Projektzeiterfassung mit Excel ‒ kostenlose Vorlage (2025)

Behalte den Überblick über deine Projektzeiten – einfach, strukturiert und kostenlos. Mit unserer Excel-Vorlage kannst du Arbeitsstunden genau erfassen und deine Projekte effizient verwalten.

Kostenlose Excel-Vorlage zur Projektzeiterfassung downloaden

Lade die kostenlose Excel-Vorlage mit einem Klick auf den Button herunter. Öffne die Datei in Excel und passe sie nach deinen Bedürfnissen an. So kannst du deine Projektzeiten einfach und übersichtlich erfassen.

Vorteile der Zeiterfassung für Projekte mit Excel

Die Nutzung von Excel zur Projektzeiterfassung bietet viele Vorteile, insbesondere für kleine Teams und Einzelunternehmer. Es ist eine kostengünstige Lösung, da keine zusätzlichen Lizenzgebühren anfallen. Zudem sind nur grundlegende Excel-Kenntnisse erforderlich, um die Vorlage anzupassen und zu nutzen.

Hier sind die wichtigsten Vorteile im Ãœberblick:

• Kostenersparnis: Keine zusätzlichen Kosten für spezielle Software oder Abonnements.
• Flexibilität: Die Vorlage kann individuell angepasst werden, z. B. mit zusätzlichen Spalten für Kunden, Projekte oder Notizen.
• Einfache Handhabung: Keine Installation nötig, und viele Nutzer sind bereits mit Excel vertraut.
• Transparenz: Alle Daten sind übersichtlich an einem Ort gespeichert und können leicht gefiltert und analysiert werden.
• Universelle Einsetzbarkeit: Excel-Dateien lassen sich einfach mit Kollegen teilen oder in andere Programme exportieren.

Dank dieser Vorteile ist Excel eine praktische Lösung für die Projektzeiterfassung – besonders, wenn du eine kostenlose und anpassbare Methode suchst.

Für wen eignet sich die Projektstundenerfassung mit Excel?

Die Projektzeiterfassung mit Excel eignet sich besonders für Freelancer und Selbstständige, die eine einfache und kostenlose Lösung suchen. Mit einer anpassbaren Vorlage können sie ihre Arbeitszeiten schnell dokumentieren, ohne in teure Software investieren zu müssen. Zudem behalten sie die volle Kontrolle über ihre Daten.

Auch kleine Unternehmen und Start-ups profitieren von Excel, wenn sie ihre Projektzeiten erfassen möchten, ohne gleich auf komplexe Tools umzusteigen. Gerade in den ersten Wachstumsphasen reicht eine gut strukturierte Excel-Vorlage oft völlig aus. Sie lässt sich individuell anpassen und wächst mit den Anforderungen des Unternehmens.

Für Teams mit einfachen Anforderungen kann Excel ebenfalls eine praktikable Lösung sein. Wenn keine Echtzeit-Zeiterfassung oder umfassende Berichte benötigt werden, reicht eine geteilte Datei oft aus. So können Teammitglieder ihre Zeiten manuell eintragen und gemeinsame Projekte übersichtlich verwalten.

Excel eignet sich jedoch nicht für große Unternehmen oder komplexe Projekte, die eine automatisierte und detaillierte Zeiterfassung benötigen. In solchen Fällen ist eine Projektzeiterfassungs-Software mit erweiterten Funktionen, wie Berichten, Abrechnungen und Integrationen, die bessere Wahl. Diese Tools bieten oft auch Schnittstellen zu anderen Unternehmenslösungen und erleichtern die Verwaltung großer Teams.

Falls du dir unsicher bist, ob Excel für dein Projekt ausreicht, kannst du es einfach ausprobieren. Die Vorlage ist kostenlos und kann jederzeit angepasst oder durch eine professionelle Lösung ersetzt werden. 

Anleitung: So nutzt du die Excel-Vorlage optimal

Die Excel-Vorlage hilft dir, die Arbeitszeiten deines Teams für verschiedene Projekte einfach zu erfassen. Sie enthält Spalten für Datum, Mitarbeiter, Tätigkeit, Arbeitszeiten und Pausen. Zudem werden die geleisteten Stunden automatisch berechnet.

Schritt-für-Schritt-Erklärung zur Dateneingabe

1. Projektinformationen eintragen:
   
   • Trage das Projektbeginn- und Projektendedatum in die entsprechenden Felder ein.
   • Ergänze die Projektbezeichnung, den Kunden und weitere relevante Informationen.
   • Diese Angaben helfen dir, die Zeiterfassung für jedes Projekt übersichtlich zu halten.
2. Arbeitszeiten erfassen:
   
   • Trage im Bereich „Datum“ das entsprechende Datum ein.
   • Wähle unter „Mitarbeiter“ den Namen der Person, die an dem Tag gearbeitet hat.
   • Notiere die ausgeführte Tätigkeit und ergänze bei Bedarf einen Kommentar.
   • Gib die Start- und Endzeit der Arbeitszeit ein.
   • Falls eine Pause gemacht wurde, trage die Dauer in die „Pause“-Spalte ein.
   • Die tatsächliche Arbeitszeit („Ist-Arbeitszeit“) wird automatisch berechnet.
3. Ergebnisse prüfen:
   
   • In der unteren Tabelle werden die gesamten Arbeitszeiten pro Mitarbeiter zusammengefasst.
   • Außerdem siehst du die insgesamt geleistete Projektzeit für alle Teammitglieder.

Wie man Projekte und Aufgaben organisiert

• Erstelle für jedes Projekt eine separate Excel-Datei, um die Daten übersichtlich zu halten.
• Falls ein Projekt mehrere Phasen hat, kannst du die Tätigkeiten genauer beschreiben (z. B. „Design“, „Entwicklung“, „Testing“).
• Nutze die Kommentar-Spalte, um wichtige Hinweise oder Probleme zu dokumentieren.
• Falls mehrere Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten, kannst du die Tabelle nach dem Namen filtern, um die individuellen Arbeitszeiten anzuzeigen.

Wie du die Projektzeiterfassung mit Excel automatisieren kannst

• Nutze Formeln, um automatisch Summen zu berechnen (z. B. =SUMME(H2:H100), um alle Ist-Arbeitszeiten zu addieren).
• Wende bedingte Formatierungen an, um z. B. lange Arbeitszeiten farblich hervorzuheben.
• Falls du regelmäßig Projekte trackst, kannst du eine Dropdown-Liste für die Mitarbeiter und Tätigkeiten erstellen, um die Eingabe zu erleichtern.
• Speichere die Datei als Vorlage, sodass du sie für neue Projekte direkt wiederverwenden kannst.

Wichtige Funktionen einer guten Excel-Vorlage zur Zeiterfassung für Projekte

Eine gute Excel-Vorlage zur Projektzeiterfassung sollte übersichtlich, automatisiert und leicht anpassbar sein. Sie muss die Arbeitszeiten zuverlässig erfassen und auswerten, um eine transparente Abrechnung und Projektkontrolle zu ermöglichen. Besonders wichtig sind Funktionen, die den manuellen Aufwand minimieren und die Effizienz steigern.

Hier sind die wichtigsten Funktionen im Ãœberblick:

• Automatische Berechnung der Arbeitszeiten: Eine gute Vorlage zieht Pausenzeiten automatisch ab und berechnet die tatsächliche Arbeitszeit. So werden Fehler vermieden, und du sparst Zeit bei der Auswertung.
• Filter- und Sortierfunktionen: Mit Excel-Filter lassen sich Zeiten nach Mitarbeiter, Datum oder Tätigkeit sortieren. Dadurch erhältst du schnell einen Ãœberblick über spezifische Arbeitsbereiche oder einzelne Projektphasen.
• Einfache Anpassbarkeit: Die Vorlage sollte flexibel sein, sodass du Spalten hinzufügen oder entfernen kannst. So lässt sie sich an verschiedene Projektanforderungen anpassen.
• Automatische Summenbildung: Eine Excel-Vorlage sollte die Gesamtstunden pro Mitarbeiter und Projekt automatisch berechnen. Das erleichtert die Projektkontrolle und Abrechnung.
• Klare Struktur und Lesbarkeit: Eine gute Vorlage ist so gestaltet, dass alle relevanten Informationen auf einen Blick erkennbar sind. Eine sinnvolle Formatierung mit Farben und Abgrenzungen hilft dabei.

Mit diesen Funktionen kannst du die Projektzeiterfassung effizient und fehlerfrei gestalten. Falls sich die Anforderungen ändern, lässt sich Excel flexibel anpassen oder später durch eine professionelle Software ergänzen.

Alternativen zur Projektzeiterfassung mit Excel

Excel ist eine gute Lösung für einfache Projektstundenerfassung, doch bei größeren Teams oder komplexen Projekten stößt es an seine Grenzen. Spezialisierte Projektzeiterfassungs-Software bietet hier mehr Komfort, Automatisierung und Effizienz. Eine besonders leistungsstarke Alternative ist TimO.

TimO – die professionelle Alternative zu Excel

TimO ist eine cloud-basierte Projektzeiterfassung-Software, die sich sowohl für kleine als auch große Teams eignet. Sie bietet:

• Automatische Zeiterfassung: Mitarbeiter können Arbeitszeiten per Web, App oder Terminal erfassen.
• Projektmanagement-Integration: Zeiten werden direkt mit Aufgaben, Budgets und Ressourcenplanung verknüpft.
• Berichte und Abrechnung: Alle erfassten Zeiten lassen sich in detaillierte Reports umwandeln oder direkt für die Rechnungsstellung nutzen.
• Mobile Nutzung: Die TimO-App ermöglicht Zeiterfassung und Projektverwaltung von unterwegs.

Weitere Alternativen zu Excel

Neben TimO gibt es noch weitere Tools, die sich für unterschiedliche Anforderungen eignen:

• Clockify und Toggl: Cloud-basierte Zeiterfassungstools mit einfachen Stoppuhren und Berichten.
• Integrierte Lösungen in Projektmanagement-Software: Systeme wie Jira oder Asana haben oft eigene Zeiterfassungsfunktionen.
• Spezialisierte Apps für Freelancer: Mobile Zeiterfassungslösungen mit automatischen Erinnerungen und GPS-Tracking.

Wenn du eine umfassende und professionelle Lösung suchst, die Zeiterfassung, Projektmanagement und Abrechnung vereint, ist TimO eine der besten Alternativen. Es bietet alle Vorteile einer modernen Software – mit der Flexibilität von Excel, aber ohne dessen Einschränkungen.

Weitere Vorlagen:

• Kostenlose Tätigkeitsnachweis-Vorlage (Excel & PDF)
• Leistungsnachweis erstellen mit kostenloser Vorlage (Excel & PDF)
• Arbeitszeiterfassung mit Excel Vorlage 2025