spart Zeit und reduziert Fehler durch Automatisierung. Es ist zudem flexibel, da es sich sowohl für kleine als auch für große Unternehmen eignet.

Vorteil	Beschreibung
Medienbruchfreiheit	Kombination aus lesbarem PDF und maschinenlesbarem XML ermöglicht nahtlose Verarbeitung
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben	Erfüllt Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931
Zeit- und Kostenersparnis	Automatisierung reduziert manuelle Eingriffe und beschleunigt die Rechnungsverarbeitung
Flexibilität	Geeignet für Unternehmen aller Größen, von KMU bis zu Großunternehmen
Interoperabilität	Kompatibilität mit vielen Buchhaltungs- und ERP-Systemen
Langzeitarchivierung	Nutzung des PDF/A-3-Formats sorgt für rechtssichere und langfristige Speicherung von Rechnungen

Wie funktioniert ZUGFeRD?

Struktur und Aufbau einer ZUGFeRD-Rechnung

Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert zwei Datenformate: eine PDF-Datei, die für den Menschen lesbar ist, und eine XML-Datei, die maschinenlesbare Daten enthält. Das PDF dient als visuelles Dokument, während die XML-Datei alle strukturierten Daten für die automatische Verarbeitung bereitstellt. Diese Kombination ermöglicht eine einfache Prüfung und gleichzeitig eine nahtlose Integration in digitale Systeme.

Kombination von PDF und XML

Der technische Kern von ZUGFeRD ist das PDF/A-3-Format, das als Container für die XML-Daten dient. Die PDF-Datei enthält die Rechnung in herkömmlicher Form, während die XML-Daten als standardisiertes Datenset angehängt sind. Dadurch kann die Rechnung sowohl gedruckt als auch direkt in Buchhaltungs- oder ERP-Systemen ausgelesen werden.

Technische Grundlagen (PDF/A-3 und XML-Format)

Das PDF/A-3-Format wurde speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt und ist kompatibel mit gesetzlichen Vorschriften. Die XML-Daten folgen einem standardisierten Schema, das internationale Anforderungen wie die Norm EN 16931 erfüllt. Dies gewährleistet, dass Rechnungen sicher und interoperabel verarbeitet werden können.

Standardisierte und medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungsdaten

Durch die standardisierte Struktur von ZUGFeRD können Rechnungsdaten vollständig automatisiert verarbeitet werden. Systeme können die XML-Daten auslesen und ohne weitere manuelle Eingriffe weiterverarbeiten. Dadurch entfällt der Medienbruch, der bei herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen häufig auftritt, was Zeit und Kosten spart.

Unterschiede zwischen den Versionen (ZUGFeRD 1.0 und 2.1)

Seit der Einführung von ZUGFeRD wurden mehrere Versionen veröffentlicht. ZUGFeRD 1.0 legte den Grundstein, hatte jedoch noch Einschränkungen in der Kompatibilität. Mit Version 2.1 wurde das Format weiterentwickelt und an internationale Standards wie Factur-X angepasst. Die neueren Versionen bieten mehr Flexibilität und sind besser auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen zugeschnitten.

Version	Jahr	Hauptmerkmale	Kompatibilität
ZUGFeRD 1.0	2014	Erste Version mit Fokus auf nationalen Anforderungen	Begrenzte internationale Nutzung
ZUGFeRD 2.0	2017	Anpassung an internationale Standards	Verbesserte Interoperabilität
ZUGFeRD 2.1	2019	Vollständig kompatibel mit Factur-X	EU-weite und internationale Nutzung

ZUGFeRD 2.1 bietet durch die Unterstützung von Factur-X die größte Flexibilität für Unternehmen, die international tätig sind.

Warum gibt es die ZUGFeRD-Profile?

Die ZUGFeRD-Profile existieren, um den unterschiedlichen Bedürfnissen von Unternehmen gerecht zu werden. Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselbe Menge an Rechnungsdaten:

• Ein kleiner Handwerksbetrieb reicht oft grundlegende Informationen wie Gesamtsumme und Empfänger.
• Ein Großunternehmen hingegen benötigt detaillierte Daten für die automatische Verarbeitung und Buchung.

Deshalb gibt es Varianten (Profile) im ZUGFeRD-Standard, die unterschiedliche Datenumfänge abdecken. Für Einsteiger ist es nicht zwingend notwendig, sich alle Profile zu merken. Wichtig ist, zu wissen, dass MINIMUM und BASIC-WL eher für einfache Anwendungen gedacht sind, während umfangreichere Profile wie COMFORT oder EXTENDED gesetzliche Anforderungen für E-Rechnungen erfüllen.

Profil	Beschreibung	Einsatzbereich	Erfüllt EN 16931
MINIMUM	Enthält nur Basisdaten wie Rechnungsnummer und Gesamtsumme.	Kleine Unternehmen, einfacher Austausch.	Nein
BASIC-WL	Zusätzlich mit Positionsdaten (Artikel, Mengen, Preise).	Für detailliertere Rechnungen, ohne gesetzliche Pflicht.	Nein
BASIC	Maschinenlesbar und enthält grundlegende Daten nach EN 16931.	Für gesetzlich konforme Rechnungen an öffentliche Stellen.	Ja
COMFORT	Umfangreicher als BASIC, für vollständige maschinenlesbare Daten.	Mittelständische Unternehmen mit automatisierten Prozessen.	Ja
EXTENDED	Vollständig detailliert, auch für komplexe Geschäftsvorfälle.	Großunternehmen oder Rechnungen mit Sonderanforderungen.	Ja

Voraussetzungen für die Nutzung

Um ZUGFeRD erfolgreich zu nutzen, benötigen Unternehmen geeignete Softwarelösungen, die das Erstellen, Verarbeiten und Prüfen von ZUGFeRD-Rechnungen unterstützen. Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten bereits integrierte Funktionen für dieses Format. Außerdem ist eine technische Infrastruktur erforderlich, die PDF/A-3-Dateien und XML-Daten verarbeiten kann. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Systeme mit dem ZUGFeRD-Standard kompatibel sind.

Tipps zur reibungslosen Implementierung

1. Analyse der aktuellen Prozesse: Vor der Einführung von ZUGFeRD sollten Unternehmen ihre Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse überprüfen und Schwachstellen identifizieren.
2. Geeignete Software wählen: Es gibt zahlreiche Tools und Anbieter, die ZUGFeRD-fähige Lösungen anbieten. Wichtig ist, dass die Software den aktuellen ZUGFeRD-Versionen entspricht.
3. Mitarbeiterschulung: Mitarbeiter, die mit der Erstellung oder Verarbeitung von Rechnungen befasst sind, sollten im Umgang mit ZUGFeRD geschult werden. Dies erhöht die Effizienz und reduziert Fehler.
4. Testphase einplanen: Führen Sie eine Testphase durch bevor Sie ZUGFeRD vollständig implementieren. Hier können Sie technische und organisatorische Herausforderungen identifizieren und beheben.
5. Regelmäßige Updates: Der Standard entwickelt sich weiter. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Software stets auf dem neuesten Stand ist, um aktuelle Anforderungen zu erfüllen.

Durch diese Maßnahmen können Unternehmen den Übergang zu ZUGFeRD reibungslos gestalten und von den Vorteilen der digitalen Rechnungsverarbeitung profitieren.

Software zur Erstellung und Prüfung von E-Rechnungen

Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen, die die Erstellung und Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen unterstützen. Einige der bekanntesten Anbieter sind:

• DATEV: Bietet umfassende Lösungen für Buchhaltung und Rechnungsstellung, inklusive ZUGFeRD-Unterstützung.
• Lexware: Ideal für kleine und mittelständische Unternehmen, die ZUGFeRD-Rechnungen einfach erstellen möchten.
• SAP: Ermöglicht die Integration von ZUGFeRD in komplexe ERP-Systeme.

Tool	Funktion	Besonderheit	Kosten
DATEV	Erstellung und Prüfung von ZUGFeRD-Rechnungen	Integration in Buchhaltungssysteme	Lizenzgebühren
Lexware	Erstellung von Rechnungen	Einsteigerfreundlich	Lizenzgebühren
EasyBill	Konvertierung von Rechnungen ins ZUGFeRD-Format	Online-basiert	Kosten je Rechnung

Open Source-Tools wie InvoicePlane oder j-invoice bieten kostenlose Optionen zur Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen.

Kostenlose Vorlagen und Downloads

Für Unternehmen, die noch keine spezielle Software nutzen, gibt es kostenlose Vorlagen und Ressourcen:

• ZUGFeRD-Beispielrechnungen: Auf der offiziellen FeRD-Website finden Sie Beispielrechnungen im ZUGFeRD-Format. Diese eignen sich hervorragend, um das Format besser zu verstehen.
  
• Online-Konverter: Plattformen wie EasyBill oder Convert2X bieten Tools, mit denen einfache Rechnungen in das ZUGFeRD-Format umgewandelt werden können.
  
• PDF/A-3-Editoren: Tools wie PDF24 oder Adobe Acrobat ermöglichen die Bearbeitung von PDF/A-3-Dateien.

Zusätzliche Ressourcen helfen Unternehmen dabei, das PDF/XML-Rechnungsformat schnell und effizient zu implementieren

• Leitfäden und Tutorials: Viele Anbieter stellen Anleitungen zur Verfügung, die die Nutzung von ZUGFeRD erklären.
  
• Foren und Netzwerke: Plattformen wie das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) bieten Austauschmöglichkeiten und aktuelle Informationen zum Standard.

Entwicklungen und Trends

Die elektronische Rechnungsstellung entwickelt sich rasant weiter, und ZUGFeRD spielt dabei eine zentrale Rolle. Der Fokus liegt zunehmend auf der internationalen Standardisierung, um den globalen Handel zu erleichtern. Mit der Integration von Hybrid-Rechnungsformaten in europäische und internationale Standards wie Factur-X wird die Kompatibilität zwischen verschiedenen Systemen weiter ausgebaut. Die fortschreitende Digitalisierung fördert zudem die Automatisierung von Rechnungsprozessen, wodurch die Nachfrage nach flexiblen und effizienten Formaten wie dem PDF/XML-Rechnungsformat steigt.

Anpassungen an neue gesetzliche Regelungen

ZUGFeRD wird kontinuierlich weiterentwickelt, um mit neuen rechtlichen Anforderungen Schritt zu halten. Beispielsweise könnte die Einführung weiterer EU-weiten Vorschriften zur verpflichtenden Nutzung elektronischer Rechnungsformate die Verbreitung von ZUGFeRD fördern. Auch in Deutschland könnten Unternehmen stärker auf ZUGFeRD setzen, um den steigenden Anforderungen an Transparenz und Nachverfolgbarkeit im Rechnungswesen gerecht zu werden.

Für Unternehmen bietet das Hybrid-Rechnungsformat eine zukunftssichere Lösung, die ihnen hilft, mit den digitalen und gesetzlichen Entwicklungen Schritt zu halten. Das flexible Format und die technologischen Fortschritte in der Automatisierung verbreiten die Nutzung weiter. Unternehmen, die frühzeitig auf ZUGFeRD setzen, profitieren nicht nur von Effizienzgewinnen, sondern sichern sich auch einen Wettbewerbsvorteil durch modernisierte Prozesse.

FAQ – Häufige Fragen zu ZUGFeRD

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